E-Sign vs. Printing: Kuinka saada sopimus allekirjoitettua verkossa
Useimmat sopimukset allekirjoitetaan edelleen hitaasti: toinen puoli tulostaa, allekirjoittaa, skannaa ja lähettää sähköpostitse PDF-tiedoston; toisella puolella painatus että, allekirjoittaa, skannaa ja lähettää sen sähköpostitse takaisin. Kolmannella kierroksella asiakirja on valokopio valokopiosta, eikä kukaan voi varmuudella sanoa, mikä versio on toteutettu.
Mitä todellinen sähköisten merkkien virtaus tarvitsee
Allekirjoituskuvan leimaaminen PDF-tiedostoon ratkaisee kuvaongelman. Se ei ratkaise työnkulkuongelmaa. Hyödyllinen allekirjoituspyyntö sisältää viisi asiaa:
- Sijoitus. Lähettäjä päättää tarkalleen, minne jokainen allekirjoitus, nimikirjain, päivämäärä, nimi, rasti tai tekstikenttä menee – vastaanottajan ei tarvitse arvata.
- Tehtävä. Jokainen kenttä kuuluu nimetylle vastaanottajalle. Jos allekirjoittajaa on useita, asiakirja voi noudattaa määriteltyä järjestystä, joten toinen allekirjoittaa vasta ensimmäisen jälkeen.
- Yksityinen linkki. Vastaanottaja avaa yhden linkin, näkee vain omat kentänsä eikä tarvitse tiliä.
- Todisteet valmistumisesta. Valmis PDF tulee takaisin todistuksen ja kirjausketjun kanssa, kuka allekirjoitti, milloin ja mistä.
- Ohjaus. Lähettäjä voi nähdä luonnokset, odottavat ja valmiit pyynnöt, lähettää muistutuksia sekä peruuttaa tai uusia vanhentuneen pyynnön.
Onko sähköinen allekirjoitus oikeudellisesti sitova?
Monilla lainkäyttöalueilla kyllä. Yhdysvaltain ESIGN-laki, EU:n eIDAS-asetus ja Intian tietotekniikkalaki 2000 tunnustavat sähköiset allekirjoitukset useissa sopimuksissa. Yksityiskohdat vaihtelevat kuitenkin maittain, asiakirjatyypeittäin ja toisen osapuolen omien vaatimusten mukaan – testamentit, osa omaisuutta koskevat asiakirjat ja tietyt säännellyt sopimukset edellyttävät edelleen mustetta, todistajia tai varmennettua digitaalista allekirjoitusta.
Käytännön sääntö: sähköinen allekirjoitus on sähköinen vastine kynä- ja musteallekirjoituksellesi, ei notaarin vahvistama teko. Jos vastapuoli vaatii tiettyä menetelmää, kysy ennen lähettämistä.
Kun liitetty allekirjoituskuva ei riitä
Kertaluonteiselle lomakkeelle, jonka allekirjoitat itse, sivulle pudotettu piirretty allekirjoitus on hyvä – se on sitä Täytä ja allekirjoita ei. Ota yhteyttä allekirjoituspyyntöön, kun:
- joku muuta on allekirjoitettava, ja sinun on tiedettävä, että he allekirjoittivat;
- niitä on useita allekirjoittajia ja järjestyksellä on väliä;
- tarvitset a ennätys — päivämäärät, vastaanottajat, valmistuminen — joka näkyy, kun tiedosto arkistoidaan;
- sopimuksen on lähdettävä monta kertaa samoilla kentillä, joten uudelleen käytettävä malli tallentaa asetukset.
Kuinka E-Signer ajaa silmukkaa
E-Signer on sarjan allekirjoituspöytä: valmistele PDF, lisää oma allekirjoituksesi, aseta kentät, jotka toisen osapuolen on täytettävä, ja lähetä sitten. Vastaanottaja avaa yksityisen linkin, kyltit ja molemmat puolet saavat sinetöidyn asiakirjan todistuksen ja kirjausketjun kanssa. Työpöytä pitää luonnokset, vireillä olevat pyynnöt ja valmiit sopimukset yhdessä paikassa, tukee jopa kymmentä allekirjoittajaa yhdessä asiakirjassa ja jopa viittäkymmentä erillistä vastaanottajaa joukkolähetyksessä sekä antaa lähettäjän peruuttaa tai uusia pyynnön.
Mitä dokumentille tapahtuu
Allekirjoitus edellyttää, että tiedosto on saatavilla, kun pyyntö on auki, joten lähetetty PDF ja vastaanottajien allekirjoitustiedot säilytetään kirjekuoressa, kunnes se on valmis, vanhenee tai poistetaan. Allekirjoituslinkit ovat yksityisiä, kertakäyttöisiä ja vanhenevat pyynnön mukana. Kaikki muu palveluun liittyvä – salaus siirron aikana, tiivistetyt tunnistetiedot, automaattinen poistaminen tavallisista latauksista – on saatavilla Turvallisuussivu.
Ennen kuin lähetät kirjekuoren
- Sovi allekirjoittajien nimet, sähköpostiosoitteet ja allekirjoitusjärjestys.
- Sijoita jokainen kenttä: allekirjoitus, nimikirjaimet, päivämäärä ja kaikki tekstit, jotka allekirjoittajan on täytettävä.
- Aseta pääsykoodi, muistutus ja voimassaolon päättyminen vain, jos sopimus tarvitsee niitä.
- Lähetä testikuori itsellesi arvokkaalle sopimukselle.
Allekirjoitusmääräys ja muistutukset
Jaksottainen allekirjoitus on helpompi tarkastaa kuin rinnakkaisallekirjoitus, mutta se on hitaampaa. Valitse sopimuksen edellyttämä tilaus, älä lähettäjälle sopivinta tilausta. Muistutukset auttavat; liian monet muistutukset näyttävät roskapostilta. Aseta voimassaoloaika, joka vastaa sopimuksen aikajanaa, ja kerro toiselle osapuolelle, mitä tapahtuu, jos se raukeaa.
valmistumisen jälkeen
Lataa sinetöity PDF ja sertifikaatti, säilytä molemmat sopimustietueen kanssa ja tarkista, että jokainen osapuoli on saanut lopullisen kopion. Todistus on todiste prosessista; allekirjoitettu PDF on sopimus. Jos allekirjoittaja kiistää allekirjoituksen, kirjausketju on se, joka vastaa kysymykseen – säilytä se asiakirjan kanssa, ei erillisessä Saapuneet-kansiossa. The E-Signer-ominaisuussivu selittää työnkulun päästä päähän.
Aloita pyyntö
E-Sign on 10 dollaria kuukaudessa yksinään tai 15 dollaria kuukaudessa yhdessä Legal Workflow -yhdistelmän kanssa. Katso kuinka E-Signer toimii ja aloita jo olemassa olevasta asiakirjasta.