E-Sign vs. tisk: Jak získat smlouvu podepsané online
Většina smluv se stále podepisuje pomalým způsobem: jedna strana tiskne, podepisuje, skenuje a odesílá e-mailem PDF; tiskne druhá strana že, podepíše, naskenuje a pošle e-mailem zpět. Ve třetím kole je dokument fotokopií fotokopie a nikdo nemůže s jistotou říci, která verze je ta vyhotovená.
Co potřebuje skutečný tok elektronických podpisů
Razítko podpisového obrázku do PDF řeší problém s obrázkem. Neřeší to problém pracovního postupu. Užitečný požadavek na podpis obsahuje pět věcí:
- Umístění. Odesílatel přesně rozhoduje, kam bude každý podpis, iniciála, datum, jméno, zaškrtnutí nebo textové pole umístěno – příjemce nemusí hádat.
- Úkol. Každé pole patří pojmenovanému příjemci. S několika podepisujícími může dokument sledovat definované pořadí, takže druhý podepisuje až po prvním.
- Soukromý odkaz. Příjemce otevře jeden odkaz, vidí pouze svá pole a nepotřebuje účet.
- Doklad o dokončení. Hotové PDF se vrátí s certifikátem a záznamem auditní stopy, kdo, kdy a odkud podepsal.
- Řízení. Odesílatel může vidět koncepty, nevyřízené a dokončené požadavky, posílat upomínky a stáhnout nebo obnovit požadavek, jehož platnost vypršela.
Je elektronický podpis právně závazný?
V mnoha jurisdikcích ano. Americký zákon ESIGN, nařízení EU eIDAS a indický zákon o informačních technologiích z roku 2000 uznávají elektronické podpisy pro širokou škálu dohod. Podrobnosti se však liší podle země, typu dokumentu a vlastních požadavků druhé strany – závěti, některé majetkové dokumenty a určité regulované smlouvy stále očekávají inkoust, svědky nebo certifikovaný digitální podpis.
Praktické pravidlo: elektronický podpis je elektronický ekvivalent vašeho podpisu perem a inkoustem, nikoli notářsky ověřený akt. Pokud protistrana trvá na konkrétní metodě, zeptejte se před odesláním.
Když vložený obrázek podpisu nestačí
U jednorázového formuláře, který podepisujete sami, je nakreslený podpis vhozený na stránku v pořádku – to je to, co Vyplnit a podepsat dělá. Požádejte o podpis, když:
- někdo jinak musí podepsat a musíte vědět, že to udělali;
- existují několik signatářů a na objednávce záleží;
- potřebujete a záznam — data, příjemci, dokončení — to platí, když je soubor uložen;
- dohoda musí vyjít mnohokrát se stejnými poli, takže znovu použitelná šablona uloží nastavení.
Jak E-Signer provozuje smyčku
E-Signer je podepisovací stůl v sadě: připravte PDF, přidejte svůj vlastní podpis, umístěte pole, která musí druhá strana vyplnit, a poté odešlete. Příjemce otevře soukromý odkaz, podepíše se a obě strany obdrží zapečetěný dokument s jeho certifikátem a auditní stopou. Přepážka uchovává koncepty, nevyřízené žádosti a dokončené dohody na jednom místě, podporuje až deset podepisujících na jednom dokumentu a až padesát samostatných příjemců v hromadném odeslání a umožňuje odesílateli stáhnout nebo obnovit žádost.
Co se stane s dokumentem
Podepisování vyžaduje, aby soubor zůstal k dispozici, dokud je žádost otevřena, takže obálka uchovává nahraný soubor PDF a podpisové údaje příjemců, dokud nebude dokončen, nevyprší nebo nebude stažen. Odkazy na podepisování jsou soukromé, jednoúčelové a jejich platnost vyprší spolu s požadavkem. Vše ostatní o službě – šifrování při přenosu, hashované přihlašovací údaje, automatické mazání pro běžné nahrávání – je na Stránka zabezpečení.
Před odesláním obálky
- Odsouhlaste jména signatářů, e-mailové adresy a příkaz k podpisu.
- Umístěte každé pole: podpis, iniciály, datum a jakýkoli text, který musí podepisující vyplnit.
- Přístupový kód, upomínku a vypršení platnosti nastavte pouze v případě, že je smlouva vyžaduje.
- Pošlete si zkušební obálku pro zakázku s vysokou hodnotou.
Podepisování objednávky a upomínky
Sekvenční podepisování je snadněji auditovatelné než paralelní podepisování, ale je pomalejší. Vyberte objednávku, kterou smlouva vyžaduje, nikoli objednávku, která je pro odesílatele nejvýhodnější. Připomenutí pomáhají; příliš mnoho připomenutí vypadá jako spam. Nastavte dobu platnosti, která odpovídá časové ose obchodu, a řekněte druhé straně, co se stane, pokud vyprší.
Po dokončení
Stáhněte si zapečetěné PDF a certifikát, uložte je se záznamem smlouvy a zkontrolujte, zda každá strana obdržela konečnou kopii. Certifikát je důkazem procesu; podepsaný PDF je dohodou. Pokud podepisující zpochybní podpis, auditní stopa je to, co odpoví na otázku – uchovávejte ji spolu s dokumentem, nikoli v samostatné složce doručené pošty. The Stránka funkcí E-Signer vysvětluje pracovní postup od začátku do konce.
Spusťte žádost
E-sign je 10 $/měsíc samostatně nebo 15 $/měsíc s Legal Workflow v kombinaci. Podívejte se, jak E-Signer funguje a začněte dokumentem, který již máte.