E-Sign vs. Printing: Sådan får du en kontrakt underskrevet online
De fleste kontrakter er stadig underskrevet på den langsomme måde: den ene side udskriver, underskriver, scanner og e-mailer en PDF; den anden side udskrives det, underskriver, scanner og e-mailer det tilbage. Ved tredje runde er dokumentet en fotokopi af en fotokopi, og ingen kan med sikkerhed sige, hvilken version der er den udførte.
Hvad et rigtigt e-skilt flow har brug for
Stempling af et signaturbillede på en PDF løser billedproblemet. Det løser ikke workflow-problemet. En nyttig underskriftsanmodning indeholder fem ting:
- Placering. Afsenderen bestemmer præcis, hvor hver signatur, initial, dato, navn, flueben eller tekstfelt skal hen - modtageren behøver ikke at gætte.
- Opgave. Hvert felt tilhører en navngivet modtager. Med flere underskrivere kan dokumentet følge en defineret rækkefølge, så den anden person kun underskriver efter den første.
- Et privat link. Modtageren åbner ét link, ser kun deres egne felter og behøver ikke en konto.
- Fuldførelsesbevis. Den færdige PDF kommer tilbage med et certifikat og et revisionsspor, hvem der underskrev, hvornår og hvorfra.
- Kontrollere. Afsenderen kan se udkast, afventende og afsluttede anmodninger, sende påmindelser og trække eller forny en anmodning, der er udløbet.
Er en elektronisk signatur juridisk bindende?
I mange jurisdiktioner, ja. Den amerikanske ESIGN Act, EU's eIDAS-forordning og Indiens Information Technology Act, 2000 anerkender alle elektroniske signaturer for en lang række aftaler. Men detaljerne er forskellige fra land til land, efter dokumenttype og af den anden sides egne krav - testamenter, nogle ejendomsdokumenter og visse regulerede kontrakter forventer stadig blæk, vidner eller en certificeret digital signatur.
Den praktiske regel: en elektronisk signatur er den elektroniske ækvivalent til din pen-og-blæk signatur, ikke en notariseret handling. Hvis modparten insisterer på en bestemt metode, så spørg før du sender.
Når et indsat signaturbillede ikke er nok
For en engangsformular, du selv underskriver, er en tegnet underskrift faldet på siden fint - det er det Udfyld og underskriv gør. Søg efter en underskriftsanmodning, når:
- nogen andet skal underskrive, og du skal vide, at de gjorde det;
- der er flere underskrivere og en ordre betyder noget;
- du har brug for en optage — datoer, modtagere, færdiggørelse — der står op, når filen er arkiveret;
- aftalen skal ud mange gange med de samme felter, så en genanvendelig skabelon gemmer opsætningen.
Hvordan E-Signer kører løkken
E-Signer er signeringsskranken i suiten: klargør PDF'en, tilføj din egen signatur, placer felterne, som den anden part skal udfylde, og send derefter. Modtageren åbner et privat link, tegner, og begge sider modtager det forseglede dokument med dets certifikat og revisionsspor. Skrivebordet opbevarer udkast, afventende forespørgsler og afsluttede aftaler ét sted, understøtter op til ti underskrivere på ét dokument og op til halvtreds separate modtagere i en masseafsendelse og lader afsenderen trække eller forny en anmodning.
Hvad sker der med dokumentet
Signering kræver, at filen forbliver tilgængelig, mens anmodningen er åben, så en konvolut gemmer den uploadede PDF og modtagernes underskriftsdetaljer, indtil den er fuldført, udløber eller trækkes tilbage. Signeringslinks er private, til en enkelt formål og udløber med anmodningen. Alt andet om tjenesten - kryptering under forsendelse, hashkrypterede legitimationsoplysninger, automatisk sletning for almindelige uploads - er på Sikkerhedsside.
Før du sender konvolutten
- Aftal underskrivernes navne, e-mailadresser og underskriftsrækkefølge.
- Placer hvert felt: underskrift, initialer, dato og enhver tekst, som underskriveren skal udfylde.
- Indstil kun adgangskode, påmindelse og udløb, hvis aftalen har brug for dem.
- Send en testkonvolut til dig selv for en kontrakt af høj værdi.
Signering af ordre og rykkere
Sekventiel signering er lettere at auditere end parallel signering, men den er langsommere. Vælg den rækkefølge, kontrakten kræver, ikke den rækkefølge, der er mest bekvem for afsenderen. Påmindelser hjælper; for mange påmindelser ligner spam. Indstil et udløb, der matcher aftalens tidslinje, og fortæl den anden part, hvad der sker, hvis det udløber.
Efter afslutning
Download den forseglede PDF og certifikatet, gem begge dele sammen med kontrakten, og kontroller, at hver part har modtaget den endelige kopi. Certifikatet er beviset for processen; den underskrevne PDF er aftalen. Hvis en underskriver bestrider en signatur, er revisionssporet det, der besvarer spørgsmålet - gem det sammen med dokumentet, ikke i en separat indbakkemappe. Den E-Signer funktionsside forklarer arbejdsgangen fra ende til anden.
Start en anmodning
E-skilt er 10 USD/md. alene eller 15 USD/md. med Legal Workflow i kombinationen. Se, hvordan E-Signer fungerer og start med det dokument, du allerede har.