E-sign versus afdrukken: hoe u een contract online kunt laten ondertekenen

De meeste contracten worden nog steeds op de langzame manier ondertekend: één zijde print, ondertekent, scant en e-mailt een PDF; de andere kant wordt afgedrukt dat, ondertekent, scant en e-mailt het terug. In de derde ronde is het document een fotokopie van een fotokopie, en niemand kan met zekerheid zeggen welke versie de uitgevoerde versie is.

Wat een echte e-sign-flow nodig heeft

Het stempelen van een handtekeningafbeelding op een PDF lost het afbeeldingsprobleem op. Het lost het workflowprobleem niet op. Een nuttig ondertekeningsverzoek bevat vijf dingen:

• Plaatsing. De afzender bepaalt precies waar elke handtekening, initiaal, datum, naam, vinkje of tekstveld terechtkomt; de ontvanger hoeft niet te raden.
• Opdracht. Elk veld behoort toe aan een genoemde ontvanger. Met meerdere ondertekenaars kan het document een bepaalde volgorde volgen, zodat de tweede persoon pas na de eerste ondertekent.
• Een privélink. De ontvanger opent één link, ziet alleen zijn eigen velden en heeft geen account nodig.
• Bewijs van voltooiing. De voltooide PDF wordt geleverd met een certificaat en een audit trail waarin wordt vastgelegd wie, wanneer en waar heeft ondertekend.
• Controle. De afzender kan concepten, openstaande en voltooide verzoeken bekijken, herinneringen sturen en een verlopen verzoek intrekken of verlengen.

Is een elektronische handtekening juridisch bindend?

In veel rechtsgebieden wel. De Amerikaanse ESIGN Act, de eIDAS-verordening van de EU en de Indiase Information Technology Act uit 2000 erkennen allemaal elektronische handtekeningen voor een breed scala aan overeenkomsten. Maar de details verschillen per land, per documenttype en per eigen vereisten van de andere partij: testamenten, sommige eigendomsdocumenten en bepaalde gereguleerde contracten vereisen nog steeds inkt, getuigen of een gecertificeerde digitale handtekening.

De praktische regel: een elektronische handtekening is het elektronische equivalent van uw pen-en-inkthandtekening, en geen notariële akte. Als de tegenpartij aandringt op een specifieke methode, vraag dit dan voordat u verzendt.

Wanneer een geplakte handtekeningafbeelding niet voldoende is

Voor een eenmalig formulier dat u zelf ondertekent, is een getekende handtekening op de pagina prima – dat is wat Vullen en ondertekenen doet. Vraag een ondertekeningsverzoek aan wanneer:

• iemand anders moet tekenen, en je moet weten dat ze dat hebben gedaan;
• er zijn meerdere ondertekenaars en een bestelling is belangrijk;
• je hebt een nodig opnemen — data, ontvangers, voltooiing — dat blijft staan wanneer het bestand wordt opgeborgen;
• de overeenkomst moet eruit vele malen met dezelfde velden, dus een herbruikbare sjabloon slaat de instellingen op.

Hoe E-Signer de lus uitvoert

E-Signer is de ondertekendesk in de suite: bereid de pdf voor, voeg uw eigen handtekening toe, plaats de velden die de andere partij moet invullen en verstuur vervolgens. De ontvanger opent een privélink, tekent en beide partijen ontvangen het verzegelde document met certificaat en audittrail. De desk bewaart concepten, openstaande verzoeken en voltooide overeenkomsten op één plek, ondersteunt maximaal tien ondertekenaars op één document en maximaal vijftig afzonderlijke ontvangers bij bulkverzending, en biedt de afzender de mogelijkheid een verzoek in te trekken of te verlengen.

Wat gebeurt er met het document

Voor ondertekening is het nodig dat het bestand beschikbaar blijft zolang het verzoek open is. Daarom bewaart een envelop de geüploade PDF en de ondertekeningsgegevens van de ontvangers totdat deze is voltooid, verloopt of wordt ingetrokken. Ondertekeningslinks zijn privé, voor één doel bedoeld en vervallen met het verzoek. Al het andere over de service – encryptie tijdens de overdracht, gehashte inloggegevens, automatische verwijdering voor gewone uploads – staat op de planning Beveiligingspagina.

Voordat u de envelop verzendt

1. Ga akkoord met de namen van de ondertekenaars, de e-mailadressen en de ondertekeningsvolgorde.
2. Plaats elk veld: handtekening, initialen, datum en eventuele tekst die de ondertekenaar moet invullen.
3. Stel de toegangscode, herinnering en vervaldatum alleen in als de overeenkomst deze nodig heeft.
4. Stuur een testenvelop naar uzelf voor een hoogwaardig contract.

Ondertekeningsopdracht en herinneringen

Opeenvolgende ondertekening is gemakkelijker te controleren dan parallelle ondertekening, maar is langzamer. Kies de volgorde die het contract vereist, niet de volgorde die het handigst is voor de afzender. Herinneringen helpen; te veel herinneringen lijken op spam. Stel een vervaldatum in die overeenkomt met de dealtijdlijn en vertel de andere partij wat er gebeurt als deze vervalt.

Na voltooiing

Download de verzegelde pdf en het certificaat, bewaar beide bij het contractdocument en controleer of elke partij het definitieve exemplaar heeft ontvangen. Het certificaat is het bewijs van het proces; de ondertekende PDF is de overeenkomst. Als een ondertekenaar een handtekening betwist, is het audittraject het antwoord op de vraag: bewaar deze bij het document en niet in een aparte map in de inbox. De Functiepagina E-ondertekenaar legt de workflow van begin tot eind uit.

Start een aanvraag

E-onderteken kost op zichzelf $ 10/maand, of $ 15/maand met Legal Workflow in de combinatie. Ontdek hoe E-Signer werkt en begin met het document dat u al heeft.