Ký điện tử và in ấn: Cách ký hợp đồng trực tuyến
Hầu hết các hợp đồng vẫn được ký theo phương thức chậm: một mặt in, ký, scan và gửi bản PDF qua email; mặt kia in đó, ký tên, quét và gửi lại email. Đến vòng thứ ba, tài liệu là một bản sao của một bản sao và không ai có thể nói chắc chắn phiên bản nào là phiên bản được thực thi.
Một luồng biển hiệu điện tử thực sự cần những gì
Việc dán hình ảnh chữ ký vào PDF sẽ giải quyết được vấn đề về hình ảnh. Nó không giải quyết được vấn đề quy trình làm việc. Một yêu cầu ký tên hữu ích mang theo năm điều:
- Vị trí. Người gửi quyết định chính xác vị trí của mỗi chữ ký, tên viết tắt, ngày tháng, tên, đánh dấu hoặc trường văn bản - người nhận không cần phải đoán.
- Phân công. Mỗi trường thuộc về một người nhận được đặt tên. Với nhiều người ký, tài liệu có thể tuân theo một thứ tự xác định để người thứ hai chỉ ký sau người đầu tiên.
- Một liên kết riêng tư. Người nhận mở một liên kết, chỉ nhìn thấy các trường của riêng họ và không cần có tài khoản.
- Bằng chứng hoàn thành. Bản PDF hoàn chỉnh sẽ được gửi lại kèm theo chứng chỉ và bản ghi dấu vết kiểm tra ai đã ký, khi nào và từ đâu.
- Điều khiển. Người gửi có thể xem bản nháp, yêu cầu đang chờ xử lý và đã hoàn thành, gửi lời nhắc cũng như rút hoặc gia hạn yêu cầu đã hết hạn.
Chữ ký điện tử có bị ràng buộc về mặt pháp lý không?
Trong nhiều khu vực pháp lý, có. Đạo luật ESIGN của Hoa Kỳ, quy định eIDAS của EU và Đạo luật Công nghệ thông tin của Ấn Độ năm 2000 đều công nhận chữ ký điện tử cho một loạt các thỏa thuận. Tuy nhiên, các chi tiết khác nhau tùy theo quốc gia, theo loại tài liệu và theo yêu cầu riêng của bên kia - di chúc, một số tài liệu về tài sản và một số hợp đồng được quy định nhất định vẫn yêu cầu mực, nhân chứng hoặc chữ ký điện tử được chứng nhận.
Quy tắc thực tế: chữ ký điện tử là chữ ký điện tử tương đương với chữ ký bằng bút và mực của bạn, không phải là hành động được công chứng. Nếu đối tác nhất quyết yêu cầu một phương pháp cụ thể, hãy hỏi trước khi bạn gửi.
Khi hình ảnh chữ ký dán là không đủ
Đối với biểu mẫu một lần mà bạn tự ký, chữ ký rút ra được thả trên trang là được - đó là điều Điền & Ký tên có. Tiếp cận yêu cầu ký khi:
- ai đó khác phải ký và bạn cần biết họ đã ký;
- có một số người ký và một mệnh lệnh quan trọng;
- bạn cần một ghi lại — ngày tháng, người nhận, mức độ hoàn thành — hiển thị khi tệp được gửi đi;
- thỏa thuận phải đi ra ngoài nhiều lần với các trường giống nhau, do đó, mẫu có thể sử dụng lại sẽ lưu thiết lập.
Cách E-Signer chạy vòng lặp
E-Signer là bàn ký trong bộ phần mềm: chuẩn bị bản PDF, thêm chữ ký của riêng bạn, đặt các trường mà bên kia phải điền, sau đó gửi. Người nhận mở một liên kết riêng, ký tên và cả hai bên nhận được tài liệu được niêm phong cùng với chứng chỉ và dấu vết kiểm tra. Bàn này lưu giữ các bản nháp, yêu cầu đang chờ xử lý và các thỏa thuận đã hoàn thành ở một nơi, hỗ trợ tối đa mười người ký trên một tài liệu và tối đa năm mươi người nhận riêng biệt trong một lần gửi hàng loạt, đồng thời cho phép người gửi rút lại hoặc gia hạn yêu cầu.
Điều gì xảy ra với tài liệu
Việc ký cần tệp luôn sẵn có trong khi yêu cầu được mở, do đó, một phong bì sẽ giữ bản PDF đã tải lên và chi tiết ký của người nhận cho đến khi nó được hoàn thành, hết hạn hoặc bị rút. Liên kết ký là riêng tư, có mục đích duy nhất và hết hạn theo yêu cầu. Mọi thứ khác về dịch vụ — mã hóa khi truyền, thông tin xác thực được băm, xóa tự động đối với các nội dung tải lên thông thường — đều có trên Trang bảo mật.
Trước khi bạn gửi phong bì
- Thống nhất tên người ký, địa chỉ email và thứ tự ký.
- Đặt mọi trường: chữ ký, tên viết tắt, ngày và bất kỳ văn bản nào mà người ký phải hoàn thành.
- Chỉ đặt mã truy cập, nhắc nhở và hết hạn nếu thỏa thuận cần chúng.
- Gửi phong bì thử nghiệm cho chính bạn để có được hợp đồng có giá trị cao.
Ký lệnh và nhắc nhở
Ký tuần tự dễ kiểm tra hơn ký song song nhưng chậm hơn. Hãy chọn thứ tự mà hợp đồng yêu cầu chứ không phải thứ tự thuận tiện nhất cho người gửi. Lời nhắc giúp đỡ; quá nhiều lời nhắc trông giống như thư rác. Đặt thời hạn phù hợp với tiến trình giao dịch và cho bên kia biết điều gì sẽ xảy ra nếu thời hạn đó hết hiệu lực.
Sau khi hoàn thành
Tải xuống bản PDF đã được niêm phong và chứng chỉ, lưu trữ cả hai cùng với hồ sơ hợp đồng và kiểm tra xem mọi bên đã nhận được bản sao cuối cùng chưa. Giấy chứng nhận là bằng chứng của quá trình; PDF đã ký là thỏa thuận. Nếu người ký tranh chấp chữ ký, thì dấu vết kiểm tra sẽ trả lời câu hỏi — hãy giữ nó cùng với tài liệu chứ không phải trong một thư mục hộp thư đến riêng. các Trang tính năng của Người ký điện tử giải thích quy trình làm việc từ đầu đến cuối.
Bắt đầu một yêu cầu
Ký điện tử là $10/tháng riêng hoặc $15/tháng bao gồm cả Quy trình làm việc pháp lý. Xem cách thức hoạt động của E-Signer và bắt đầu với tài liệu bạn đã có.