Signature électronique ou impression : comment faire signer un contrat en ligne
La plupart des contrats sont encore signés lentement : un côté imprime, signe, scanne et envoie par courrier électronique un PDF ; l'autre côté est imprimé que, le signe, le scanne et le renvoie par e-mail. Au troisième tour, le document est une photocopie d'une photocopie, et personne ne peut dire avec certitude quelle version est celle qui a été exécutée.
De quoi a besoin un véritable flux de signature électronique
L'estampillage d'une image de signature sur un PDF résout le problème de l'image. Cela ne résout pas le problème du flux de travail. Une demande de signature utile comporte cinq éléments :
- Placement. L'expéditeur décide exactement où va chaque signature, initiale, date, nom, coche ou champ de texte — le destinataire n'a pas à deviner.
- Affectation. Chaque champ appartient à un destinataire nommé. Avec plusieurs signataires, le document peut suivre un ordre défini afin que la deuxième personne ne signe qu'après la première.
- Un lien privé. Le destinataire ouvre un lien, ne voit que ses propres champs et n'a pas besoin de compte.
- Preuve d'achèvement. Le PDF terminé est accompagné d'un certificat et d'une piste d'audit qui enregistre qui a signé, quand et d'où.
- Contrôle. L'expéditeur peut voir les brouillons, les demandes en attente et terminées, envoyer des rappels et retirer ou renouveler une demande qui a expiré.
Une signature électronique est-elle juridiquement contraignante ?
Dans de nombreuses juridictions, oui. La loi américaine ESIGN, le règlement eIDAS de l'UE et la loi indienne sur les technologies de l'information de 2000 reconnaissent tous les signatures électroniques pour un large éventail d'accords. Mais les détails diffèrent selon les pays, selon le type de document et selon les exigences de l'autre partie : les testaments, certains documents de propriété et certains contrats réglementés nécessitent toujours de l'encre, des témoins ou une signature numérique certifiée.
La règle pratique : une signature électronique est l’équivalent électronique de votre signature à la plume et non un acte notarié. Si la contrepartie insiste sur une méthode spécifique, demandez-la avant d'envoyer.
Quand une image de signature collée ne suffit pas
Pour un formulaire unique que vous signez vous-même, une signature dessinée et déposée sur la page convient - c'est ce que Remplir et signer fait. Demandez une demande de signature lorsque :
- quelqu'un sinon doit signer, et vous devez savoir qu'il l'a fait ;
- il y a plusieurs signataires et un ordre compte ;
- tu as besoin d'un enregistrer — dates, destinataires, achèvement — qui subsiste lorsque le dossier est classé ;
- l'accord doit être conclu plusieurs fois avec les mêmes champs, donc un modèle réutilisable enregistre la configuration.
Comment E-Signer gère la boucle
E-Signer est le bureau de signature de la suite : préparez le PDF, ajoutez votre propre signature, placez les champs que l'autre partie doit remplir, puis envoyez. Le destinataire ouvre un lien privé, signe et les deux parties reçoivent le document scellé avec son certificat et sa piste d'audit. Le bureau conserve les brouillons, les demandes en attente et les accords complétés au même endroit, prend en charge jusqu'à dix signataires sur un document et jusqu'à cinquante destinataires distincts dans un envoi groupé, et permet à l'expéditeur de retirer ou de renouveler une demande.
Qu'arrive-t-il au document
La signature nécessite que le fichier reste disponible pendant que la demande est ouverte, donc une enveloppe conserve le PDF téléchargé et les détails de signature des destinataires jusqu'à ce qu'il soit terminé, expire ou soit retiré. Les liens de signature sont privés, à usage unique et expirent avec la demande. Tout le reste du service (cryptage en transit, informations d'identification hachées, suppression automatique pour les téléchargements ordinaires) est disponible. Page de sécurité.
Avant d'envoyer l'enveloppe
- Convenez des noms des signataires, des adresses e-mail et de l'ordre de signature.
- Placez chaque champ : signature, initiales, date et tout texte que le signataire doit compléter.
- Définissez le code d'accès, le rappel et l'expiration uniquement si l'accord en a besoin.
- Envoyez-vous une enveloppe de test pour un contrat de grande valeur.
Ordre de signature et rappels
La signature séquentielle est plus facile à auditer que la signature parallèle, mais elle est plus lente. Choisissez l'ordre requis par le contrat, et non l'ordre qui convient le mieux à l'expéditeur. Les rappels aident ; trop de rappels ressemblent à du spam. Fixez une expiration qui correspond au calendrier de l'accord et dites à l'autre partie ce qui se passe en cas d'expiration.
Après l'achèvement
Téléchargez le PDF scellé et le certificat, conservez-les avec le dossier contractuel et vérifiez que chaque partie a reçu la copie finale. Le certificat est la preuve du processus ; le PDF signé constitue l’accord. Si un signataire conteste une signature, la piste d'audit est ce qui répond à la question : conservez-la avec le document, et non dans un dossier séparé de la boîte de réception. Le Page de fonctionnalités du signataire électronique explique le flux de travail de bout en bout.
Démarrer une demande
Signature électronique coûte 10 $/mois seul, ou 15 $/mois avec Legal Workflow dans le combo. Découvrez comment fonctionne E-Signer et commencez avec le document que vous avez déjà.