Firma electrónica versus impresión: cómo firmar un contrato en línea
La mayoría de los contratos todavía se firman de forma lenta: un lado imprime, firma, escanea y envía por correo electrónico un PDF; el otro lado imprime eso, lo firma, lo escanea y lo envía por correo electrónico. En la tercera ronda el documento es una fotocopia de una fotocopia y nadie puede decir con seguridad cuál es la versión ejecutada.
Lo que necesita un verdadero flujo de firma electrónica
Estampar una imagen de firma en un PDF resuelve el problema de la imagen. No resuelve el problema del flujo de trabajo. Una solicitud de firma útil implica cinco cosas:
- Colocación. El remitente decide exactamente dónde va cada firma, inicial, fecha, nombre, marca o campo de texto; el destinatario no tiene que adivinar.
- Asignación. Cada campo pertenece a un destinatario designado. Con varios firmantes, el documento puede seguir un orden definido de modo que la segunda persona firme sólo después de la primera.
- Un enlace privado. El destinatario abre un enlace, ve solo sus propios campos y no necesita una cuenta.
- Pruebas de finalización. El PDF terminado regresa con un certificado y un registro de auditoría que registra quién firmó, cuándo y dónde.
- Control. El remitente puede ver borradores, solicitudes pendientes y completadas, enviar recordatorios y retirar o renovar una solicitud que haya caducado.
¿Es una firma electrónica jurídicamente vinculante?
En muchas jurisdicciones, sí. La Ley ESIGN de EE. UU., el reglamento eIDAS de la UE y la Ley de Tecnología de la Información de la India de 2000 reconocen firmas electrónicas para una amplia gama de acuerdos. Pero los detalles difieren según el país, el tipo de documento y los propios requisitos de la otra parte: los testamentos, algunos documentos de propiedad y ciertos contratos regulados aún requieren tinta, testigos o una firma digital certificada.
La regla práctica: una firma electrónica es el equivalente electrónico de su firma con pluma y tinta, no un acta notarial. Si la contraparte insiste en un método específico, pregunte antes de enviar.
Cuando una imagen de firma pegada no es suficiente
Para un formulario único que usted mismo firma, una firma dibujada colocada en la página está bien; eso es lo que Llenar y firmar lo hace. Solicite una solicitud de firma cuando:
- alguien otra cosa tiene que firmar, y usted necesita saber que lo hicieron;
- hay varios firmantes y un orden importa;
- necesitas un grabar — fechas, destinatarios, finalización — que se mantiene cuando se archiva el expediente;
- el acuerdo tiene que salir muchas veces con los mismos campos, por lo que una plantilla reutilizable guarda la configuración.
Cómo ejecuta E-Signer el ciclo
E-Signer es el escritorio de firma de la suite: prepare el PDF, agregue su propia firma, coloque los campos que la otra parte debe completar y luego envíe. El destinatario abre un enlace privado, firma y ambas partes reciben el documento sellado con su certificado y pista de auditoría. El escritorio mantiene borradores, solicitudes pendientes y acuerdos completados en un solo lugar, admite hasta diez firmantes en un documento y hasta cincuenta destinatarios separados en un envío masivo, y permite al remitente retirar o renovar una solicitud.
¿Qué pasa con el documento?
La firma necesita que el archivo permanezca disponible mientras la solicitud está abierta, por lo que un sobre guarda el PDF cargado y los detalles de la firma de los destinatarios hasta que se completa, caduca o se retira. Los enlaces de firma son privados, de propósito único y caducan con la solicitud. Todo lo demás sobre el servicio (cifrado en tránsito, credenciales hash, eliminación automática para cargas normales) está en la lista. Página de seguridad.
Antes de enviar el sobre
- Acuerde los nombres de los firmantes, las direcciones de correo electrónico y el orden de firma.
- Coloque todos los campos: firma, iniciales, fecha y cualquier texto que el firmante deba completar.
- Establece el código de acceso, el recordatorio y la caducidad sólo si el acuerdo los necesita.
- Envíese un sobre de prueba para obtener un contrato de alto valor.
Orden de firma y recordatorios
La firma secuencial es más fácil de auditar que la firma paralela, pero es más lenta. Elija el pedido que requiere el contrato, no el que sea más conveniente para el remitente. Los recordatorios ayudan; Demasiados recordatorios parecen spam. Establezca un vencimiento que coincida con el cronograma del acuerdo y dígale a la otra parte qué sucede si caduca.
Después de la finalización
Descargue el PDF sellado y el certificado, guárdelos junto con el registro del contrato y verifique que todas las partes hayan recibido la copia final. El certificado es la evidencia del proceso; el PDF firmado es el acuerdo. Si un firmante cuestiona una firma, el registro de auditoría es lo que responde a la pregunta; guárdelo con el documento, no en una carpeta separada de la bandeja de entrada. el Página de funciones de firma electrónica Explica el flujo de trabajo de principio a fin.
Iniciar una solicitud
Firma electrónica cuesta $10/mes por sí solo, o $15/mes con Legal Workflow en el combo. Vea cómo funciona E-Signer y comienza con el documento que ya tienes.