التوقيع الإلكتروني مقابل الطباعة: كيفية توقيع العقد عبر الإنترنت
لا يزال يتم توقيع معظم العقود بطريقة بطيئة: يقوم أحد الجانبين بطباعة ملف PDF وتوقيعه ومسحه ضوئيًا وإرساله بالبريد الإلكتروني؛ يطبع الجانب الآخر ذلكوالعلامات والمسح الضوئي وإرسالها بالبريد الإلكتروني مرة أخرى. بحلول الجولة الثالثة، تكون الوثيقة عبارة عن نسخة مصورة، ولا يمكن لأحد أن يقول على وجه اليقين أي نسخة هي النسخة المنفذة.
ما يحتاجه تدفق التوقيع الإلكتروني الحقيقي
يؤدي ختم صورة التوقيع على ملف PDF إلى حل مشكلة الصورة. لا يحل مشكلة سير العمل. يتضمن طلب التوقيع المفيد خمسة أشياء:
- التنسيب. يقرر المرسل بالضبط أين يذهب كل توقيع أو حرف أولي أو تاريخ أو اسم أو علامة أو حقل نصي - ولا يتعين على المستلم التخمين.
- تكليف. ينتمي كل حقل إلى مستلم محدد. مع وجود العديد من الموقعين، يمكن أن تتبع الوثيقة ترتيبًا محددًا بحيث يوقع الشخص الثاني فقط بعد الأول.
- رابط خاص. يفتح المستلم رابطًا واحدًا، ويرى الحقول الخاصة به فقط ولا يحتاج إلى حساب.
- أدلة الإكمال. يأتي ملف PDF النهائي مزودًا بشهادة وسجل تدقيق يسجل من قام بالتوقيع ومتى وأين.
- يتحكم. يمكن للمرسل رؤية المسودات والطلبات المعلقة والمكتملة وإرسال رسائل تذكير وسحب أو تجديد الطلب الذي انتهت صلاحيته.
هل التوقيع الإلكتروني ملزم قانونًا؟
في العديد من الولايات القضائية، نعم. يعترف قانون ESIGN الأمريكي، ولوائح eIDAS الخاصة بالاتحاد الأوروبي، وقانون تكنولوجيا المعلومات الهندي لعام 2000، بالتوقيعات الإلكترونية لمجموعة واسعة من الاتفاقيات. لكن التفاصيل تختلف حسب البلد ونوع الوثيقة ومتطلبات الطرف الآخر - الوصايا وبعض وثائق الملكية وبعض العقود المنظمة لا تزال تتطلب الحبر أو الشهود أو التوقيع الرقمي المعتمد.
القاعدة العملية: التوقيع الإلكتروني هو المعادل الإلكتروني لتوقيعك بالقلم والحبر، وليس عملاً موثقًا. إذا أصر الطرف المقابل على طريقة معينة، اسأل قبل أن ترسل.
عندما لا تكون صورة التوقيع الملصقة كافية
بالنسبة إلى نموذج لمرة واحدة تقوم بالتوقيع عليه بنفسك، فلا بأس من التوقيع المرسوم على الصفحة - وهذا هو الأمر ملء وتوقيع يفعل. الوصول إلى طلب التوقيع عندما:
- شخص ما آخر يجب عليه التوقيع، وعليك أن تعرف أنهم فعلوا ذلك؛
- هناك العديد من الموقعين والأمر مهم؛
- أنت بحاجة إلى سجل - التواريخ، المستلمون، الإكمال - التي تظهر عند حفظ الملف؛
- الاتفاق يجب أن يخرج عدة مرات بنفس الحقول، لذلك يقوم القالب القابل لإعادة الاستخدام بحفظ الإعداد.
كيف يقوم E-Signer بتشغيل الحلقة
E-Signer هو مكتب التوقيع في المجموعة: قم بإعداد ملف PDF، وأضف توقيعك الخاص، ثم ضع الحقول التي يجب على الطرف الآخر ملئها، ثم أرسلها. يفتح المستلم رابطًا خاصًا، ويوقع، ويتلقى كلا الجانبين الوثيقة المختومة مع شهادتها ومسار التدقيق. يحتفظ المكتب بالمسودات والطلبات المعلقة والاتفاقيات المكتملة في مكان واحد، ويدعم ما يصل إلى عشرة موقعين على مستند واحد وما يصل إلى خمسين مستلمًا منفصلاً في إرسال مجمع، ويتيح للمرسل سحب الطلب أو تجديده.
ماذا يحدث للوثيقة
يتطلب التوقيع أن يظل الملف متاحًا أثناء فتح الطلب، لذلك يحتفظ المظروف بملف PDF الذي تم تحميله وتفاصيل توقيع المستلمين حتى اكتماله أو انتهاء صلاحيته أو سحبه. روابط التوقيع خاصة وذات غرض واحد وتنتهي مع الطلب. كل شيء آخر يتعلق بالخدمة - التشفير أثناء النقل، وبيانات الاعتماد المجزأة، والحذف التلقائي للتحميلات العادية - موجود على صفحة الأمان.
قبل أن ترسل المظروف
- الموافقة على أسماء الموقعين وعناوين البريد الإلكتروني وأمر التوقيع.
- ضع كل حقل: التوقيع والأحرف الأولى والتاريخ وأي نص يجب على الموقع إكماله.
- قم بتعيين رمز الوصول والتذكير وانتهاء الصلاحية فقط إذا كانت الاتفاقية تتطلب ذلك.
- أرسل مظروفًا تجريبيًا لنفسك للحصول على عقد عالي القيمة.
أمر التوقيع والتذكير
يعد التوقيع التسلسلي أسهل في التدقيق من التوقيع المتوازي، ولكنه أبطأ. اختر الطلب الذي يتطلبه العقد، وليس الترتيب الأكثر ملاءمة للمرسل. تساعد التذكيرات؛ الكثير من التذكيرات تبدو وكأنها رسائل غير مرغوب فيها. قم بتعيين انتهاء صلاحية يتوافق مع الجدول الزمني للصفقة، وأخبر الطرف الآخر بما يحدث إذا انقضت.
بعد الانتهاء
قم بتنزيل ملف PDF المختوم والشهادة، واحفظهما مع سجل العقد، وتأكد من حصول كل طرف على النسخة النهائية. الشهادة هي دليل العملية؛ PDF الموقع هو الاتفاقية. إذا اعترض أحد الموقعين على التوقيع، فإن مسار التدقيق هو ما يجيب على السؤال - احتفظ به مع المستند، وليس في مجلد صندوق بريد منفصل. ال صفحة ميزات التوقيع الإلكتروني يشرح سير العمل من البداية إلى النهاية.
ابدأ الطلب
التوقيع الإلكتروني هو 10 دولارًا أمريكيًا شهريًا بمفرده، أو 15 دولارًا أمريكيًا شهريًا مع سير العمل القانوني في المجموعة. تعرف على كيفية عمل التوقيع الإلكتروني وابدأ بالمستند الذي لديك بالفعل.