Assinatura eletrônica x impressão: como assinar um contrato online

A maioria dos contratos ainda é assinada de forma lenta: um lado imprime, assina, digitaliza e envia um PDF por e-mail; o outro lado imprime isso, assina, digitaliza e envia de volta por e-mail. Na terceira rodada o documento é uma fotocópia de uma fotocópia, e ninguém pode dizer ao certo qual versão é a executada.

O que um fluxo de sinal eletrônico real precisa

Carimbar uma imagem de assinatura em um PDF resolve o problema da imagem. Isso não resolve o problema do fluxo de trabalho. Uma solicitação de assinatura útil contém cinco coisas:

• Colocação. O remetente decide exatamente para onde vai cada assinatura, inicial, data, nome, marca ou campo de texto – o destinatário não precisa adivinhar.
• Atribuição. Cada campo pertence a um destinatário nomeado. Com vários signatários, o documento pode seguir uma ordem definida para que a segunda pessoa assine somente depois da primeira.
• Um link privado. O destinatário abre um link, vê apenas seus próprios campos e não precisa de uma conta.
• Evidência de conclusão. O PDF finalizado volta com um certificado e uma trilha de auditoria registrando quem assinou, quando e de onde.
• Controlar. O remetente pode ver rascunhos, solicitações pendentes e concluídas, enviar lembretes e retirar ou renovar uma solicitação que expirou.

Uma assinatura eletrônica é juridicamente vinculativa?

Em muitas jurisdições, sim. A Lei ESIGN dos EUA, o regulamento eIDAS da UE e a Lei de Tecnologia da Informação da Índia de 2000 reconhecem assinaturas eletrônicas para uma ampla gama de acordos. Mas os detalhes diferem consoante o país, o tipo de documento e os requisitos da outra parte – testamentos, alguns documentos de propriedade e certos contratos regulamentados ainda exigem tinta, testemunhas ou uma assinatura digital certificada.

A regra prática: uma assinatura eletrônica é o equivalente eletrônico da sua assinatura à caneta e tinta, e não um ato autenticado. Se a contraparte insistir em um método específico, pergunte antes de enviar.

Quando uma imagem de assinatura colada não é suficiente

Para um formulário único que você mesmo assina, uma assinatura desenhada colocada na página é adequada - é isso que Preencher e assinar faz. Receba uma solicitação de assinatura quando:

• alguém mais tem que assinar, e você precisa saber que eles assinaram;
• existem vários signatários e uma ordem é importante;
• você precisa de um gravar — datas, destinatários, conclusão — que permanece quando o arquivo é arquivado;
• o acordo tem que sair muitas vezes com os mesmos campos, portanto, um modelo reutilizável salva a configuração.

Como o E-Signer executa o loop

E-Signer é a mesa de assinatura da suíte: prepare o PDF, adicione sua própria assinatura, coloque os campos que a outra parte deve preencher e depois envie. O destinatário abre um link privado, assina e ambas as partes recebem o documento lacrado com seu certificado e trilha de auditoria. A mesa mantém rascunhos, solicitações pendentes e acordos concluídos em um só lugar, suporta até dez assinantes em um documento e até cinquenta destinatários separados em um envio em massa e permite que o remetente retire ou renove uma solicitação.

O que acontece com o documento

A assinatura precisa que o arquivo permaneça disponível enquanto a solicitação estiver aberta, portanto, um envelope mantém o PDF carregado e os detalhes da assinatura dos destinatários até que seja concluído, expire ou seja retirado. Os links de assinatura são privados, de propósito único e expiram com a solicitação. Todo o resto do serviço – criptografia em trânsito, credenciais com hash, exclusão automática para uploads comuns – está no Página de segurança.

Antes de enviar o envelope

1. Combine os nomes dos signatários, endereços de e-mail e ordem de assinatura.
2. Coloque todos os campos: assinatura, iniciais, data e qualquer texto que o signatário deva preencher.
3. Defina o código de acesso, lembrete e validade somente se o contrato precisar deles.
4. Envie um envelope de teste para você mesmo para um contrato de alto valor.

Assinatura de pedidos e lembretes

A assinatura sequencial é mais fácil de auditar do que a assinatura paralela, mas é mais lenta. Escolha o pedido exigido pelo contrato e não o pedido mais conveniente para o remetente. Ajuda com lembretes; muitos lembretes parecem spam. Defina um prazo de validade que corresponda ao cronograma do negócio e informe à outra parte o que acontecerá se ele expirar.

Após a conclusão

Baixe o PDF lacrado e o certificado, guarde ambos junto com o registro do contrato e verifique se todas as partes receberam a via final. O certificado é a prova do processo; o PDF assinado é o acordo. Se um signatário contestar uma assinatura, a trilha de auditoria é o que responde à pergunta – mantenha-a junto com o documento, e não em uma pasta separada da caixa de entrada. O Página de recursos do E-Signer explica o fluxo de trabalho de ponta a ponta.

Iniciar uma solicitação

Assinatura eletrônica custa US$ 10/mês por conta própria ou US$ 15/mês com Legal Workflow no combo. Veja como funciona o E-Signer e comece com o documento que você já possui.