Электронная подпись или печать: как подписать контракт онлайн

Большинство контрактов по-прежнему подписываются медленно: одна сторона распечатывает, подписывает, сканирует и отправляет по электронной почте PDF-файл; другая сторона печатает что, подписывает, сканирует и отправляет обратно по электронной почте. К третьему раунду документ представляет собой фотокопию фотокопии, и никто не может точно сказать, какая версия является исполненной.

Что нужно для реального процесса электронной подписи

Штамп изображения подписи в PDF-файл решает проблему с изображением. Это не решает проблему рабочего процесса. Полезный запрос на подпись содержит пять вещей:

• Размещение. Отправитель решает, где именно будет располагаться каждая подпись, инициал, дата, имя, галочка или текстовое поле — получателю не придется гадать.
• Назначение. Каждое поле принадлежит именованному получателю. При наличии нескольких подписавших документ может следовать определенному порядку, поэтому второй человек подписывает только после первого.
• Частная ссылка. Получатель открывает одну ссылку, видит только свои поля и не нуждается в учетной записи.
• Доказательства завершения. Готовый PDF-файл возвращается с сертификатом и контрольной записью, кто, когда и откуда подписал.
• Контроль. Отправитель может видеть черновики, ожидающие и завершенные запросы, отправлять напоминания, а также отозвать или продлить запрос, срок действия которого истек.

Имеет ли электронная подпись юридическую силу?

Во многих юрисдикциях да. Закон США ESIGN, регламент ЕС eIDAS и Закон Индии об информационных технологиях 2000 года признают электронные подписи для широкого круга соглашений. Но детали различаются в зависимости от страны, типа документа и собственных требований другой стороны — завещания, некоторые документы о собственности и определенные регулируемые контракты по-прежнему требуют чернил, свидетелей или сертифицированной цифровой подписи.

Практическое правило: электронная подпись — это электронный эквивалент вашей подписи, сделанной ручкой, а не нотариально заверенный акт. Если контрагент настаивает на конкретном способе, уточните перед отправкой.

Когда вставленного изображения подписи недостаточно

Для разовой формы, которую вы подписываете самостоятельно, подойдет нарисованная подпись, брошенная на страницу. Заполнить и подписать делает. Получите запрос на подпись, когда:

• кто-то еще должен подписать, и вы должны знать, что они это сделали;
• есть несколько подписавшихся и порядок имеет значение;
• тебе нужен запись — даты, получатели, завершение — встает, когда файл сдан в архив;
• соглашение должно выйти из строя много раз с одинаковыми полями, поэтому многоразовый шаблон сохраняет настройки.

Как E-Signer выполняет цикл

E-Signer — это стол для подписи в пакете: подготовьте PDF-файл, добавьте свою подпись, разместите поля, которые должна заполнить другая сторона, а затем отправьте. Получатель открывает частную ссылку, подписывает, и обе стороны получают запечатанный документ с сертификатом и контрольным журналом. Служба хранит черновики, ожидающие запросы и завершенные соглашения в одном месте, поддерживает до десяти подписывающих лиц в одном документе и до пятидесяти отдельных получателей при массовой отправке, а также позволяет отправителю отозвать или продлить запрос.

Что происходит с документом

Для подписания необходимо, чтобы файл оставался доступным, пока запрос открыт, поэтому в конверте сохраняется загруженный PDF-файл и данные подписи получателей до тех пор, пока он не будет завершен, истечет или не будет отозван. Ссылки для подписи являются частными, одноцелевыми и истекают вместе с запросом. Все остальное об услуге — шифрование при передаче, хеширование учетных данных, автоматическое удаление при обычных загрузках — находится на Страница безопасности.

Прежде чем отправить конверт

1. Согласуйте имена подписавших, адреса электронной почты и порядок подписания.
2. Укажите все поля: подпись, инициалы, дату и любой текст, который должен заполнить подписывающая сторона.
3. Устанавливайте код доступа, напоминание и срок действия только в том случае, если они необходимы по соглашению.
4. Отправьте себе тестовый конверт для контракта на большую сумму.

Подписание приказа и напоминаний

Последовательное подписание легче проверять, чем параллельное, но оно медленнее. Выбирайте тот порядок, который предусмотрен договором, а не тот, который наиболее удобен отправителю. Напоминания помогают; слишком много напоминаний выглядят как спам. Установите срок действия, соответствующий срокам сделки, и сообщите другой стороне, что произойдет, если срок истечет.

После завершения

Загрузите запечатанный PDF-файл и сертификат, сохраните их вместе с записью контракта и убедитесь, что каждая сторона получила окончательную копию. Сертификат является свидетельством процесса; подписанный PDF-файл является соглашением. Если подписывающее лицо оспаривает подпись, на вопрос отвечает контрольный журнал — храните его вместе с документом, а не в отдельной папке «Входящие». Страница функции электронной подписи объясняет рабочий процесс от начала до конца.

Начать запрос

Электронная подпись стоит 10 долларов США в месяц отдельно или 15 долларов США в месяц вместе с Legal Workflow. Посмотрите, как работает электронная подпись и начните с уже имеющегося у вас документа.