Täytä ja allekirjoita PDF verkossa

Allekirjoitukset, selitetty

Mitä sähköinen allekirjoitus todistaa - ja mitä se ei

Allekirjoitus PDF-tiedostossa on todiste tarkoituksesta, ei tae henkilöllisyydestä. Vahvuus tulee siitä, miten allekirjoitus on luotu, kuka sen voi toistaa ja voiko valmis tiedostoa muuttaa ilman havaitsemista.

Rifinit:n Fill & Sign -työkalu sijoittaa yksinkertaisen sähköisen allekirjoituksen: kirjoitetun nimen, piirretyn merkin tai kuvan allekirjoituksesta paperille sekä valinnaisen päivämäärän. Tämä on sama allekirjoitusluokka, jonka US ESIGN Act ja EU eIDAS -asetus tunnustavat monissa arkipäivän sopimuksissa, mikäli osapuolet aikoivat allekirjoittaa ja voivat osoittaa, kuka allekirjoitti mitä. Se ei yksinään todista, että tiedoston hallussa ollut henkilö oli tilin omistaja, eikä se lukitse PDF-tiedostoa myöhemmiltä muokkauksilta.

Kun sopimukseen tarvitaan peukalointitodistusta, varmennepohjainen digitaalinen allekirjoitus on oikea työkalu: yksityinen avain allekirjoittaa valmiin asiakirjan tiivisteen ja myöhemmät muutokset rikkovat allekirjoituksen. Kun asiakirja tarvitsee todistajan, notaarin tai erityisen lakisääteisen lomakkeen, käytä lainkäyttöalueen edellyttämää prosessia. Nopeaa hyväksyntää varten aloitettu tarjous tai sisäinen lomake, yksinkertainen allekirjoitus sekä tallennettu kopio ja kirjausketju ovat yleensä oikeasuhteisia.

Käytännön sääntö: täytä kaikki mahdolliset kentät ennen allekirjoittamista, koska tyhjän päälle asetettu allekirjoitus on silti allekirjoitus tyhjän päälle. Lataa allekirjoitettu kopio ja säilytä se allekirjoittamattoman alkuperäisen vieressä; kopio on tietue, ja alkuperäinen näyttää tarkalleen, mitä toinen puoli lähetti. Jos tiedostoa ei tarvitse muokata allekirjoituksen jälkeen, tasoita se tai pyydä varmennepohjaista allekirjoitusta kunniajärjestelmän sijaan.

Kaikessa, josta myöhemmin kiistaa, yksinkertainen allekirjoitus on vain yksi osa tietueesta. Säilytä viestit, joista käy ilmi, kuka on pyytänyt allekirjoitusta ja mihin hän suostui, ja merkitse päivämäärä, jolloin allekirjoitettu kopio palautettiin. Nämä tosiasiat tekevät yksinkertaisesta allekirjoituksesta hyödyllisen erimielisyydessä; merkki sivulla itsessään todistaa paljon vähemmän.

Pitkän sopimuksen jokainen sivu ensimmäinen, ei vain allekirjoitussivu: yksi allekirjoitettu arkki voidaan erottaa sivuista, jotka sen oli tarkoitus peittää. Jos useampi henkilö allekirjoittaa, kerää allekirjoitukset asiakirjan edellyttämässä järjestyksessä ja säilytä kunkin henkilön näkemä versio. Kun allekirjoitus on todistettava tai notaarin vahvistettava, noudata tätä prosessia ensin - allekirjoittaminen ajoissa ja todistajan pyytäminen jälkeenpäin tekee määräyksen väärin.

Lataukset selaintyökaluihin ovat väliaikaisia: Rifinit poistaa ne automaattisesti 2 tunnin kuluttua, joten lataa allekirjoitettu kopio ennen välilehden sulkemista. Lyhyt käyttöikä on tarkoituksellista – allekirjoitettu sopimus kuuluu dokumenttijärjestelmääsi, ei työkalun työkansioon. Säilytä lataus allekirjoittamattoman alkuperäisen vieressä ja varmenteen allekirjoitusta varten säilytä vahvistusraportti sen mukana. Vielä yksi ero: lomakekenttään kirjoitettu nimi on allekirjoitus, kun osapuolet käsittelevät sitä yhtenä, joten jos sopimuksessa lukee "kirjaudu ink", sovi se ennen tiedoston lähettämistä eikä sen jälkeen.

Tämä on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa; ota yhteyttä pätevään lakimieheen sopimuksesta.