Ηλεκτρονική υπογραφή έναντι εκτύπωσης: Πώς να υπογράψετε μια σύμβαση στο Διαδίκτυο

Τα περισσότερα συμβόλαια εξακολουθούν να υπογράφονται με αργό τρόπο: εκτυπώνει από τη μία πλευρά, υπογράφει, σαρώνει και στέλνει με email ένα PDF. εκτυπώσεις της άλλης όψης ότι, υπογράφει, σαρώνει και το στέλνει πίσω μέσω email. Μέχρι τον τρίτο γύρο το έγγραφο είναι φωτοτυπία φωτοτυπίας και κανείς δεν μπορεί να πει με βεβαιότητα ποια έκδοση είναι η εκτελεσθείσα.

Τι χρειάζεται μια πραγματική ροή ηλεκτρονικών πινακίδων

Η σφράγιση μιας εικόνας υπογραφής σε ένα PDF λύνει το πρόβλημα της εικόνας. Δεν λύνει το πρόβλημα της ροής εργασίας. Ένα χρήσιμο αίτημα υπογραφής περιλαμβάνει πέντε πράγματα:

• Τοποθέτηση. Ο αποστολέας αποφασίζει ακριβώς πού πηγαίνει κάθε υπογραφή, αρχικό, ημερομηνία, όνομα, τικ ή πεδίο κειμένου — ο παραλήπτης δεν χρειάζεται να μαντέψει.
• Εκχώρηση. Κάθε πεδίο ανήκει σε έναν επώνυμο παραλήπτη. Με πολλούς υπογράφοντες, το έγγραφο μπορεί να ακολουθεί μια καθορισμένη σειρά, έτσι ώστε το δεύτερο άτομο να υπογράφει μόνο μετά την πρώτη.
• Ένας ιδιωτικός σύνδεσμος. Ο παραλήπτης ανοίγει έναν σύνδεσμο, βλέπει μόνο τα δικά του πεδία και δεν χρειάζεται λογαριασμό.
• Αποδεικτικά στοιχεία ολοκλήρωσης. Το ολοκληρωμένο PDF επιστρέφει με ένα πιστοποιητικό και μια καταγραφή διαδρομής ελέγχου ποιος υπέγραψε, πότε και από πού.
• Ελεγχος. Ο αποστολέας μπορεί να δει προσχέδια, εκκρεμή και ολοκληρωμένα αιτήματα, να στείλει υπενθυμίσεις και να αποσύρει ή να ανανεώσει ένα αίτημα που έχει λήξει.

Είναι νομικά δεσμευτική η ηλεκτρονική υπογραφή;

Σε πολλές δικαιοδοσίες, ναι. Ο νόμος ESIGN των ΗΠΑ, ο κανονισμός eIDAS της ΕΕ και ο νόμος για την τεχνολογία πληροφοριών της Ινδίας, 2000, αναγνωρίζουν όλες τις ηλεκτρονικές υπογραφές για ένα ευρύ φάσμα συμφωνιών. Αλλά οι λεπτομέρειες διαφέρουν ανά χώρα, ανά τύπο εγγράφου και από τις απαιτήσεις της άλλης πλευράς — διαθήκες, ορισμένα έγγραφα ιδιοκτησίας και ορισμένες ρυθμιζόμενες συμβάσεις εξακολουθούν να περιμένουν μελάνι, μάρτυρες ή πιστοποιημένη ψηφιακή υπογραφή.

Ο πρακτικός κανόνας: η ηλεκτρονική υπογραφή είναι το ηλεκτρονικό ισοδύναμο της υπογραφής σας με στυλό και όχι συμβολαιογραφική πράξη. Εάν ο αντισυμβαλλόμενος επιμένει σε μια συγκεκριμένη μέθοδο, ρωτήστε πριν στείλετε.

Όταν μια επικολλημένη εικόνα υπογραφής δεν είναι αρκετή

Για μια εφάπαξ φόρμα που υπογράφετε μόνοι σας, μια γραμμένη υπογραφή που πέφτει στη σελίδα είναι εντάξει — αυτό είναι Συμπλήρωση & Υπογραφή κάνει. Ζητήστε ένα αίτημα υπογραφής όταν:

• κάποιος άλλο πρέπει να υπογράψει, και πρέπει να ξέρετε ότι το έκαναν.
• υπάρχουν αρκετοί υπογράφοντες και η παραγγελία έχει σημασία.
• χρειάζεσαι α ρεκόρ — ημερομηνίες, παραλήπτες, ολοκλήρωση — που εμφανίζεται όταν το αρχείο αρχειοθετείται.
• η συμφωνία πρέπει να βγει πολλές φορές με τα ίδια πεδία, επομένως ένα επαναχρησιμοποιήσιμο πρότυπο αποθηκεύει τη ρύθμιση.

