E-İmza ve Yazdırma Karşılaştırması: Çevrimiçi Sözleşme Nasıl İmzalanır?
Çoğu sözleşme hala yavaş bir şekilde imzalanıyor: bir taraf PDF'yi yazdırıyor, imzalıyor, tarıyor ve e-postayla gönderiyor; diğer taraf yazdırır bu, imzalar, tarar ve e-postayla geri gönderir. Üçüncü turda belge fotokopinin fotokopisi haline gelir ve hiç kimse hangi versiyonun yürütüldüğünü kesin olarak söyleyemez.
Gerçek bir e-imza akışının neye ihtiyacı var?
İmza görüntüsünü PDF'ye damgalamak, resim sorununu çözer. İş akışı sorununu çözmez. Yararlı bir imzalama isteği beş şeyi taşır:
- Yerleştirme. Gönderen, her imzanın, parafin, tarihin, adın, onay işaretinin veya metin alanının tam olarak nereye gideceğine karar verir; alıcının tahmin etmesi gerekmez.
- Atama. Her alan adlandırılmış bir alıcıya aittir. Birden fazla imzalayan varsa, belge belirli bir sırayı takip edebilir, böylece ikinci kişi yalnızca birinciden sonra imzalar.
- Özel bir bağlantı. Alıcı tek bir bağlantı açar, yalnızca kendi alanlarını görür ve hesaba ihtiyaç duymaz.
- Tamamlama kanıtı. Tamamlanan PDF, bir sertifika ve kimin, ne zaman ve nereden imzaladığını gösteren bir denetim takibi kaydıyla birlikte geri gelir.
- Kontrol. Gönderen, taslakları, bekleyen ve tamamlanmış istekleri görebilir, hatırlatıcılar gönderebilir ve süresi dolmuş bir isteği geri çekebilir veya yenileyebilir.
Elektronik imza yasal olarak bağlayıcı mıdır?
Pek çok yargı bölgesinde evet. ABD ESIGN Yasası, AB'nin eIDAS düzenlemesi ve Hindistan'ın 2000 Bilgi Teknolojileri Yasası, çok çeşitli anlaşmalar için elektronik imzaları tanımaktadır. Ancak ayrıntılar ülkeye, belge türüne ve karşı tarafın kendi gereksinimlerine (vasiyetnameler, bazı mülkiyet belgeleri ve düzenlenmiş belirli sözleşmeler) göre farklılık gösteriyor; yine de mürekkep, tanık veya sertifikalı dijital imza bekleniyor.
Pratik kural: elektronik imza, noter tasdikli bir işlem değil, mürekkepli kalemle imzanızın elektronik eşdeğeridir. Karşı taraf belirli bir yöntem konusunda ısrar ediyorsa göndermeden önce sorun.
Yapıştırılan imza resmi yeterli olmadığında
Kendiniz imzaladığınız tek seferlik bir form için, sayfaya atılmış bir imzanın olmasında bir sakınca yoktur; Doldur ve İmzala yapar. Aşağıdaki durumlarda bir imzalama isteğine ulaşın:
- birisi başka imzalamak zorunda ve imzaladıklarını bilmeniz gerekiyor;
- var birkaç imzacı ve bir düzen önemlidir;
- ihtiyacın var kayıt — tarihler, alıcılar, tamamlama — dosya dosyalandığında geçerli olan bilgiler;
- anlaşmanın geçerli olması gerekiyor birçok kez aynı alanlarla, böylece yeniden kullanılabilir bir şablon kurulumu kaydeder.
E-İmzalayıcı döngüyü nasıl çalıştırır?
E-İmzalayıcı, paketteki imzalama masasıdır: PDF'yi hazırlayın, kendi imzanızı ekleyin, diğer tarafın doldurması gereken alanları yerleştirin ve gönderin. Alıcı özel bir bağlantı açar, imzalar ve her iki taraf da sertifikası ve denetim iziyle birlikte mühürlü belgeyi alır. Masa taslakları, bekleyen talepleri ve tamamlanmış sözleşmeleri tek bir yerde tutar, bir belgede en fazla on imzacıyı ve toplu gönderimde en fazla elli ayrı alıcıyı destekler ve gönderenin bir isteği geri çekmesine veya yenilemesine olanak tanır.
Belgeye ne olur?
İmzalama, dosyanın istek açıkken kullanılabilir kalmasını gerektirir; bu nedenle bir zarf, yüklenen PDF'yi ve alıcıların imzalama ayrıntılarını tamamlanana, süresi dolana veya geri çekilene kadar saklar. İmzalama bağlantıları özeldir, tek amaçlıdır ve istekle birlikte sona erer. Hizmetle ilgili diğer her şey (aktarım sırasında şifreleme, karma kimlik bilgileri, normal yüklemeler için otomatik silme) kullanıma sunuldu Güvenlik sayfası.
Zarfı göndermeden önce
- İmza sahiplerinin adlarını, e-posta adreslerini ve imzalama sırasını kabul edin.
- Her alanı yerleştirin: imza, paraflar, tarih ve imzalayanın doldurması gereken tüm metinler.
- Erişim kodunu, hatırlatıcıyı ve geçerlilik süresini yalnızca sözleşmenin gerektirmesi durumunda ayarlayın.
- Yüksek değerli bir sözleşme için kendinize bir test zarfı gönderin.
İmza sırası ve hatırlatmalar
Sıralı imzalamayı denetlemek paralel imzalamaya göre daha kolaydır, ancak daha yavaştır. Gönderen için en uygun olan siparişi değil, sözleşmenin gerektirdiği siparişi seçin. Hatırlatıcılar yardımcı olur; çok fazla hatırlatıcı spam gibi görünüyor. Anlaşmanın zaman çizelgesine uygun bir süre sonu belirleyin ve diğer tarafa bu süre sona erdiğinde ne olacağını söyleyin.
Tamamlandıktan sonra
Mühürlü PDF'yi ve sertifikayı indirin, her ikisini de sözleşme kaydıyla birlikte saklayın ve tarafların son kopyayı alıp almadığını kontrol edin. Sertifika sürecin kanıtıdır; imzalı PDF sözleşmedir. İmzalayanın imzaya itiraz etmesi durumunda soruyu yanıtlayan denetim takibidir; bunu ayrı bir gelen kutusu klasöründe değil, belgeyle birlikte saklayın. E-İmzalayıcı özellik sayfası İş akışını uçtan uca açıklıyor.
Bir istek başlat
E-İmza tek başına 10 ABD Doları/ay, Yasal İş Akışı ile birlikte ise 15 ABD Doları/ay'dır. E-İmzalayıcının nasıl çalıştığını görün ve halihazırda sahip olduğunuz belgeyle başlayın.