Opret udfyldelige PDF-formularer

Formularer, forklaret

Udfyldbare felter eller en flad side: vælg før du sender

En flad PDF ligner en formular, men er kun et billede af en. En udfyldelig PDF indeholder navngivne felter med typer, tabulatorrækkefølge og etiketter, så en modtager kan skrive, markere eller vælge uden at udskrive.

Tilføj felter, når det samme dokument vil blive udfyldt mere end én gang, når svarene skal indsamles konsekvent, eller når formularen udfyldes på en telefon. Et tekstfelt, rullemenu, afkrydsningsfelt eller alternativknap har hver et navn, der identificerer svaret; tabulatorrækkefølgen er den sti, en tastaturbruger følger, så sæt den i læserækkefølge i stedet for den rækkefølge, boksene blev tegnet.

Hold siden flad, når det er en enkeltgang, der skal printes og underskrives i hånden, eller når layoutet slet ikke må flytte sig. Felterne sidder oven på den eksisterende side, så tilføjelse af dem ændrer ikke illustrationen - men en modtager har brug for en PDF-fremviser, der understøtter formularer. Navngiv hvert felt meningsfuldt, og test formularen med tastaturet, før du udgiver den; det er også det, der gør resultatet brugbart med en skærmlæser.

Auto-detektering er et udgangspunkt, ikke en garanti: den finder de felter og linjer, den genkender, og du bør stadig navngive hvert felt og kontrollere dets type. En linje, der ligner en tekstboks, kan være beregnet til en dato, en signatur eller et flueben, og felttypen bestemmer, hvad modtageren kan indtaste. Genarranger går derefter felterne i den rækkefølge, som en læser forventer, så formularen kan udfyldes med Tab alene. Udgiv en testkopi og udfyld den én gang på en telefon, før du sender det rigtige link; skærmen er mindre, og felterne sidder tættere sammen, end de gør på dit skrivebord. Hvis formularen har brug for en godkendelse eller et referencenummer, skal du indsætte den instruktion i sideteksten i stedet for i en e-mail, som ingen gemmer. Behold endelig en kopi af både den tomme formular og den udfyldte: Hvis et feltnavn eller en dropdown-indstilling ændres senere, holder de gamle svar op med den nye formular, og den gemte kopi er den eneste pålidelige registrering af, hvad der blev spurgt.