Πώς το E-Signer εκτελεί τον βρόχο

Το E-Signer είναι το γραφείο υπογραφής στη σουίτα: ετοιμάστε το PDF, προσθέστε τη δική σας υπογραφή, τοποθετήστε τα πεδία που πρέπει να συμπληρώσει το άλλο μέρος και μετά στείλτε το. Ο παραλήπτης ανοίγει έναν ιδιωτικό σύνδεσμο, υπογράφει και και οι δύο πλευρές λαμβάνουν το σφραγισμένο έγγραφο με το πιστοποιητικό και τη διαδρομή ελέγχου. Το γραφείο διατηρεί προσχέδια, εκκρεμή αιτήματα και ολοκληρωμένες συμφωνίες σε ένα μέρος, υποστηρίζει έως και δέκα υπογράφοντες σε ένα έγγραφο και έως και πενήντα ξεχωριστούς παραλήπτες σε μαζική αποστολή και επιτρέπει στον αποστολέα να αποσύρει ή να ανανεώσει ένα αίτημα.

Τι συμβαίνει με το έγγραφο

Η υπογραφή χρειάζεται το αρχείο να παραμένει διαθέσιμο όσο είναι ανοιχτό το αίτημα, επομένως ένας φάκελος διατηρεί το μεταφορτωμένο PDF και τα στοιχεία υπογραφής των παραληπτών μέχρι να ολοκληρωθεί, να λήξει ή να αποσυρθεί. Οι σύνδεσμοι υπογραφής είναι ιδιωτικοί, απλού σκοπού και λήγουν με το αίτημα. Όλα τα άλλα σχετικά με την υπηρεσία — κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά, κατακερματισμένα διαπιστευτήρια, αυτόματη διαγραφή για συνηθισμένες μεταφορτώσεις — βρίσκονται στο Σελίδα ασφαλείας.

Πριν στείλετε το φάκελο

1. Συμφωνήστε τα ονόματα των υπογραφόντων, τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη σειρά υπογραφής.
2. Τοποθετήστε κάθε πεδίο: υπογραφή, αρχικά, ημερομηνία και οποιοδήποτε κείμενο πρέπει να συμπληρώσει ο υπογράφων.
3. Ορίστε τον κωδικό πρόσβασης, την υπενθύμιση και τη λήξη μόνο εάν τα χρειάζεται η συμφωνία.
4. Στείλτε έναν δοκιμαστικό φάκελο στον εαυτό σας για ένα συμβόλαιο υψηλής αξίας.

Παραγγελία υπογραφής και υπενθυμίσεις

Η διαδοχική υπογραφή είναι ευκολότερο να ελεγχθεί από την παράλληλη υπογραφή, αλλά είναι πιο αργή. Επιλέξτε την παραγγελία που απαιτεί η σύμβαση, όχι την παραγγελία που είναι πιο βολική για τον αποστολέα. Υπενθυμίσεις βοήθεια? πάρα πολλές υπενθυμίσεις μοιάζουν με ανεπιθύμητο περιεχόμενο. Ορίστε μια λήξη που να ταιριάζει με το χρονοδιάγραμμα της συμφωνίας και πείτε στο άλλο μέρος τι θα συμβεί εάν λήξει.

Μετά την ολοκλήρωση

Κατεβάστε το σφραγισμένο PDF και το πιστοποιητικό, αποθηκεύστε και τα δύο μαζί με το αρχείο της σύμβασης και ελέγξτε ότι όλα τα μέρη έλαβαν το τελικό αντίγραφο. Το πιστοποιητικό είναι η απόδειξη της διαδικασίας. το υπογεγραμμένο PDF είναι η συμφωνία. Εάν ένας υπογράφοντος αμφισβητεί μια υπογραφή, η διαδρομή ελέγχου είναι αυτή που απαντά στην ερώτηση — κρατήστε το μαζί με το έγγραφο, όχι σε ξεχωριστό φάκελο εισερχομένων. Το Σελίδα χαρακτηριστικών του E-Signer εξηγεί τη ροή εργασιών από άκρο σε άκρο.

Ξεκινήστε ένα αίτημα

E-Sign είναι $10/μήνα από μόνο του ή 15 $/μήνα με τη νομική ροή εργασίας στον συνδυασμό. Δείτε πώς λειτουργεί το E-Signer και ξεκινήστε με το έγγραφο που έχετε ήδη.