E-Signatur vs. Drucken: So unterzeichnen Sie einen Vertrag online

Die meisten Verträge werden immer noch langsam unterzeichnet: Auf der einen Seite wird ein PDF ausgedruckt, unterschrieben, gescannt und per E-Mail verschickt; die andere Seite druckt das, unterschreibt, scannt und sendet es per E-Mail zurück. In der dritten Runde ist das Dokument eine Fotokopie einer Fotokopie, und niemand kann mit Sicherheit sagen, welche Version die ausgeführte ist.

Was ein echter E-Sign-Flow braucht

Das Bildproblem wird gelöst, indem ein Signaturbild in ein PDF gestempelt wird. Es löst das Workflow-Problem nicht. Eine sinnvolle Signaturanfrage beinhaltet fünf Dinge:

• Platzierung. Der Absender entscheidet genau, wo jede Unterschrift, Initiale, jedes Datum, jeder Name, jedes Häkchen oder jedes Textfeld eingefügt wird – der Empfänger muss nicht raten.
• Abtretung. Jedes Feld gehört einem benannten Empfänger. Bei mehreren Unterzeichnern kann das Dokument einer definierten Reihenfolge folgen, sodass die zweite Person erst nach der ersten unterschreibt.
• Ein privater Link. Der Empfänger öffnet einen Link, sieht nur seine eigenen Felder und benötigt kein Konto.
• Abschlussnachweis. Das fertige PDF kommt mit einem Zertifikat und einer Audit-Trail-Aufzeichnung zurück, wer wann und von wo unterschrieben hat.
• Kontrolle. Der Absender kann Entwürfe, ausstehende und abgeschlossene Anfragen einsehen, Erinnerungen versenden und eine abgelaufene Anfrage zurückziehen oder erneuern.

Ist eine elektronische Signatur rechtsverbindlich?

In vielen Gerichtsbarkeiten ja. Der US-amerikanische ESIGN Act, die eIDAS-Verordnung der EU und der indische Information Technology Act aus dem Jahr 2000 erkennen elektronische Signaturen für eine Vielzahl von Vereinbarungen an. Die Details unterscheiden sich jedoch je nach Land, Dokumenttyp und den eigenen Anforderungen der Gegenseite – Testamente, einige Eigentumsdokumente und bestimmte regulierte Verträge erfordern immer noch Tinte, Zeugen oder eine beglaubigte digitale Signatur.

Die praktische Regel: Eine elektronische Signatur ist das elektronische Äquivalent Ihrer Federunterschrift und keine notarielle Beglaubigung. Wenn die Gegenpartei auf einer bestimmten Methode besteht, fragen Sie vor dem Absenden nach.

Wenn ein eingefügtes Signaturbild nicht ausreicht

Für ein einmaliges Formular, das Sie selbst unterschreiben, ist eine gezeichnete Unterschrift auf der Seite in Ordnung – das ist es Ausfüllen und unterschreiben tut. Fordern Sie eine Signaturanfrage an, wenn:

• jemand sonst muss unterschreiben, und Sie müssen wissen, dass sie es getan haben;
• Es gibt mehrere Unterzeichner und eine Bestellung ist wichtig;
• Du brauchst ein aufzeichnen – Termine, Empfänger, Abschluss – das bleibt bestehen, wenn die Akte abgelegt wird;
• Die Vereinbarung muss erlöschen viele Male mit den gleichen Feldern, so dass eine wiederverwendbare Vorlage das Setup speichert.

Wie E-Signer die Schleife durchführt

E-Signer ist das Signierpult in der Suite: Bereiten Sie das PDF vor, fügen Sie Ihre eigene Signatur hinzu, platzieren Sie die Felder, die die andere Partei ausfüllen muss, und senden Sie sie dann. Der Empfänger öffnet einen privaten Link, unterschreibt und beide Seiten erhalten das versiegelte Dokument mit Zertifikat und Prüfprotokoll. Der Schreibtisch speichert Entwürfe, ausstehende Anfragen und abgeschlossene Vereinbarungen an einem Ort, unterstützt bis zu zehn Unterzeichner eines Dokuments und bis zu fünfzig verschiedene Empfänger bei einem Massenversand und ermöglicht dem Absender, eine Anfrage zurückzuziehen oder zu erneuern.

Was passiert mit dem Dokument?

Beim Signieren muss die Datei verfügbar bleiben, während die Anfrage geöffnet ist. Deshalb werden in einem Umschlag die hochgeladene PDF-Datei und die Signaturdetails des Empfängers aufbewahrt, bis sie abgeschlossen ist, abläuft oder zurückgezogen wird. Signaturlinks sind privat, dienen einem einzigen Zweck und verfallen mit der Anforderung. Alles andere über den Dienst – Verschlüsselung bei der Übertragung, gehashte Anmeldeinformationen, automatisches Löschen für normale Uploads – ist auf der Website verfügbar Sicherheitsseite.

Bevor Sie den Umschlag versenden

1. Vereinbaren Sie die Namen, E-Mail-Adressen und die Reihenfolge der Unterzeichner.
2. Platzieren Sie alle Felder: Unterschrift, Initialen, Datum und jeglichen Text, den der Unterzeichner ausfüllen muss.
3. Legen Sie Zugangscode, Erinnerung und Ablauf nur fest, wenn die Vereinbarung dies erfordert.
4. Senden Sie sich selbst einen Testumschlag für einen hochwertigen Vertrag.

Unterzeichnungsauftrag und Erinnerungen

Sequentielles Signieren ist einfacher zu prüfen als paralleles Signieren, aber es ist langsamer. Wählen Sie die Reihenfolge, die der Vertrag erfordert, und nicht die Reihenfolge, die für den Absender am bequemsten ist. Erinnerungen helfen; Zu viele Erinnerungen wirken wie Spam. Legen Sie einen Ablauf fest, der mit dem Zeitplan des Geschäfts übereinstimmt, und teilen Sie der anderen Partei mit, was passiert, wenn dieser Ablauf abläuft.

Nach Fertigstellung

Laden Sie die versiegelte PDF-Datei und das Zertifikat herunter, bewahren Sie beide zusammen mit den Vertragsunterlagen auf und überprüfen Sie, ob alle Parteien die endgültige Kopie erhalten haben. Das Zertifikat ist der Nachweis des Prozesses; Das unterzeichnete PDF ist die Vereinbarung. Wenn ein Unterzeichner eine Unterschrift bestreitet, beantwortet der Prüfpfad die Frage – bewahren Sie ihn zusammen mit dem Dokument auf und nicht in einem separaten Posteingangsordner. Die E-Signer-Funktionsseite erklärt den gesamten Arbeitsablauf.

Starten Sie eine Anfrage

E-Sign kostet allein 10 $/Monat oder 15 $/Monat mit Legal Workflow in der Kombination. Sehen Sie, wie E-Signer funktioniert und beginnen Sie mit dem Dokument, das Sie bereits haben.