Biztonságos a PDF-fájlok feltöltése az online eszközökbe?

Ha feltölt egy dokumentumot egy webhelyre, akkor az ott fog létezni, amely nem az Ön számítógépe – még ha csak egy pillanatra is. Üléstáblázatra, kit érdekel. Útlevél-szkennelés, aláírt szerződés vagy egészségügyi dokumentáció esetén az alábbi kérdések a kényelem és a probléma közötti különbséget mutatják.

Az öt fontos kérdés

• Mennyi ideig tárolják a fájlt? „Örökké, a fiókjában” és „automatikusan törölve” ellentétes válaszok. Keressen egy megadott megőrzési időszakot az adatvédelmi szabályzatban, ne csak a GYIK-ben.
• Be tud nézni valaki? Az automatizált feldolgozás normális; emberi felülvizsgálat nem. Egy olyan szolgáltatás, amely nem mond semmit az emberi hozzáférésről, még nem mondta meg, hogy ez nem történik meg.
• Mi történik a tartalommal? A gépi tanulási modellek betanítása a feltöltött dokumentumokon ma már igazi gyakorlat. Világosan ki kell mondani – mindkét irányban.
• Ki nyúl még hozzá? A tárhely, a CDN-ek és az e-mail-szolgáltatók normál processzorok; az adatvédelmi szabályzatnak fel kell sorolnia a kategóriákat és az okokat.
• Hogyan védhető szállítás közben és nyugalmi állapotban? A HTTPS a padló. Minden érzékeny dolog megérdemel egy szolgáltatást, amely egyértelműen megmondja, hogy hol és mennyi ideig élnek a fájlok.

Hogyan válaszolnak a saját eszközeink

A válaszokat beépítettük a termékbe, melyeket a Adatvédelmi szabályzat:

• A fájlok tárolása egy kitalálhatatlan azonosító és automatikusan törlődnek, ha már nem használják őket – semmi sem archiválva.
• Nincs emberi vélemény, ever: a csapatból senki sem nyit meg dokumentumokat; az egyetlen hozzáférés az automatizált feldolgozás.
• Nincs képzés bármiről, ami a dokumentumaiban található.
• Az OCR a böngészőjében fut — a beolvasott oldalt fel sem töltik felismerés céljából.
• Nincsenek hirdetéskövetők, nincs harmadik féltől származó analitikai profilalkotás, nincs adatértékesítés.

A Biztonsági oldal részletesebben felsorolja ugyanazokat a vezérlőket, beleértve a megőrzést, a kivonatolást és a biztonsági rés bejelentésének módját.

Mikor érdemes tovább menni bármely webhelynél

Néhány dokumentum megérdemli, hogy egyáltalán ne hagyjuk el a gépet: szerkesztetlen azonosítók, orvosi feljegyzések, bármi, ami NDA hatálya alá tartozik. Két szilárd lehetőség: szerkesztés a feltöltés előtt (a fehérítés a szerkesztőben valóban lefedi a kimenet tartalmi régióját), vagy saját maga futtassa az eszközkészletet – az egész projekt önkiszolgáló, ez az egyetlen válasz, amelybe egyáltalán nincs bevonva harmadik fél.

Az egyperces teszt

Mielőtt bármilyen ismeretlen PDF-webhelyet használna, töltsön egy percet az adatvédelmi oldalon, és keresse meg a megőrzési ablakot és az emberi hozzáférésre vonatkozó mondatot. Ha mindkettő hiányzik, ez az Ön válasza – és általában van egy szomszéd a keresési eredmények között, aki mindkettőt egyértelműen kimondja.

Bármely PDF-oldalon feltehető kérdések

1. A kapcsolat HTTPS, és a feltöltés végpontok között titkosított?
2. Mennyi ideig őrzik meg a fájlt, és a megnyitása visszaállítja-e az órát?
3. Egy ember böngészheti vagy megnyithatja a feltöltött fájlokat?
4. A feldolgozás automatizált, vagy a dokumentumot egy másik szolgáltatóhoz küldik?
5. A megőrzési szabályzat a biztonsági másolatokra és a naplókra is vonatkozik?

Ha a válaszok homályosak, a webhely bizonyíték nélkül kér bizalmat. A minimum egy tiszta megőrzési ablak és egy egyszerű nyilatkozat, hogy a fájlok között nem történik böngészés.

Mit jelent a „törölve”.

A rögzített ablak utáni törlés jobb, mint a „határozatlan ideig megtartani”, de a részletek számítanak: órákig tartó használaton kívül van, vagy órákkal a feltöltés óta? Az óra alaphelyzetbe áll egy nyitott lappal? A jó házirend elmagyarázza a szabályt, és alkalmazza azt a munkapéldányra. A PDF-szerkesztő nem dokumentumarchívum; exportálja az eredményt, és tartsa meg saját mesterét.

Vörös zászlók

Az ár megtekintése előtti fiókkérések, a nem egyértelmű tulajdonjog, a végrehajtható letöltés vagy egy olyan eszköz, amely nem tudja megmagyarázni, hol történik a feldolgozás, mind a kilépés oka. Érzékeny dokumentumok esetén előnyben részesítse a felismerést a böngészőben őrző munkafolyamatot, vagy egy névvel rendelkező megőrzési ablakot és egy biztonsági oldalt. A Biztonsági oldal elmagyarázza az itt használt vezérlőket.