Erstellen Sie ausfüllbare PDF-Formulare

Formulare, erklärt

Ausfüllbare Felder oder eine flache Seite: Wählen Sie vor dem Senden aus

Ein flaches PDF sieht aus wie ein Formular, ist aber nur ein Bild davon. Eine ausfüllbare PDF-Datei enthält benannte Felder mit Typen, Tab-Reihenfolge und Beschriftungen, sodass ein Empfänger ohne Drucken etwas eingeben, ankreuzen oder auswählen kann.

Fügen Sie Felder hinzu, wenn dasselbe Dokument mehr als einmal ausgefüllt wird, wenn die Antworten konsistent gesammelt werden müssen oder wenn das Formular am Telefon ausgefüllt wird. Ein Textfeld, ein Dropdown-Menü, ein Kontrollkästchen oder ein Optionsfeld hat jeweils einen Namen, der die Antwort identifiziert; Die Tab-Reihenfolge ist der Pfad, dem ein Tastaturbenutzer folgt. Stellen Sie sie daher in Lesereihenfolge ein und nicht in der Reihenfolge, in der die Kästchen gezeichnet wurden.

Halten Sie die Seite flach, wenn es sich um ein Einzelstück handelt, das gedruckt und handsigniert wird, oder wenn das Layout sich überhaupt nicht bewegen darf. Die Felder befinden sich oben auf der vorhandenen Seite, sodass das Bildmaterial durch das Hinzufügen nicht verändert wird – ein Empfänger benötigt jedoch einen PDF-Viewer, der Formulare unterstützt. Benennen Sie jedes Feld sinnvoll und testen Sie das Formular mit der Tastatur, bevor Sie es veröffentlichen. Das macht das Ergebnis auch für einen Screenreader nutzbar.

Die automatische Erkennung ist ein Ausgangspunkt, keine Garantie: Sie findet die Kästchen und Zeilen, die sie erkennt, und Sie sollten dennoch jedes Feld benennen und seinen Typ überprüfen. Eine Zeile, die wie ein Textfeld aussieht, kann für ein Datum, eine Unterschrift oder ein Häkchen gedacht sein, und der Feldtyp entscheidet, was der Empfänger eingeben kann. Reorder durchläuft dann die Felder in der vom Leser erwarteten Reihenfolge, sodass das Formular nur mit der Tabulatortaste ausgefüllt werden kann. Veröffentlichen Sie ein Testexemplar und füllen Sie es einmal auf einem Telefon aus, bevor Sie den echten Link senden. Der Bildschirm ist kleiner und die Felder liegen näher beieinander als auf Ihrem Desktop. Wenn für das Formular eine Genehmigung oder eine Referenznummer erforderlich ist, fügen Sie diese Anweisung in den Seitentext ein und nicht in eine E-Mail, die niemand behält. Bewahren Sie abschließend eine Kopie sowohl des leeren als auch des ausgefüllten Formulars auf: Wenn sich später ein Feldname oder eine Dropdown-Option ändert, stimmen die alten Antworten nicht mehr mit dem neuen Formular überein und die gespeicherte Kopie ist die einzige zuverlässige Aufzeichnung der gestellten Fragen.