E-Sign vs. Pencetakan: Cara Menandatangani Kontrak Secara Online

Sebagian besar kontrak masih ditandatangani dengan cara yang lambat: satu sisi mencetak, menandatangani, memindai, dan mengirimkan PDF melalui email; sisi lain mencetak itu, menandatangani, memindai, dan mengirimkannya kembali melalui email. Pada putaran ketiga dokumen tersebut hanya berupa fotokopi dari sebuah fotokopi, dan tak seorang pun dapat mengatakan dengan pasti versi mana yang merupakan versi yang telah dieksekusi.

Sungguh dibutuhkan aliran tanda tangan elektronik

Mencap gambar tanda tangan ke PDF memecahkan masalah gambar. Itu tidak menyelesaikan masalah alur kerja. Permintaan penandatanganan yang berguna membawa lima hal:

• Penempatan. Pengirim memutuskan dengan tepat ke mana setiap tanda tangan, inisial, tanggal, nama, centang, atau kolom teks ditempatkan — penerima tidak perlu menebak-nebak.
• Penugasan. Setiap bidang milik penerima bernama. Dengan beberapa penandatangan, dokumen dapat mengikuti urutan yang ditentukan sehingga orang kedua menandatangani hanya setelah orang pertama.
• Tautan pribadi. Penerima membuka satu tautan, hanya melihat bidangnya sendiri dan tidak memerlukan akun.
• Bukti penyelesaian. PDF yang sudah selesai dilengkapi dengan sertifikat dan rekaman jejak audit siapa yang menandatangani, kapan, dan dari mana.
• Kontrol. Pengirim dapat melihat draf, permintaan yang tertunda dan selesai, mengirim pengingat, dan menarik atau memperbarui permintaan yang telah habis masa berlakunya.

Apakah tanda tangan elektronik mengikat secara hukum?

Di banyak yurisdiksi, ya. Undang-undang ESIGN AS, peraturan eIDAS UE, dan Undang-undang Teknologi Informasi India tahun 2000 semuanya mengakui tanda tangan elektronik untuk berbagai perjanjian. Namun rinciannya berbeda-beda di setiap negara, jenis dokumen, dan persyaratan pihak lain – surat wasiat, beberapa dokumen properti, dan kontrak tertentu yang diatur masih memerlukan tinta, saksi, atau tanda tangan digital bersertifikat.

Aturan praktisnya: tanda tangan elektronik adalah tanda tangan elektronik yang setara dengan tanda tangan pena dan tinta Anda, bukan akta notaris. Jika rekanan bersikeras pada metode tertentu, tanyakan sebelum Anda mengirim.

Ketika gambar tanda tangan yang ditempel saja tidak cukup

Untuk formulir satu kali yang Anda tanda tangani sendiri, tanda tangan yang digambar dan diletakkan di halaman tidak masalah - itulah yang terjadi Isi & Tanda Tangan tidak. Jangkau permintaan penandatanganan ketika:

• seseorang yang lain harus menandatangani, dan Anda perlu mengetahui bahwa mereka telah menandatanganinya;
• ada beberapa penandatangan dan perintah itu penting;
• kamu membutuhkan sebuah catatan — tanggal, penerima, penyelesaian — yang muncul saat file disimpan;
• perjanjian itu harus keluar berkali-kali dengan kolom yang sama, sehingga templat yang dapat digunakan kembali akan menyimpan pengaturannya.

Bagaimana E-Signer menjalankan perulangan

E-Signer adalah meja penandatanganan di suite: siapkan PDF, tambahkan tanda tangan Anda sendiri, letakkan kolom yang harus diisi pihak lain, lalu kirim. Penerima membuka tautan pribadi, menandatangani, dan kedua belah pihak menerima dokumen tersegel beserta sertifikat dan jejak auditnya. Meja ini menyimpan draf, permintaan yang tertunda, dan perjanjian yang telah selesai di satu tempat, mendukung hingga sepuluh penandatangan pada satu dokumen dan hingga lima puluh penerima terpisah dalam pengiriman massal, dan memungkinkan pengirim menarik atau memperbarui permintaan.

Apa yang terjadi pada dokumen tersebut

Penandatanganan mengharuskan file tetap tersedia saat permintaan dibuka, sehingga amplop menyimpan PDF yang diunggah dan rincian penandatanganan penerima hingga selesai, kedaluwarsa, atau ditarik. Tautan penandatanganan bersifat pribadi, bertujuan tunggal, dan kedaluwarsa seiring dengan permintaan. Segala hal lain tentang layanan ini — enkripsi saat transit, kredensial hash, penghapusan otomatis untuk unggahan biasa — ada di sini Halaman keamanan.

Sebelum Anda mengirim amplop

1. Setujui nama penandatangan, alamat email, dan perintah penandatanganan.
2. Tempatkan setiap bidang: tanda tangan, inisial, tanggal dan teks apa pun yang harus diisi oleh penandatangan.
3. Tetapkan kode akses, pengingat dan kadaluwarsa hanya jika perjanjian membutuhkannya.
4. Kirimkan amplop percobaan kepada diri Anda sendiri untuk kontrak bernilai tinggi.

Menandatangani perintah dan pengingat

Penandatanganan berurutan lebih mudah diaudit dibandingkan penandatanganan paralel, namun lebih lambat. Pilih pesanan yang disyaratkan kontrak, bukan pesanan yang paling nyaman bagi pengirim. Bantuan pengingat; terlalu banyak pengingat tampak seperti spam. Tetapkan masa berlaku yang sesuai dengan garis waktu kesepakatan, dan beri tahu pihak lain apa yang terjadi jika kesepakatan itu terlewati.

Setelah selesai

Unduh PDF tersegel dan sertifikatnya, simpan keduanya bersama catatan kontrak, dan periksa apakah setiap pihak menerima salinan finalnya. Sertifikat merupakan bukti proses; PDF yang ditandatangani adalah perjanjiannya. Jika penandatangan membantah tanda tangan, jejak auditlah yang menjawab pertanyaan tersebut — simpanlah bersama dokumen, bukan di folder kotak masuk terpisah. Itu Halaman fitur Penandatangan Elektronik menjelaskan alur kerja dari ujung ke ujung.

Mulai permintaan

Tanda Tangan Elektronik adalah $10/bln saja, atau $15/bln dengan Alur Kerja Hukum dalam kombinasinya. Lihat cara kerja E-Signer dan mulai dengan dokumen yang sudah Anda miliki.