Preencher e assinar PDF on-line

Assinaturas, explicadas

O que uma assinatura eletrônica prova – e o que não prova

Uma assinatura em um PDF é uma prova de intenção, não uma garantia de identidade. A força vem de como a assinatura foi criada, de quem pode reproduzi-la e se o arquivo finalizado pode ser alterado sem detecção.

A ferramenta Preencher e Assinar do Rifinit coloca uma assinatura eletrônica simples: um nome digitado, uma marca desenhada ou a imagem de uma assinatura em papel, além de uma data opcional. Essa é a mesma classe de assinatura que a Lei ESIGN dos EUA e o regulamento eIDAS da UE reconhecem para muitos acordos diários, desde que as partes pretendam assinar e possam mostrar quem assinou o quê. Por si só, ele não prova que a pessoa que possui o arquivo era o proprietário da conta e não bloqueia o PDF contra edições posteriores.

Quando um contrato necessita de prova de adulteração, uma assinatura digital baseada em certificado é a ferramenta certa: uma chave privada assina um hash do documento finalizado e qualquer alteração posterior quebra a assinatura. Quando um documento necessita de uma testemunha, de um notário ou de um formulário legal específico, utilize o processo exigido pela jurisdição. Para uma aprovação rápida, um orçamento rubricado ou um formulário interno, uma assinatura simples mais uma cópia salva e uma trilha de auditoria geralmente são proporcionais.

Regra prática: preencha todos os campos que puder antes de assinar, porque uma assinatura colocada sobre um espaço em branco ainda é uma assinatura sobre um espaço em branco. Baixe a cópia assinada e guarde-a ao lado do original não assinado; a cópia é o registro e o original mostra exatamente o que a outra parte enviou. Se o arquivo não precisar ser editado após a assinatura, nivele-o ou solicite uma assinatura baseada em certificado, em vez de confiar no sistema de honra.

Para qualquer coisa que será contestada posteriormente, uma assinatura simples é apenas uma parte do registro. Guarde as mensagens que mostram quem pediu a assinatura e o que concordou, e anote a data em que a cópia assinada foi devolvida. São esses fatos que tornam uma simples assinatura útil em caso de desacordo; a marca na página por si só prova muito menos.

Coloque uma rubrica em cada página de um contrato longo, não apenas na página de assinatura: uma única folha assinada pode ser separada das páginas que deveria cobrir. Se várias pessoas assinarem, reúna as assinaturas na ordem exigida pelo documento e guarde a versão que cada pessoa viu. Quando uma assinatura deve ser testemunhada ou autenticada, siga esse processo primeiro – assinar antecipadamente e pedir a testemunha depois fará com que o pedido esteja errado.

Os uploads para as ferramentas do navegador são temporários: Rifinit os exclui automaticamente após 2 horas, então baixe a cópia assinada antes de fechar a guia. Essa curta vida útil é deliberada – um acordo assinado pertence ao seu sistema de documentos, não à pasta de trabalho de uma ferramenta. Mantenha o download ao lado do original não assinado e, para uma assinatura do certificado, guarde o relatório de validação com ele. Mais uma distinção: um nome digitado em um campo de formulário é uma assinatura quando as partes o tratam como tal, portanto, se o contrato disser "assinar à tinta", decida isso antes do envio do arquivo, e não depois.

Estas são informações gerais, não aconselhamento jurídico; consulte um advogado qualificado sobre o seu acordo.