Crie formulários PDF preenchíveis

Formulários, explicados

Campos preenchíveis ou página plana: escolha antes de enviar

Um PDF plano parece um formulário, mas é apenas a imagem de um. Um PDF preenchível contém campos nomeados com tipos, ordem de tabulação e rótulos, para que o destinatário possa digitar, marcar ou escolher sem imprimir.

Adicione campos quando o mesmo documento for preenchido mais de uma vez, quando as respostas precisarem ser coletadas de forma consistente ou quando o formulário for preenchido por telefone. Cada campo de texto, menu suspenso, caixa de seleção ou botão de opção possui um nome que identifica a resposta; a ordem de tabulação é o caminho que um usuário de teclado segue, portanto, defina-a na ordem de leitura e não na ordem em que as caixas foram desenhadas.

Mantenha a página plana quando for uma página única que será impressa e assinada à mão ou quando o layout não puder ser movido. Os campos ficam no topo da página existente, portanto, adicioná-los não altera a arte – mas o destinatário precisa de um visualizador de PDF que suporte formulários. Nomeie cada campo de forma significativa e teste o formulário com o teclado antes de publicá-lo; é isso também que torna o resultado utilizável com um leitor de tela.

A detecção automática é um ponto de partida, não uma garantia: ela encontra as caixas e linhas que reconhece, e você ainda deve nomear cada campo e verificar seu tipo. Uma linha que se parece com uma caixa de texto pode representar uma data, uma assinatura ou um visto, e o tipo de campo decide o que o destinatário pode inserir. Reordenar então percorre os campos na ordem que o leitor espera, para que o formulário possa ser preenchido apenas com Tab. Publique uma cópia de teste e preencha-a uma vez no telefone antes de enviar o link real; a tela é menor e os campos ficam mais próximos uns dos outros do que na área de trabalho. Se o formulário precisar de aprovação ou número de referência, coloque essa instrução no texto da página e não em um e-mail que ninguém guarda. Por fim, mantenha uma cópia do formulário em branco e do formulário preenchido: se o nome de um campo ou uma opção suspensa mudar posteriormente, as respostas antigas param de se alinhar com o novo formulário e a cópia salva é o único registro confiável do que foi solicitado.