Rellenar y firmar PDF en línea

Firmas, explicadas

Lo que prueba una firma electrónica y lo que no

Una firma en un PDF es una prueba de intención, no una garantía de identidad. La fortaleza proviene de cómo se creó la firma, quién puede reproducirla y si el archivo terminado se puede cambiar sin ser detectado.

La herramienta Rellenar y firmar de Rifinit coloca una firma electrónica simple: un nombre escrito, una marca dibujada o una imagen de una firma en papel, además de una fecha opcional. Esa es la misma clase de firma que la Ley ESIGN de ​​EE. UU. y el reglamento eIDAS de la UE reconocen para muchos acuerdos cotidianos, siempre que las partes tuvieran la intención de firmar y puedan demostrar quién firmó qué. Por sí solo, no prueba que la persona que poseía el archivo era el propietario de la cuenta y no bloquea el PDF contra ediciones posteriores.

Cuando un contrato necesita evidencia de manipulación, una firma digital basada en certificado es la herramienta adecuada: una clave privada firma un hash del documento terminado y cualquier cambio posterior rompe la firma. Cuando un documento necesite un testigo, un notario o un formulario legal específico, utilice el proceso que requiera la jurisdicción. Para una aprobación rápida, un presupuesto rubricado o un formulario interno, suele ser proporcionado una simple firma más una copia guardada y un registro de auditoría.

Regla práctica: rellene todos los campos que pueda antes de firmar, porque una firma colocada sobre un espacio en blanco sigue siendo una firma sobre un espacio en blanco. Descargue la copia firmada y guárdela junto al original sin firmar; la copia es el registro y el original muestra exactamente lo que envió la otra parte. Si el archivo no debe editarse después de firmarlo, aplánelo o solicite una firma basada en un certificado en lugar de depender del sistema de honor.

Para cualquier cosa que se disputará más adelante, una firma simple es sólo una parte del registro. Guarde los mensajes que muestran quién solicitó la firma y qué aceptaron, y anote la fecha en que se devolvió la copia firmada. Esos hechos son los que hacen que una simple firma sea útil en un desacuerdo; la marca en la página por sí sola demuestra mucho menos.

Pon tus iniciales en cada página de un contrato largo, no solo en la página de firma: una sola hoja firmada se puede separar de las páginas que debe cubrir. Si firman varias personas, recopile las firmas en el orden que requiere el documento y conserve la versión que vio cada persona. Cuando una firma debe ser presenciada o certificada ante notario, siga ese proceso primero: firmar temprano y solicitar el testigo después da como resultado un orden incorrecto.

Las cargas a las herramientas del navegador son temporales: Rifinit las elimina automáticamente después de 2 horas, así que descargue la copia firmada antes de cerrar la pestaña. Esa corta vida útil es deliberada: un acuerdo firmado pertenece a su sistema de documentos, no a la carpeta de trabajo de una herramienta. Guarde la descarga junto al original sin firmar y, para la firma del certificado, guarde el informe de validación. Una distinción más: un nombre escrito en un campo de formulario es una firma cuando las partes lo tratan como tal, por lo que si el acuerdo dice "firmar con tinta", establezca eso antes de enviar el archivo y no después.

Esta es información general, no asesoramiento legal; consulte a un abogado calificado sobre su acuerdo.