Firma elettronica e stampa: come ottenere la firma di un contratto online
La maggior parte dei contratti viene ancora firmata in modo lento: un lato stampa, firma, scansiona e invia tramite e-mail un PDF; l'altro lato viene stampato quello, lo firma, lo scansiona e lo invia via email. Al terzo giro il documento è la fotocopia della fotocopia, e nessuno può dire con certezza quale sia quella eseguita.
Di cosa ha bisogno un vero flusso di segnaletica elettronica
La stampa di un'immagine della firma su un PDF risolve il problema dell'immagine. Non risolve il problema del flusso di lavoro. Una richiesta di firma utile comporta cinque cose:
- Posizionamento. Il mittente decide esattamente dove va a finire ogni firma, iniziale, data, nome, segno di spunta o campo di testo: il destinatario non deve indovinare.
- Compito. Ogni campo appartiene a un destinatario denominato. Con più firmatari, il documento può seguire un ordine definito in modo che la seconda persona firmi solo dopo la prima.
- Un collegamento privato. Il destinatario apre un collegamento, vede solo i propri campi e non ha bisogno di un account.
- Prove di completamento. Il PDF finito ritorna con un certificato e una traccia di controllo che registra chi ha firmato, quando e da dove.
- Controllare. Il mittente può visualizzare le bozze, le richieste in sospeso e completate, inviare promemoria e ritirare o rinnovare una richiesta scaduta.
La firma elettronica è giuridicamente vincolante?
In molte giurisdizioni, sì. L'ESIGN Act statunitense, il regolamento eIDAS dell'UE e l'Information Technology Act del 2000 indiano riconoscono tutti le firme elettroniche per un'ampia gamma di accordi. Ma i dettagli differiscono a seconda del paese, del tipo di documento e dei requisiti della controparte: testamenti, alcuni documenti di proprietà e alcuni contratti regolamentati richiedono ancora inchiostro, testimoni o una firma digitale certificata.
La regola pratica: una firma elettronica è l'equivalente elettronico della vostra firma con penna e inchiostro, non un atto autenticato. Se la controparte insiste su un metodo specifico, chiedi prima di inviare.
Quando un'immagine della firma incollata non è sufficiente
Per un modulo una tantum che firmi tu stesso, una firma disegnata e lasciata sulla pagina va bene: ecco cosa Compila e firma lo fa. Raggiungere una richiesta di firma quando:
- qualcuno altro deve firmare e devi sapere che lo hanno fatto;
- ci sono diversi firmatari e un ordine conta;
- hai bisogno di un registrare - date, destinatari, completamento - che risalta quando il file viene archiviato;
- l'accordo deve scadere molte volte con gli stessi campi, quindi un modello riutilizzabile salva la configurazione.
Come E-Signer esegue il ciclo
E-Signer è il desk per la firma della suite: prepara il PDF, aggiungi la tua firma, inserisci i campi che l'altra parte dovrà compilare, quindi invia. Il destinatario apre un collegamento privato, firma ed entrambe le parti ricevono il documento sigillato con il relativo certificato e la traccia di controllo. La scrivania conserva le bozze, le richieste in sospeso e gli accordi completati in un unico posto, supporta fino a dieci firmatari di un documento e fino a cinquanta destinatari separati in un invio in blocco e consente al mittente di ritirare o rinnovare una richiesta.
Cosa succede al documento
La firma richiede che il file rimanga disponibile mentre la richiesta è aperta, quindi una busta conserva il PDF caricato e i dettagli della firma dei destinatari fino al completamento, alla scadenza o al ritiro. I collegamenti di firma sono privati, monouso e scadono con la richiesta. Tutto il resto del servizio (crittografia in transito, credenziali con hash, cancellazione automatica per caricamenti ordinari) è disponibile su Pagina di sicurezza.
Prima di inviare la busta
- Concordare i nomi dei firmatari, gli indirizzi e-mail e l'ordine di firma.
- Inserisci ogni campo: firma, iniziali, data e qualsiasi testo che il firmatario deve completare.
- Imposta il codice di accesso, il promemoria e la scadenza solo se il contratto li prevede.
- Inviati una busta di prova per un contratto di alto valore.
Firma ordini e solleciti
La firma sequenziale è più semplice da controllare rispetto alla firma parallela, ma è più lenta. Scegli l'ordine richiesto dal contratto e non quello più conveniente per il mittente. I promemoria aiutano; troppi promemoria sembrano spam. Imposta una scadenza che corrisponda alla tempistica dell'accordo e comunica all'altra parte cosa succede se scade.
Dopo il completamento
Scarica il PDF sigillato e il certificato, conservali entrambi insieme al verbale del contratto e controlla che tutte le parti abbiano ricevuto la copia finale. Il certificato è la prova del processo; il PDF firmato è l'accordo. Se un firmatario contesta una firma, la traccia di controllo è ciò che risponde alla domanda: conservala insieme al documento, non in una cartella di posta in arrivo separata. Il Pagina delle funzionalità Firma elettronico spiega il flusso di lavoro dall'inizio alla fine.
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