ई-साइन बनाम प्रिंटिंग: किसी अनुबंध पर ऑनलाइन हस्ताक्षर कैसे कराएं

अधिकांश अनुबंधों पर अभी भी धीमी गति से हस्ताक्षर किए जाते हैं: एक तरफ पीडीएफ को प्रिंट, हस्ताक्षर, स्कैन और ईमेल किया जाता है; दूसरी ओर प्रिंट करता है वह, उस पर हस्ताक्षर करता है, स्कैन करता है और उसे वापस ईमेल करता है। तीसरे दौर तक दस्तावेज़ एक फोटोकॉपी की एक फोटोकॉपी है, और कोई भी निश्चित रूप से नहीं कह सकता है कि कौन सा संस्करण निष्पादित है।

वास्तविक ई-साइन प्रवाह को क्या चाहिए

पीडीएफ पर हस्ताक्षर छवि पर मोहर लगाने से चित्र की समस्या हल हो जाती है। यह वर्कफ़्लो समस्या का समाधान नहीं करता है. एक उपयोगी हस्ताक्षर अनुरोध में पाँच बातें होती हैं:

• प्लेसमेंट. प्रेषक सटीक रूप से निर्णय लेता है कि प्रत्येक हस्ताक्षर, प्रारंभिक, दिनांक, नाम, टिक या टेक्स्ट फ़ील्ड कहां जाएगा - प्राप्तकर्ता को अनुमान लगाने की आवश्यकता नहीं है।
• कार्यभार। प्रत्येक फ़ील्ड एक नामित प्राप्तकर्ता का है। कई हस्ताक्षरकर्ताओं के साथ, दस्तावेज़ एक परिभाषित क्रम का पालन कर सकता है इसलिए दूसरा व्यक्ति पहले के बाद ही हस्ताक्षर करता है।
• एक निजी लिंक. प्राप्तकर्ता एक लिंक खोलता है, केवल अपने स्वयं के फ़ील्ड देखता है और उसे खाते की आवश्यकता नहीं होती है।
• पूर्णता प्रमाण. तैयार पीडीएफ एक प्रमाण पत्र और एक ऑडिट ट्रेल रिकॉर्डिंग के साथ वापस आता है कि किसने, कब और कहां से हस्ताक्षर किए।
• नियंत्रण। प्रेषक ड्राफ्ट, लंबित और पूर्ण अनुरोध देख सकता है, अनुस्मारक भेज सकता है, और समाप्त हो चुके अनुरोध को वापस ले सकता है या नवीनीकृत कर सकता है।

क्या इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कानूनी रूप से बाध्यकारी है?

कई न्यायक्षेत्रों में, हाँ। अमेरिकी ESIGN अधिनियम, EU का eIDAS विनियमन और भारत का सूचना प्रौद्योगिकी अधिनियम, 2000 सभी समझौतों की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर को मान्यता देते हैं। लेकिन विवरण देश, दस्तावेज़ प्रकार और दूसरे पक्ष की अपनी आवश्यकताओं के अनुसार भिन्न होते हैं - वसीयत, कुछ संपत्ति दस्तावेज़ और कुछ विनियमित अनुबंध अभी भी स्याही, गवाह या प्रमाणित डिजिटल हस्ताक्षर की अपेक्षा करते हैं।

व्यावहारिक नियम: एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर आपके कलम और स्याही हस्ताक्षर का इलेक्ट्रॉनिक समकक्ष है, नोटरीकृत अधिनियम नहीं। यदि प्रतिपक्ष किसी विशिष्ट विधि पर जोर देता है, तो भेजने से पहले पूछें।

जब चिपकाई गई हस्ताक्षर छवि पर्याप्त न हो

एक बार के फॉर्म के लिए जिस पर आप स्वयं हस्ताक्षर करते हैं, पृष्ठ पर डाला गया एक खींचा हुआ हस्ताक्षर ठीक है - यही है भरें और हस्ताक्षर करें करता है. हस्ताक्षर अनुरोध के लिए तब पहुंचें जब:

• कोई अन्यथा हस्ताक्षर करना होगा, और आपको यह जानना होगा कि उन्होंने हस्ताक्षर किये हैं;
• वहाँ हैं कई हस्ताक्षरकर्ता और एक आदेश मायने रखता है;
• आपको एक चाहिए रिकार्ड - तिथियां, प्राप्तकर्ता, पूर्णता - जो फ़ाइल के दाखिल होने पर सामने आती है;
• समझौते को बाहर जाना होगा कई बार समान फ़ील्ड के साथ, इसलिए एक पुन: प्रयोज्य टेम्पलेट सेटअप को सहेजता है।

