Crear formularios PDF rellenables

Formularios, explicados

Campos rellenables o una página plana: elija antes de enviar

Un PDF plano parece un formulario pero es solo una imagen de uno. Un PDF que se puede completar incluye campos con nombres, tipos, orden de tabulación y etiquetas, para que el destinatario pueda escribir, marcar o elegir sin imprimir.

Agregue campos cuando el mismo documento se complete más de una vez, cuando las respuestas deban recopilarse de manera consistente o cuando el formulario se complete por teléfono. Un campo de texto, menú desplegable, casilla de verificación o botón de opción tiene cada uno un nombre que identifica la respuesta; el orden de tabulación es la ruta que sigue un usuario del teclado, así que configúrelo en orden de lectura en lugar del orden en que se dibujaron los cuadros.

Mantenga la página plana cuando sea única y se imprima y firme a mano, o cuando el diseño no deba moverse en absoluto. Los campos se encuentran en la parte superior de la página existente, por lo que agregarlos no cambia el diseño, pero el destinatario necesita un visor de PDF que admita formularios. Nombra cada campo de manera significativa y prueba el formulario con el teclado antes de publicarlo; eso es también lo que hace que el resultado sea utilizable con un lector de pantalla.

La detección automática es un punto de partida, no una garantía: encuentra los cuadros y las líneas que reconoce, y aun así debes nombrar cada campo y verificar su tipo. Una línea que parece un cuadro de texto puede estar destinada a una fecha, una firma o una marca, y el tipo de campo decide qué puede ingresar el destinatario. Luego, Reordenar recorre los campos en el orden que espera el lector, de modo que el formulario se pueda completar solo con Tab. Publique una copia de prueba y complétela una vez en un teléfono antes de enviar el enlace real; la pantalla es más pequeña y los campos están más juntos que en su escritorio. Si el formulario necesita una aprobación o un número de referencia, incluya esa instrucción en el texto de la página en lugar de en un correo electrónico que nadie guarda. Finalmente, conserve una copia tanto del formulario en blanco como del formulario completo: si el nombre de un campo o una opción desplegable cambia más adelante, las respuestas antiguas dejan de alinearse con el nuevo formulario y la copia guardada es el único registro confiable de lo que se preguntó.