Compila e firma PDF online

Firme, spiegato

Cosa dimostra una firma elettronica e cosa no

Una firma su un PDF è una prova di intenti, non una garanzia di identità. La forza deriva dal modo in cui è stata creata la firma, da chi può riprodurla e dalla possibilità che il file finito possa essere modificato senza essere rilevato.

Lo strumento Compila e firma di Rifinit inserisce una semplice firma elettronica: un nome digitato, un segno disegnato o un'immagine di una firma su carta, più una data facoltativa. Si tratta della stessa classe di firma che l’ESIGN Act statunitense e il regolamento eIDAS dell’UE riconoscono per molti accordi quotidiani, a condizione che le parti intendessero firmare e possano mostrare chi ha firmato cosa. Di per sé, non dimostra che la persona in possesso del file fosse il proprietario dell'account e non blocca il PDF contro modifiche successive.

Quando un contratto necessita di prove di manomissione, una firma digitale basata su certificato è lo strumento giusto: una chiave privata firma un hash del documento finito e qualsiasi modifica successiva interrompe la firma. Quando un documento necessita di un testimone, di un notaio o di una forma statutaria specifica, utilizzare il processo richiesto dalla giurisdizione. Per un'approvazione rapida, un preventivo siglato o un modulo interno, di solito è proporzionata una semplice firma più una copia salvata e una traccia di controllo.

Regola pratica: riempi tutti i campi che puoi prima di firmare, perché una firma posta sopra uno spazio vuoto è pur sempre una firma sopra uno spazio vuoto. Scarica la copia firmata e conservala accanto all'originale non firmato; la copia è la registrazione e l'originale mostra esattamente ciò che è stato inviato dall'altra parte. Se il file non deve essere modificato dopo la firma, appiattitelo o richiedete una firma basata su certificato invece di affidarvi al sistema d'onore.

Per tutto ciò che verrà contestato in seguito, la firma semplice è solo una parte dell'atto. Conserva i messaggi che mostrano chi ha chiesto la firma e cosa ha accettato, e annota la data in cui è stata restituita la copia firmata. Questi fatti sono ciò che rende utile una semplice firma in un disaccordo; il segno sulla pagina da solo dimostra molto meno.

Sigla ogni pagina di un lungo contratto, non solo quella della firma: un singolo foglio firmato può essere separato dalle pagine che avrebbe dovuto coprire. Se firmano più persone, raccogli le firme nell'ordine richiesto dal documento e conserva la versione vista da ciascuna persona. Quando una firma deve essere autenticata o autenticata, segui prima questo processo: firmare in anticipo e chiedere successivamente il testimone costituisce un errore nell'ordine.

I caricamenti negli strumenti del browser sono temporanei: Rifinit li elimina automaticamente dopo 2 ore, quindi scarica la copia firmata prima di chiudere la scheda. Questa breve durata è voluta: un accordo firmato appartiene al tuo sistema documentale, non alla cartella di lavoro di uno strumento. Conserva il download accanto all'originale non firmato e, per la firma del certificato, conserva con esso il rapporto di convalida. Un'altra distinzione: un nome digitato in un campo modulo è una firma quando le parti lo trattano come tale, quindi se l'accordo dice "firma con inchiostro", stabiliscilo prima che il file venga inviato anziché dopo.

Si tratta di informazioni generali, non di consulenza legale; consultare un avvocato qualificato in merito al contratto.