Podpisywanie elektroniczne a drukowanie: jak podpisać umowę online

Większość umów nadal jest podpisywanych w powolny sposób: jedna strona drukuje, podpisuje, skanuje i wysyła pocztą elektroniczną plik PDF; nadruk na drugiej stronie to, podpisuje, skanuje i odsyła e-mailem. W trzeciej turze dokument jest kserokopią kserokopii i nikt nie jest w stanie z całą pewnością stwierdzić, która wersja jest wersją wykonaną.

Czego potrzebuje prawdziwy przepływ podpisów elektronicznych

Stemplowanie obrazu podpisu na pliku PDF rozwiązuje problem obrazu. Nie rozwiązuje to problemu przepływu pracy. Przydatna prośba o podpisanie zawiera pięć rzeczy:

• Umieszczenie. Nadawca decyduje dokładnie, gdzie trafi każdy podpis, inicjał, data, imię i nazwisko, znacznik czy pole tekstowe – odbiorca nie musi zgadywać.
• Zadanie. Każde pole należy do określonego odbiorcy. W przypadku kilku podpisujących dokument może mieć określoną kolejność, więc druga osoba podpisze dopiero po pierwszej.
• Link prywatny. Odbiorca otwiera jeden link, widzi tylko swoje pola i nie potrzebuje konta.
• Dowód ukończenia. Gotowy plik PDF wraca z certyfikatem i zapisem ścieżki audytu, kto podpisał, kiedy i skąd.
• Kontrola. Nadawca może przeglądać wersje robocze, wnioski oczekujące i zakończone, wysyłać przypomnienia oraz wycofywać lub odnawiać żądania, które wygasły.

Czy podpis elektroniczny jest prawnie wiążący?

W wielu jurysdykcjach tak. Amerykańska ustawa ESIGN, unijna regulacja eIDAS i indyjska ustawa o technologii informacyjnej z 2000 r. uznają podpisy elektroniczne w szerokim zakresie umów. Jednak szczegóły różnią się w zależności od kraju, rodzaju dokumentu i wymagań drugiej strony — testamenty, niektóre dokumenty majątkowe i niektóre regulowane umowy nadal wymagają atramentu, świadków lub certyfikowanego podpisu cyfrowego.

Praktyczna zasada: podpis elektroniczny jest elektronicznym odpowiednikiem podpisu złożonego piórem i tuszem, a nie aktem notarialnym. Jeśli kontrahent nalega na konkretny sposób, zapytaj przed wysłaniem.

Gdy wklejony obraz podpisu nie wystarczy

W przypadku formularza jednorazowego, który podpisujesz samodzielnie, wystarczy narysowany podpis upuszczony na stronę – i tyle Wypełnij i podpisz robi. Sięgaj po prośbę o podpisanie, gdy:

• ktoś inny musi podpisać i musisz wiedzieć, że to zrobili;
• są kilku sygnatariuszy i porządek ma znaczenie;
• potrzebujesz rekord — daty, odbiorcy, zakończenie — które pojawiają się po odłożeniu akt;
• porozumienie musi wyjść wiele razy z tymi samymi polami, więc szablon wielokrotnego użytku pozwala zapisać konfigurację.

Jak E-Signer uruchamia pętlę

E-Signer to stanowisko do podpisywania w pakiecie: przygotuj plik PDF, dodaj własny podpis, umieść pola, które druga strona musi wypełnić, a następnie wyślij. Odbiorca otwiera prywatny link, podpisuje i obie strony otrzymują zapieczętowany dokument wraz z certyfikatem i ścieżką audytu. Biuro przechowuje w jednym miejscu wersje robocze, oczekujące wnioski i gotowe umowy, obsługuje do dziesięciu podpisujących na jednym dokumencie i do pięćdziesięciu oddzielnych odbiorców w przypadku wysyłki zbiorczej, a także pozwala nadawcy wycofać lub odnowić wniosek.

Co się dzieje z dokumentem

Podpisywanie wymaga, aby plik był dostępny przez cały czas otwarcia żądania, dlatego w kopercie przechowywany jest przesłany plik PDF i szczegóły podpisu odbiorców do czasu jego ukończenia, wygaśnięcia lub wycofania. Linki do podpisywania są prywatne, przeznaczone do jednego celu i wygasają wraz z żądaniem. Cała reszta usługi – szyfrowanie podczas przesyłania, hashowane dane uwierzytelniające, automatyczne usuwanie zwykłych plików – jest dostępna Strona bezpieczeństwa.

Zanim wyślesz kopertę

1. Uzgodnij nazwiska sygnatariuszy, adresy e-mail i kolejność podpisów.
2. Umieść każde pole: podpis, inicjały, datę i dowolny tekst, który podpisujący musi wypełnić.
3. Ustaw kod dostępu, przypomnienie i datę ważności tylko wtedy, gdy wymaga tego umowa.
4. Wyślij do siebie kopertę testową, aby otrzymać umowę o dużej wartości.

Podpisanie zamówienia i przypomnień

Podpisywanie sekwencyjne jest łatwiejsze do kontrolowania niż podpisywanie równoległe, ale jest wolniejsze. Wybierz kolejność wymaganą przez umowę, a nie taką, która jest najwygodniejsza dla nadawcy. Przypomnienia pomagają; zbyt wiele przypomnień wygląda jak spam. Ustaw datę wygaśnięcia odpowiadającą harmonogramowi transakcji i powiedz drugiej stronie, co się stanie, jeśli wygaśnie.

Po zakończeniu

Pobierz zapieczętowany plik PDF i certyfikat, przechowuj oba dokumenty wraz z zapisem umowy i sprawdź, czy każda ze stron otrzymała ostateczną kopię. Certyfikat jest dowodem procesu; podpisany plik PDF stanowi umowę. Jeśli podpisujący kwestionuje podpis, odpowiedź na pytanie stanowi ścieżka audytu — przechowuj ją razem z dokumentem, a nie w osobnym folderze skrzynki odbiorczej. The Strona funkcji podpisu elektronicznego wyjaśnia cały przebieg pracy.

Rozpocznij żądanie

Podpis elektroniczny wynosi 10 USD miesięcznie samodzielnie lub 15 USD miesięcznie z pakietem Legal Workflow. Zobacz jak działa E-Signer i zacznij od dokumentu, który już posiadasz.