PDF online ausfüllen und unterschreiben

Unterschriften, erklärt

Was eine elektronische Signatur beweist – und was nicht

Eine Signatur auf einem PDF ist ein Absichtsbeweis und keine Garantie für die Identität. Die Stärke liegt darin, wie die Signatur erstellt wurde, wer sie reproduzieren kann und ob die fertige Datei unbemerkt geändert werden kann.

Das Tool „Ausfüllen und Unterschreiben“ von Rifinit platziert eine einfache elektronische Signatur: einen getippten Namen, eine gezeichnete Markierung oder ein Bild einer Unterschrift auf Papier, plus optional ein Datum. Dabei handelt es sich um die gleiche Signaturklasse, die der US-amerikanische ESIGN Act und die EU-eIDAS-Verordnung für viele alltägliche Vereinbarungen anerkennen, sofern die Parteien die Absicht hatten, zu unterzeichnen, und nachweisen können, wer was unterzeichnet hat. Es allein beweist nicht, dass die Person, die die Datei besitzt, der Kontoinhaber war, und es sperrt die PDF-Datei nicht für spätere Änderungen.

Wenn für einen Vertrag ein Manipulationsnachweis erforderlich ist, ist eine zertifikatbasierte digitale Signatur das richtige Werkzeug: Ein privater Schlüssel signiert einen Hash des fertigen Dokuments, und jede spätere Änderung bricht die Signatur. Wenn für ein Dokument ein Zeuge, ein Notar oder eine bestimmte gesetzliche Form erforderlich ist, verwenden Sie das von der Gerichtsbarkeit geforderte Verfahren. Für eine schnelle Genehmigung, ein paraphiertes Angebot oder ein internes Formular ist in der Regel eine einfache Unterschrift plus eine gespeicherte Kopie und ein Prüfprotokoll verhältnismäßig.

Praktische Regel: Füllen Sie vor dem Unterschreiben jedes Feld aus, das Sie können, denn eine Unterschrift, die über einer Leerstelle platziert wird, ist immer noch eine Unterschrift über einer Leerstelle. Laden Sie die signierte Kopie herunter und bewahren Sie sie neben dem nicht signierten Original auf. die Kopie ist das Protokoll, und das Original zeigt genau, was die Gegenseite gesendet hat. Wenn die Datei nach dem Signieren nicht bearbeitet werden darf, reduzieren Sie sie oder fordern Sie eine zertifikatbasierte Signatur an, anstatt sich auf das Ehrensystem zu verlassen.

Für alles, was später umstritten ist, ist eine einfache Unterschrift nur ein Teil der Akte. Bewahren Sie die Nachrichten auf, aus denen hervorgeht, wer um die Unterschrift gebeten hat und was sie vereinbart haben, und notieren Sie sich das Datum, an dem die unterzeichnete Kopie zurückgegeben wurde. Diese Tatsachen machen eine einfache Unterschrift bei einer Meinungsverschiedenheit nützlich; Die Markierung auf der Seite allein beweist viel weniger.

Initialisieren Sie jede Seite eines langen Vertrags, nicht nur die Unterschriftsseite: Ein einzelnes unterschriebenes Blatt kann von den Seiten getrennt werden, die es abdecken sollte. Wenn mehrere Personen unterschreiben, sammeln Sie die Unterschriften in der für das Dokument erforderlichen Reihenfolge und bewahren Sie die Version auf, die jede Person gesehen hat. Wenn eine Unterschrift beglaubigt oder notariell beglaubigt werden muss, gehen Sie zuerst wie folgt vor. Wenn Sie früh unterschreiben und anschließend nach dem Zeugen fragen, ist der Auftrag falsch.

Uploads in die Browser-Tools sind temporär: Rifinit löscht sie automatisch nach 2 Stunden. Laden Sie daher die signierte Kopie herunter, bevor Sie den Tab schließen. Diese kurze Lebensdauer ist gewollt – eine unterzeichnete Vereinbarung gehört in Ihr Dokumentensystem und nicht in den Arbeitsordner eines Tools. Bewahren Sie den Download neben dem unsignierten Original auf und bewahren Sie für eine Zertifikatssignatur den Validierungsbericht auf. Noch ein Unterschied: Ein in ein Formularfeld eingegebener Name ist eine Unterschrift, wenn die Parteien ihn als solche behandeln. Wenn in der Vereinbarung also „Unterschrift mit Tinte“ steht, regeln Sie dies vor dem Senden der Datei und nicht erst danach.

Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung; Konsultieren Sie einen qualifizierten Anwalt zu Ihrer Vereinbarung.