Електронний підпис проти друку: як підписати договір онлайн
Більшість контрактів все ще підписується повільно: одна сторона друкує, підписує, сканує та надсилає PDF-файл електронною поштою; інша сторона друкує що, підписує, сканує та надсилає електронною поштою. По третьому туру документ є фотокопією фотокопії, і ніхто не може точно сказати, яка саме версія є виконаною.
Що потрібно справжньому потоку електронних знаків
Нанесення зображення підпису на PDF-файл вирішує проблему зображення. Це не вирішує проблеми робочого процесу. Корисний запит на підписання містить п’ять речей:
- Розміщення. Відправник вирішує, куди саме помістити кожен підпис, ініціал, дату, ім’я, галочку чи текстове поле — одержувачу не потрібно здогадуватися.
- призначення. Кожне поле належить одержувачу. За наявності кількох підписувачів документ може дотримуватися певного порядку, тому друга особа підписує лише після першої.
- Приватне посилання. Одержувач відкриває одне посилання, бачить тільки свої поля і не потребує облікового запису.
- Докази завершення. Готовий PDF-файл повертається із сертифікатом і журналом аудиту, у якому вказано, хто, коли та звідки підписав.
- КОНТРОЛЬ. Відправник може переглядати чернетки, запити, що очікують на розгляд, і виконані, надсилати нагадування, а також відкликати чи оновлювати запит, термін дії якого минув.
Чи має електронний підпис юридичну силу?
У багатьох юрисдикціях так. Закон США про ESIGN, положення ЄС про eIDAS та Закон Індії про інформаційні технології 2000 року визнають електронні підписи для широкого кола угод. Але деталі відрізняються залежно від країни, типу документа та власних вимог іншої сторони — заповіти, деякі документи про власність і певні регламентовані контракти все ще вимагають чорнила, свідків або сертифікованого цифрового підпису.
Практичне правило: електронний підпис є електронним еквівалентом вашого ручного підпису, а не нотаріально посвідченим актом. Якщо контрагент наполягає на конкретному способі, запитайте перед відправкою.
Коли вставленого зображення підпису недостатньо
Для одноразової форми, яку ви підписуєте самостійно, намальований підпис, опущений на сторінку, підходить — це те, що Заповнити та підписати робить. Зверніться до запиту на підпис, коли:
- хтось інше повинен підписати, і ви повинні знати, що вони це зробили;
- є кілька підписантів і порядок має значення;
- вам потрібно a запис — дати, одержувачі, завершення — що з’являється, коли файл зберігається;
- угода має вийти багато разів з однаковими полями, тому багаторазовий шаблон зберігає налаштування.
Як E-Signer запускає цикл
E-Signer — це служба підпису в наборі: підготуйте PDF-файл, додайте власний підпис, розмістіть поля, які має заповнити інша сторона, а потім надішліть. Одержувач відкриває приватне посилання, підписує, і обидві сторони отримують запечатаний документ із його сертифікатом і журналом перевірки. На столі зберігаються чернетки, запити, що очікують на розгляд, і завершені угоди в одному місці, підтримується до десяти осіб, які підписали один документ, і до п’ятдесяти окремих одержувачів у груповому надсиланні, а також дозволяє відправнику відкликати або оновити запит.
Що відбувається з документом
Під час підписання потрібно, щоб файл залишався доступним, поки відкритий запит, тому в конверті зберігаються завантажений PDF-файл і дані підпису одержувачів, доки його не буде завершено, не закінчиться термін дії або вилучено. Посилання для підпису є приватними, одноцільовими та закінчуються разом із запитом. Усе інше про службу — шифрування під час передавання, хешовані облікові дані, автоматичне видалення для звичайних завантажень — доступно Сторінка безпеки.
Перш ніж відправити конверт
- Погодьте імена підписантів, адреси електронної пошти та порядок підписання.
- Розмістіть кожне поле: підпис, ініціали, дату та будь-який текст, який має заповнити підписувач.
- Встановіть код доступу, нагадування та термін дії, лише якщо вони потрібні відповідно до угоди.
- Надішліть тестовий конверт собі, щоб укласти контракт на високу вартість.
Підписання наказів і нагадувань
Послідовне підписання легше перевірити, ніж паралельне підписання, але воно повільніше. Виберіть порядок, який вимагає договір, а не порядок, який найбільш зручний для відправника. Нагадування допомагають; забагато нагадувань виглядає як спам. Встановіть термін дії, який відповідає часовій шкалі угоди, і повідомте іншій стороні, що станеться, якщо він закінчиться.
Після завершення
Завантажте запечатаний PDF-файл і сертифікат, збережіть обидва разом із записом контракту та переконайтеся, що кожна сторона отримала остаточну копію. Сертифікат є доказом процесу; підписаний PDF є угодою. Якщо підписувач оскаржує підпис, контрольний слід — це те, що відповідає на запитання — зберігайте його разом із документом, а не в окремій папці «Вхідні». The Сторінка функції E-Signer пояснює робочий процес від кінця до кінця.
Почати запит
E-Sign коштує 10 доларів США на місяць окремо або 15 доларів США на місяць із поєднанням Legal Workflow. Подивіться, як працює E-Signer і почніть з документа, який у вас уже є.