E-Sign vs. Printing: Cum să obțineți un contract semnat online

Majoritatea contractelor sunt încă semnate în mod lent: pe o parte imprimă, semnează, scanează și trimite prin e-mail un PDF; imprimeuri pe cealaltă parte că, îl semnează, îl scanează și îl trimite înapoi prin e-mail. Până în a treia rundă documentul este o fotocopie a unei fotocopii și nimeni nu poate spune cu certitudine care versiune este cea executată.

De ce are nevoie un flux real de semne electronice

Ștampirea unei imagini de semnătură pe un PDF rezolvă problema imaginii. Nu rezolvă problema fluxului de lucru. O cerere de semnare utilă presupune cinci lucruri:

• Plasarea. Expeditorul decide exact unde se duce fiecare semnătură, inițială, dată, nume, bifă sau câmp de text - destinatarul nu trebuie să ghicească.
• Misiunea. Fiecare câmp aparține unui destinatar numit. Cu mai mulți semnatari, documentul poate urma o ordine definită, astfel încât persoana a doua semnează numai după prima.
• Un link privat. Destinatarul deschide un link, vede doar propriile câmpuri și nu are nevoie de cont.
• Dovezi de finalizare. PDF-ul finit revine cu un certificat și o înregistrare a unei piste de audit cine a semnat, când și de unde.
• Controla. Expeditorul poate vedea schițele, solicitările în așteptare și finalizate, poate trimite mementouri și poate retrage sau reînnoi o solicitare care a expirat.

Este o semnătură electronică obligatorie din punct de vedere juridic?

În multe jurisdicții, da. Legea US ESIGN, regulamentul eIDAS al UE și Actul Indiei privind tehnologia informației, 2000 recunosc toate semnăturile electronice pentru o gamă largă de acorduri. Dar detaliile diferă în funcție de țară, de tipul de document și de cerințele celeilalte părți - testamente, unele documente de proprietate și anumite contracte reglementate încă așteaptă cerneală, martori sau o semnătură digitală certificată.

Regula practică: o semnătură electronică este echivalentul electronic al semnăturii tale cu stilou și cerneală, nu un act legalizat. Dacă contrapartea insistă asupra unei anumite metode, întrebați înainte de a trimite.

Când o imagine de semnătură lipită nu este suficientă

Pentru un formular unic pe care îl semnați singur, o semnătură desenată lăsată pe pagină este în regulă - asta este ceea ce Completați și semnați face. Solicitați o solicitare de semnare atunci când:

• cineva altfel trebuie să semneze și trebuie să știți că au făcut-o;
• există mai multi semnatari și un ordin contează;
• ai nevoie de o înregistrare — date, destinatari, finalizare — care apare atunci când dosarul este arhivat;
• acordul trebuie să iasă de multe ori cu aceleași câmpuri, așa că un șablon reutilizabil salvează configurarea.

Cum rulează E-Signer bucla

E-Signer este biroul de semnare din suită: pregătiți PDF-ul, adăugați propria semnătură, plasați câmpurile pe care cealaltă parte trebuie să le completeze, apoi trimiteți. Destinatarul deschide o legătură privată, semnează și ambele părți primesc documentul sigilat cu certificatul și pista de audit. Biroul păstrează proiectele, cererile în așteptare și acordurile finalizate într-un singur loc, acceptă până la zece semnatari pe un document și până la cincizeci de destinatari separați într-o trimitere în bloc și permite expeditorului să retragă sau să reînnoiască o cerere.

Ce se întâmplă cu documentul

Semnarea necesită ca fișierul să rămână disponibil în timp ce cererea este deschisă, astfel încât un plic păstrează PDF-ul încărcat și detaliile de semnare ale destinatarilor până când este finalizat, expiră sau este retras. Linkurile de semnare sunt private, cu un singur scop și expiră odată cu cererea. Orice altceva despre serviciu - criptare în tranzit, acreditări hashing, ștergere automată pentru încărcări obișnuite - se află pe Pagina de securitate.

Înainte de a trimite plicul

1. Acordați numele semnatarilor, adresele de e-mail și ordinea de semnare.
2. Așezați fiecare câmp: semnătură, inițiale, data și orice text pe care semnatarul trebuie să îl completeze.
3. Setați codul de acces, memento-ul și expirarea doar dacă acordul le necesită.
4. Trimiteți-vă un plic de testare pentru un contract de mare valoare.

Ordin de semnare și mementouri

Semnarea secvenţială este mai uşor de auditat decât semnarea paralelă, dar este mai lentă. Alegeți comanda pe care o cere contractul, nu comanda care este cea mai convenabilă pentru expeditor. Mementourile ajută; prea multe mementouri arată ca spam. Setați o expirare care se potrivește cu cronologia ofertei și spuneți celeilalte părți ce se întâmplă dacă expiră.

După finalizare

Descărcați PDF-ul sigilat și certificatul, stocați-le pe ambele împreună cu înregistrarea contractului și verificați dacă fiecare parte a primit copia finală. Certificatul este dovada procesului; PDF-ul semnat este acordul. Dacă un semnatar contestă o semnătură, pista de audit este cea care răspunde la întrebare - păstrați-o împreună cu documentul, nu într-un dosar separat de inbox. The Pagina cu caracteristici E-Signer explică fluxul de lucru cap la cap.

Începeți o cerere

E-Sign este de 10 USD/lună pe cont propriu sau 15 USD/lună cu fluxul de lucru legal în combo. Vedeți cum funcționează E-Signer și începeți cu documentul pe care îl aveți deja.