ई-हस्ताक्षरकर्ता लूप कैसे चलाता है

ई-हस्ताक्षरकर्ता सुइट में हस्ताक्षर करने वाला डेस्क है: पीडीएफ तैयार करें, अपना हस्ताक्षर जोड़ें, दूसरे पक्ष द्वारा भरे जाने वाले फ़ील्ड डालें, फिर भेजें। प्राप्तकर्ता एक निजी लिंक खोलता है, हस्ताक्षर करता है, और दोनों पक्षों को उसके प्रमाणपत्र और ऑडिट ट्रेल के साथ सीलबंद दस्तावेज़ प्राप्त होता है। डेस्क ड्राफ्ट, लंबित अनुरोधों और पूर्ण किए गए समझौतों को एक ही स्थान पर रखता है, एक दस्तावेज़ पर अधिकतम दस हस्ताक्षरकर्ताओं और एक थोक प्रेषण में पचास अलग-अलग प्राप्तकर्ताओं का समर्थन करता है, और प्रेषक को अनुरोध वापस लेने या नवीनीकृत करने देता है।

दस्तावेज़ का क्या होता है

अनुरोध के खुले रहने तक हस्ताक्षर के लिए फ़ाइल उपलब्ध रहना आवश्यक है, इसलिए एक लिफाफा अपलोड किए गए पीडीएफ और प्राप्तकर्ताओं के हस्ताक्षर विवरण को तब तक रखता है जब तक कि यह पूरा न हो जाए, समाप्त न हो जाए या वापस न ले लिया जाए। हस्ताक्षरित लिंक निजी, एकल-उद्देश्यीय हैं और अनुरोध के साथ समाप्त हो जाते हैं। सेवा के बारे में बाकी सब कुछ - पारगमन में एन्क्रिप्शन, हैशेड क्रेडेंशियल, सामान्य अपलोड के लिए स्वचालित विलोपन - पर है सुरक्षा पृष्ठ.

लिफाफा भेजने से पहले

1. हस्ताक्षरकर्ता के नाम, ईमेल पते और हस्ताक्षर आदेश पर सहमति व्यक्त करें।
2. प्रत्येक फ़ील्ड रखें: हस्ताक्षर, आद्याक्षर, दिनांक और कोई भी पाठ जिसे हस्ताक्षरकर्ता को पूरा करना होगा।
3. एक्सेस कोड, रिमाइंडर और एक्सपायरी तभी सेट करें जब अनुबंध को उनकी आवश्यकता हो।
4. उच्च-मूल्य वाले अनुबंध के लिए स्वयं को एक परीक्षण लिफाफा भेजें।

आदेश और अनुस्मारक पर हस्ताक्षर करना

समानांतर हस्ताक्षर की तुलना में अनुक्रमिक हस्ताक्षर का ऑडिट करना आसान है, लेकिन यह धीमा है। अनुबंध के लिए आवश्यक ऑर्डर चुनें, न कि वह ऑर्डर चुनें जो प्रेषक के लिए सबसे सुविधाजनक हो। अनुस्मारक मदद करते हैं; बहुत सारे अनुस्मारक स्पैम जैसे लगते हैं। एक समाप्ति तिथि निर्धारित करें जो सौदे की समयसीमा से मेल खाती हो, और दूसरे पक्ष को बताएं कि यदि यह समाप्त हो जाती है तो क्या होगा।

पूरा होने के बाद

सीलबंद पीडीएफ और प्रमाणपत्र डाउनलोड करें, दोनों को अनुबंध रिकॉर्ड के साथ संग्रहीत करें, और जांचें कि प्रत्येक पक्ष को अंतिम प्रति प्राप्त हुई है। प्रमाणपत्र प्रक्रिया का प्रमाण है; हस्ताक्षरित पीडीएफ समझौता है। यदि कोई हस्ताक्षरकर्ता किसी हस्ताक्षर पर विवाद करता है, तो ऑडिट ट्रेल ही प्रश्न का उत्तर देता है - इसे दस्तावेज़ के साथ रखें, अलग इनबॉक्स फ़ोल्डर में नहीं। द ई-हस्ताक्षरकर्ता सुविधा पृष्ठ वर्कफ़्लो को शुरू से अंत तक समझाता है।

एक अनुरोध प्रारंभ करें

ई-साइन अपने आप में $10/माह है, या कॉम्बो में कानूनी वर्कफ़्लो के साथ $15/माह है। देखें कि ई-हस्ताक्षरकर्ता कैसे काम करता है और आपके पास पहले से मौजूद दस्तावेज़ से शुरुआत करें।