Wat een elektronisch ondertekend PDF-certificaat feitelijk bewijst
Bij een workflow voor elektronische handtekeningen gaat het net zo goed om het document als om de handtekening. Genoemde ondertekenaars, toegewezen velden en een verzegelde kopie met een certificaat onderscheiden het van het plaatsen van een afbeelding op een pagina.
Waarom dit ter sprake komt
Een ondertekende pagina kan achteraf worden gekopieerd, afgevlakt of bewerkt. Het certificaat en de verzegelde kopie zijn de onderdelen die een latere lezer het proces laten zien, niet alleen het merkteken.
Controleer dit voordat u het uitvoert
- Plaats elk veld voordat de envelop wordt verzonden. Een ontbrekend initialen- of datumvak wordt een e-mailthread nadat de ondertekenaar klaar is. Loop het document pagina voor pagina door in de rol van de ontvanger.
- Gebruik de ondertekeningsvolgorde wanneer de overeenkomst dit verwacht. Een sequentiële stroom is gemakkelijker te volgen in de audit trail. Parallel verzenden is sneller, maar de reeks bestaat dan uit tijdstempels.
- Bewaar de verzegelde PDF en het certificaat bij elkaar. Het ondertekende bestand is de overeenkomst; het certificaat registreert de ondertekenaars en het proces. Het documenteert de stroom, geen juridische conclusie over de vraag of de handtekening geldig is.
Wanneer je ernaar moet grijpen
- Voor een contract is een handtekening van een andere organisatie nodig. Genoemde ondertekenaars krijgen een privélink en de eigenaar haalt het verzegelde exemplaar op zonder iets af te drukken of te posten.
- Voor een goedkeuring is een registratie nodig van wie heeft ondertekend en wanneer. Het voltooiingscertificaat reist mee met de ondertekende PDF voor het bestand.
Eén vraag die we krijgen
Hoeveel kost E-Sign?
E-Sign is een van de twee exclusieve betaalde producten: $ 10/maand op zichzelf, of $ 15/maand in de combinatie E-Sign + Legal Workflow, maandelijks of jaarlijks gefactureerd. Een account is vereist.
Waar het past
De tools die mensen meestal openen naast E-Sign:
- Vullen en ondertekenen — Vul een formulier in en voeg een getypte, getekende of geüploade handtekening toe.
- Formulieren maken — Verander een platte PDF in een invulbaar formulier met tekstvakken, selectievakjes, vervolgkeuzelijsten en datumvelden.
- PDF bewerken — Voeg tekst, afbeeldingen, links, vormen en notities toe, of wijzig bestaande woorden zonder de browser te verlaten.
Elke tool werkt op een kopie, zodat het originele bestand nooit wordt aangetast. Uploads worden opgeslagen onder een ondenkbaar ID en automatisch verwijderd twee uur nadat u ze voor het laatst hebt geopend; niets wordt vermeld, gedeeld of geïndexeerd. Meer over de beveiligingspagina.