Maak invulbare PDF-formulieren

Formulieren, uitgelegd

Invulbare velden of een platte pagina: kies voordat u verzendt

Een platte PDF ziet eruit als een formulier, maar is slechts een afbeelding ervan. Een invulbare PDF bevat benoemde velden met typen, tabvolgorde en labels, zodat een ontvanger kan typen, aanvinken of kiezen zonder af te drukken.

Voeg velden toe als hetzelfde document meerdere keren wordt ingevuld, als de antwoorden consistent moeten worden verzameld of als het formulier via een telefoon wordt ingevuld. Een tekstveld, vervolgkeuzelijst, selectievakje of keuzerondje heeft elk een naam die het antwoord identificeert; de tabvolgorde is het pad dat een toetsenbordgebruiker volgt, dus stel deze in leesvolgorde in plaats van in de volgorde waarin de vakken zijn getekend.

Houd de pagina plat als het een eenmalige pagina betreft die met de hand wordt afgedrukt en ondertekend, of als de lay-out helemaal niet mag bewegen. De velden bevinden zich bovenop de bestaande pagina, dus als u ze toevoegt, verandert de afbeelding niet. Een ontvanger heeft echter een PDF-viewer nodig die formulieren ondersteunt. Geef elk veld een betekenisvolle naam en test het formulier met het toetsenbord voordat u het publiceert; dat maakt het resultaat ook bruikbaar met een schermlezer.

Automatische detectie is een startpunt, geen garantie: het vindt de vakken en regels die het herkent, en u moet nog steeds elk veld een naam geven en het type ervan controleren. Een regel die op een tekstvak lijkt, kan bedoeld zijn voor een datum, een handtekening of een vinkje, en het veldtype bepaalt wat de ontvanger mag invoeren. Herschik vervolgens de velden in de volgorde die een lezer verwacht, zodat het formulier alleen met Tab kan worden ingevuld. Publiceer een testkopie en vul deze één keer in op een telefoon voordat u de echte link verzendt; het scherm is kleiner en de velden zitten dichter bij elkaar dan op uw bureaublad. Als het formulier een goedkeuring of een referentienummer nodig heeft, plaats die instructie dan in de paginatekst in plaats van in een e-mail die niemand bewaart. Bewaar ten slotte een kopie van zowel het blanco formulier als het ingevulde formulier: als een veldnaam of een vervolgkeuzelijst later verandert, komen de oude antwoorden niet meer overeen met het nieuwe formulier en is de opgeslagen kopie het enige betrouwbare verslag van wat er werd gevraagd.