E-Sign vs. Printing: Hur man får ett kontrakt signerat online

De flesta kontrakt undertecknas fortfarande på det långsamma sättet: ena sidan skriver ut, signerar, skannar och e-postar en PDF; den andra sidan skrivs ut det, signerar, skannar och skickar tillbaka det via e-post. Vid den tredje omgången är dokumentet en fotokopia av en fotokopia, och ingen kan med säkerhet säga vilken version som är den exekverade.

Vad ett riktigt e-skyltflöde behöver

Att stämpla en signaturbild på en PDF löser bildproblemet. Det löser inte arbetsflödesproblemet. En användbar signeringsförfrågan innehåller fem saker:

• Placering. Avsändaren bestämmer exakt var varje signatur, initial, datum, namn, bock eller textfält ska hamna – mottagaren behöver inte gissa.
• Uppdrag. Varje fält tillhör en namngiven mottagare. Med flera undertecknare kan dokumentet följa en definierad ordning så att den andra personen undertecknar först efter den första.
• En privat länk. Mottagaren öppnar en länk, ser bara sina egna fält och behöver inget konto.
• Fullbordande bevis. Den färdiga PDF-filen kommer tillbaka med ett certifikat och en revisionsspår som registrerar vem som undertecknat, när och varifrån.
• Kontrollera. Avsändaren kan se utkast, väntande och avslutade förfrågningar, skicka påminnelser och dra tillbaka eller förnya en förfrågan som har löpt ut.

Är en elektronisk signatur juridiskt bindande?

I många jurisdiktioner, ja. Den amerikanska ESIGN-lagen, EU:s eIDAS-förordning och Indiens Information Technology Act, 2000 erkänner alla elektroniska signaturer för en lång rad avtal. Men detaljerna skiljer sig åt mellan olika länder, dokumenttyp och den andra sidans egna krav – testamenten, vissa egendomshandlingar och vissa reglerade kontrakt förväntar sig fortfarande bläck, vittnen eller en certifierad digital signatur.

Den praktiska regeln: en elektronisk signatur är den elektroniska motsvarigheten till din penna-och-bläcksignatur, inte en attesterad handling. Om motparten insisterar på en specifik metod, fråga innan du skickar.

När en inklistrad signaturbild inte räcker

För en engångsblankett du signerar själv, är en ritad signatur som släpps på sidan bra - det är vad Fyll & Signera gör. Få en signeringsförfrågan när:

• någon annat måste skriva under, och du måste veta att de gjorde det;
• det finns flera undertecknare och en ordning spelar roll;
• du behöver en rekord — datum, mottagare, färdigställande — som står sig när filen arkiveras;
• avtalet måste gå ut många gånger med samma fält, så en återanvändbar mall sparar inställningen.

Hur E-Signer kör loopen

E-Signer är signeringsdisken i sviten: förbered PDF:en, lägg till din egen signatur, placera fälten som den andra parten måste fylla i och skicka sedan. Mottagaren öppnar en privat länk, skyltar och båda sidor får det förseglade dokumentet med dess certifikat och revisionsspår. Skrivbordet förvarar utkast, pågående förfrågningar och slutförda avtal på ett ställe, stödjer upp till tio undertecknare på ett dokument och upp till femtio separata mottagare i en masssändning och låter avsändaren dra tillbaka eller förnya en förfrågan.

Vad händer med dokumentet

Signering kräver att filen förblir tillgänglig medan begäran är öppen, så ett kuvert behåller den uppladdade PDF-filen och mottagarnas signeringsdetaljer tills den är klar, löper ut eller dras tillbaka. Signeringslänkar är privata, enkla ändamål och upphör med begäran. Allt annat om tjänsten - kryptering under överföring, hashade referenser, automatisk radering för vanliga uppladdningar - finns på Säkerhetssida.

Innan du skickar kuvertet

1. Kom överens om undertecknarens namn, e-postadresser och signeringsordning.
2. Placera varje fält: signatur, initialer, datum och eventuell text som undertecknaren måste fylla i.
3. Ställ in åtkomstkod, påminnelse och utgång endast om avtalet behöver dem.
4. Skicka ett testkuvert till dig själv för ett prisvärt kontrakt.

Signeringsorder och påminnelser

Sekventiell signering är lättare att granska än parallell signering, men det är långsammare. Välj den ordning som avtalet kräver, inte den ordning som är mest bekväm för avsändaren. Påminnelser hjälper; för många påminnelser ser ut som spam. Ställ in ett utgångsdatum som matchar avtalets tidslinje och berätta för den andra parten vad som händer om det förfaller.

Efter färdigställande

Ladda ner den förseglade PDF-filen och certifikatet, lagra båda med kontraktsprotokollet och kontrollera att alla parter fick den slutliga kopian. Certifikatet är beviset på processen; den signerade PDF-filen är avtalet. Om en undertecknare bestrider en signatur är granskningsspåret det som svarar på frågan – förvara det tillsammans med dokumentet, inte i en separat inkorgsmapp. Den Funktionssida för E-Signer förklarar arbetsflödet från början till slut.

Starta en förfrågan

E-skylt är $10/månad på egen hand, eller $15/månad med Legal Workflow i kombinationen. Se hur E-Signer fungerar och börja med det dokument du redan har.