Was ein elektronisch signiertes PDF-Zertifikat tatsächlich beweist
Bei einem E-Signatur-Workflow geht es sowohl um die Aufzeichnung als auch um die Signatur. Benannte Unterzeichner, zugewiesene Felder und eine versiegelte Kopie mit Zertifikat unterscheiden es von der Platzierung eines Bildes auf einer Seite.
Warum das auftaucht
Eine signierte Seite kann nachträglich kopiert, reduziert oder bearbeitet werden. Das Zertifikat und die versiegelte Kopie sind die Teile, die einem späteren Leser den Prozess zeigen, nicht nur das Zeichen.
Überprüfen Sie dies, bevor Sie es ausführen
- Platzieren Sie jedes Feld, bevor der Umschlag verschickt wird. Ein fehlendes Initialen- oder Datumsfeld wird zu einem E-Mail-Thread, nachdem der Unterzeichner fertig ist. Gehen Sie in der Rolle des Empfängers Seite für Seite durch das Dokument.
- Verwenden Sie die Unterzeichnungsreihenfolge, wenn die Vereinbarung dies vorsieht. Ein sequenzieller Ablauf ist im Audit Trail einfacher zu verfolgen. Paralleles Senden ist zwar schneller, die Sequenz lebt dann aber in Zeitstempeln weiter.
- Bewahren Sie das versiegelte PDF und das Zertifikat zusammen auf. Die unterzeichnete Datei ist die Vereinbarung; Das Zertifikat zeichnet die Unterzeichner und den Prozess auf. Es dokumentiert den Ablauf, keine rechtliche Schlussfolgerung darüber, ob die Signatur gültig ist.
Wann man danach greifen sollte
- Ein Vertrag erfordert die Unterschrift einer anderen Organisation. Namentlich genannte Unterzeichner erhalten einen privaten Link und der Eigentümer holt die versiegelte Kopie ab, ohne etwas auszudrucken oder zu veröffentlichen.
- Für eine Genehmigung ist eine Aufzeichnung darüber erforderlich, wer wann unterzeichnet hat. Das Abschlusszertifikat wird mit der signierten PDF-Datei für die Datei versendet.
Eine Frage bekommen wir
Wie viel kostet E-Sign?
E-Sign ist eines der beiden exklusiven kostenpflichtigen Produkte – 10 $/Monat allein oder 15 $/Monat in der Kombination aus E-Sign + Legal Workflow, monatliche oder jährliche Abrechnung. Ein Konto ist erforderlich.
Wo es passt
Die Tools, die Menschen normalerweise neben E-Sign öffnen:
- Ausfüllen und unterschreiben — Füllen Sie ein Formular aus und fügen Sie eine getippte, gezeichnete oder hochgeladene Unterschrift hinzu.
- Formulare erstellen — Verwandeln Sie ein flaches PDF in ein ausfüllbares Formular mit Textfeldern, Kontrollkästchen, Dropdown-Listen und Datumsfeldern.
- PDF bearbeiten — Fügen Sie Text, Bilder, Links, Formen und Notizen hinzu oder ändern Sie vorhandene Wörter, ohne den Browser zu verlassen.
Jedes Tool arbeitet mit einer Kopie, sodass die Originaldatei niemals berührt wird. Uploads werden unter einer nicht errätbaren ID gespeichert und zwei Stunden nach dem letzten Öffnen automatisch gelöscht; Nichts wird aufgelistet, geteilt oder indiziert. Mehr dazu Sicherheitsseite.