E-Sign kontra nyomtatás: Hogyan írjunk alá szerződést online

A legtöbb szerződést még mindig lassan írják alá: az egyik oldal nyomtat, aláír, beszkennel és elküldi e-mailben egy PDF-et; a másik oldalon nyomatok hogy, aláírja, beszkenneli és visszaküldi e-mailben. A harmadik körben a dokumentum egy fénymásolat fénymásolata, és senki sem tudja biztosan megmondani, hogy melyik verzió a végrehajtott.

Mire van szüksége egy valódi e-sign flow-hoz

Egy aláírási kép PDF-be bélyegzése megoldja a képproblémát. Nem oldja meg a munkafolyamat problémáját. Egy hasznos aláírási kérelem öt dolgot tartalmaz:

• Elhelyezés. A feladó dönti el, hogy az egyes aláírások, kezdőbetűk, dátumok, név, pipa vagy szövegmezők pontosan hova kerüljenek – a címzettnek nem kell találgatnia.
• Kijelölés. Minden mező egy megnevezett címzetthez tartozik. Több aláíró esetén a dokumentum meghatározott sorrendet követhet, így a második személy csak az első után írja alá.
• Privát link. A címzett egy hivatkozást nyit meg, csak a saját mezőit látja, és nincs szüksége fiókra.
• Befejezési bizonyíték. Az elkészült PDF tanúsítvánnyal és ellenőrzési nyomvonal felvétellel érkezik vissza, hogy ki, mikor és honnan írta alá.
• Ellenőrzés. A feladó láthatja a piszkozatokat, a függőben lévő és befejezett kéréseket, emlékeztetőket küldhet, valamint visszavonhatja vagy megújíthatja a lejárt kérelmeket.

Az elektronikus aláírás jogilag kötelező érvényű?

Sok jogrendszerben igen. Az US ESIGN Act, az EU eIDAS rendelete és India 2000. évi információs technológiai törvénye egyaránt elismeri az elektronikus aláírást a megállapodások széles körében. A részletek azonban országonként, dokumentumtípusonként és a másik fél saját követelményeitől függően eltérőek – a végrendeletekhez, egyes ingatlanokiratokhoz és bizonyos szabályozott szerződésekhez továbbra is tinta, tanúk vagy hiteles digitális aláírás szükséges.

Gyakorlati szabály: az elektronikus aláírás a tollas aláírás elektronikus megfelelője, nem pedig közjegyző által hitelesített aktus. Ha a partner ragaszkodik egy adott módszerhez, kérdezze meg, mielőtt elküldi.

Amikor egy beillesztett aláírási kép nem elég

Egy egyszeri nyomtatványhoz, amelyet saját maga ír alá, megfelelő az oldalra ejtett aláírás – ez az Kitöltés és aláírás nem. Kérjen aláírási kérelmet, ha:

• valakit mást alá kell írnia, és tudnod kell, hogy ezt tették;
• vannak több aláíró és a parancs számít;
• szükséged van a rekordot – dátumok, címzettek, befejezés – ez az irat irattárba vételekor áll fenn;
• a megállapodásnak ki kell lépnie sokszor ugyanazokkal a mezőkkel, így egy újrafelhasználható sablon menti a beállítást.

Hogyan futtatja az E-Signer a hurkot

Az E-Signer az aláíró pult a csomagban: készítse el a PDF-et, adja hozzá saját aláírását, helyezze el a másik fél által kitöltendő mezőket, majd küldje el. A címzett megnyit egy privát linket, aláír, és mindkét fél megkapja a lepecsételt dokumentumot annak tanúsítványával és ellenőrzési nyomvonalával. A pult egy helyen tárolja a piszkozatokat, a függőben lévő kérelmeket és a teljesített megállapodásokat, egy dokumentumon legfeljebb tíz aláírót, tömeges küldésben pedig legfeljebb ötven külön címzettet támogat, és lehetővé teszi a feladó számára a kérés visszavonását vagy megújítását.

Mi történik a dokumentummal

Az aláíráshoz a fájlnak elérhetőnek kell lennie, amíg a kérelem nyitva van, így egy boríték őrzi a feltöltött PDF-fájlt és a címzett aláírási adatait, amíg az elkészül, le nem jár vagy visszavonják. Az aláíró linkek privátak, egycélúak, és a kéréssel együtt lejárnak. A szolgáltatással kapcsolatos minden egyéb – az átvitel közbeni titkosítás, a hitelesítő adatok kivonatolása, a normál feltöltések automatikus törlése – a Biztonsági oldal.

Mielőtt elküldi a borítékot

1. Fogadja el az aláírók nevét, e-mail címét és aláírási sorrendjét.
2. Helyezzen el minden mezőt: aláírást, kezdőbetűket, dátumot és minden olyan szöveget, amelyet az aláírónak ki kell töltenie.
3. Csak akkor állítsa be a hozzáférési kódot, az emlékeztetőt és a lejáratot, ha a szerződésnek szüksége van rájuk.
4. Küldjön tesztborítékot magának egy nagy értékű szerződéshez.

Aláírási parancs és emlékeztetők

A szekvenciális aláírást könnyebb ellenőrizni, mint a párhuzamos aláírást, de lassabb. A szerződés által megkövetelt megrendelést válassza, ne a feladó számára legkényelmesebb rendelést. Az emlékeztetők segítenek; túl sok emlékeztető spamnek tűnik. Állítson be egy olyan lejáratot, amely megfelel az ügylet idővonalának, és mondja el a másik félnek, hogy mi történik, ha lejár.

Befejezés után

Töltse le a lepecsételt PDF-et és a tanúsítványt, tárolja mindkettőt a szerződési jegyzőkönyvvel együtt, és ellenőrizze, hogy minden fél megkapta-e a végső példányt. A tanúsítvány a folyamat bizonyítéka; az aláírt PDF a megállapodás. Ha egy aláíró vitatja az aláírást, az ellenőrzési nyomvonal az, ami megválaszolja a kérdést – tartsa a dokumentummal együtt, ne egy külön beérkező levelek mappájában. A Az E-Signer szolgáltatás oldala elmagyarázza a munkafolyamatot a végétől a végéig.

Indítson el egy kérést

E-Sign 10 USD/hó önmagában, vagy 15 USD/hó a Legal Workflow kombinációjával. Nézze meg, hogyan működik az E-Signer és kezdje a már meglévő dokumentummal.