Νομική ροή εργασίας: Γράψιμο σε χαρτί σφραγίδας χωρίς επανεκτύπωσή του

Εάν έχετε συντάξει ποτέ μια συμφωνία για χαρτί σφραγίδας, γνωρίζετε τον βρόχο: αγοράστε το χαρτί, εκτυπώστε ένα πρότυπο σε αυτό, γεμίστε τα κενά με το χέρι, φωτογραφίστε το επειδή κάτι είναι στραβά και ελπίζετε ότι το αντίγραφο μοιάζει με το πρωτότυπο. Η νομική ροή εργασίας υπάρχει για να σπάσει αυτόν τον βρόχο — το ίδιο φύλλο, πληκτρολογημένο στον επεξεργαστή, εκτυπώθηκε μία φορά.

Τι είναι στην πραγματικότητα το χαρτί σφραγίδας

Το χαρτόσημο είναι χαρτί εσόδων: το κράτος το πουλάει, η αξία τυπώνεται στο φύλλο και η συμφωνία εκτελείται σε αυτό το φύλλο. Πολλές δικαιοδοσίες εκδίδουν επίσης ένα ηλεκτρονική σφραγίδα — μια απόδειξη και πιστοποιητικό PDF που εκτυπώνετε ή διατηρείτε ψηφιακά. Το σημαντικό μέρος για ένα εργαλείο είναι ότι το χαρτί φέρει τη δική του διάταξη, περιγράμματα και σημάνσεις, επομένως οτιδήποτε προσθέτετε πρέπει να ταιριάζει γύρω από αυτά αντί να τα αντικαθιστά.

Οι κανόνες διαφέρουν ανά κατάσταση και τύπο εγγράφου και αλλάζουν. Αντιμετωπίστε αυτό το άρθρο ως οδηγό ροής εργασιών και όχι ως νομική συμβουλή — επιβεβαιώστε την αξία της σφραγίδας και τη διατύπωση με έναν επαγγελματία όπου έχει σημασία.

Γιατί η σάρωση είναι το δύσκολο μέρος

Μια φωτογραφία τηλεφώνου ενός φύλλου σφραγίδας σπάνια είναι ευθεία. Το χαρτί είναι λεπτό, ο φωτισμός είναι ανομοιόμορφος και το τυπωμένο περίγραμμα είναι ένα βολικό πράγμα για μια κάμερα να κάνει λάθος. Ένα χρήσιμο εργαλείο πρέπει να κάνει τρεις εργασίες πριν πληκτρολογήσετε μια λέξη:

• Βρείτε το φύλλο στη φωτογραφία και ισιώστε την, ώστε η σελίδα που επεξεργάζεστε να είναι η σελίδα που εκτυπώνετε.
• Καθαρίστε το φωτισμό — ισιώστε την γκρίζα κλίση που αφήνει πίσω του ένα φλας του τηλεφώνου χωρίς να λευκάνετε τη σφραγίδα.
• Κρατήστε τα σημάδια του χαρτιού άθικτη: η τιμή της σφραγίδας, ο σειριακός αριθμός και το τυπωμένο περίγραμμα δεν είναι διακόσμηση.

Τρεις τρόποι εισόδου

Η νομική ροή εργασίας ξεκινά ρωτώντας από πού προέρχεται το χαρτί, επειδή κάθε πηγή χρειάζεται ένα διαφορετικό πρώτο βήμα:

• Σαρώστε ένα τυπωμένο φύλλο. Φωτογραφίστε το χαρτί σφραγίδας που έχετε ήδη αγοράσει. το εργαλείο χειρίζεται τις γωνίες, την περικοπή και τον καθαρισμό και, στη συνέχεια, ανοίγει το φύλλο στο πρόγραμμα επεξεργασίας.
• Ανοίξτε ένα PDF με ηλεκτρονική σφραγίδα. Εάν η πύλη σάς έδωσε ένα PDF, παραλείψτε εντελώς τον εκτυπωτή — η σελίδα ανοίγει απευθείας και πληκτρολογείτε σε αυτήν.
• Ξεκινήστε από ένα πρότυπο. Δεν υπάρχει χαρτί ακόμα; Δημιουργήστε ένα εκτυπώσιμο φύλλο χαρτιού σφραγίδας, επιλέξτε το εικονικό μέγεθος και το χρώμα της σελίδας για τυχόν σελίδες που προσθέτετε και εκτυπώστε το έτοιμο έγγραφο όταν είναι έτοιμη η συμφωνία.

Γράψιμο στο φύλλο

Το πλαίσιο γραφής δεν είναι σκόπιμα ένα πλαίσιο κειμένου που σύρετε. Είναι μια ροή σε στυλ εγγράφου: ορίζετε το σημείο έναρξης στη σελίδα και το κείμενο τρέχει στο φύλλο με το σωστό διάστιχο, τα περιθώρια και τις αλλαγές σελίδας. Αυτό έχει σημασία γιατί οι συμφωνίες είναι μεγάλες - μια επικεφαλίδα, αριθμημένες ρήτρες, ένα μπλοκ υπογραφής και μια γραμμή μάρτυρα - και η τοποθέτηση κάθε γραμμής είναι ο τρόπος με τον οποίο τα έγγραφα καταλήγουν με μια ρήτρα που αιωρείται πάνω από τη σφραγίδα.

Τι σας δίνει το κουτί:

• Γραμματοσειρές και μεγέθη που παραμένουν ευανάγνωστα σε ανάλυση εκτύπωσης, με έντονη γραφή και πλάγια γραφή για τις επικεφαλίδες.
• Αρίθμηση και κουκκίδες ρήτρες που διατηρούν την εσοχή τους σε μια αλλαγή σελίδας.
• Αποθηκευμένα πρότυπα για τις συμφωνίες που γράφετε συχνά — αποθηκεύστε τη διατύπωση μία φορά, χρησιμοποιήστε την ξανά στο επόμενο φύλλο.
• Ένας οδηγός εκτύπωσης έτσι ώστε το φύλλο να αφήνει τον εκτυπωτή στο σωστό μέγεθος, όχι σε κλίμακα για να χωράει.

Εκτύπωση ή εξαγωγή

Όταν ολοκληρωθεί η συμφωνία, εκτυπώστε το φύλλο ή αποθηκεύστε το τελικό PDF. Επειδή η γραφή είναι πραγματικό κείμενο και όχι εικόνα κειμένου, το αποτέλεσμα παραμένει ευκρινές σε οποιοδήποτε ζουμ και μπορεί να αναζητηθεί ή να αντιγραφεί αργότερα — το οποίο είναι ακριβώς αυτό που θέλετε όταν το έγγραφο κατατεθεί ή αποσταλεί σε δικηγόρο.

Τι συμβαίνει με το αρχείο σας

Το φύλλο σφραγίδας είναι ένα αρχείο εργασίας όπως κάθε άλλη μεταφόρτωση: αποθηκεύεται σε ένα μη μαντέψιμο αναγνωριστικό και διαγράφεται αυτόματα μόλις δεν χρησιμοποιείται πλέον. Τα αποθηκευμένα πρότυπα βρίσκονται στον τοπικό χώρο αποθήκευσης του προγράμματος περιήγησής σας, όχι σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων από την πλευρά του διακομιστή — η εκκαθάριση των δεδομένων του προγράμματος περιήγησης αυτού του ιστότοπου τα καταργεί. Το Σελίδα ασφαλείας έχει την πλήρη εικόνα.

Μια σάρωση που αξίζει να γράψετε

Το κουτί γραφής είναι τόσο καλό όσο το χαρτί από κάτω. Φωτογραφίστε το χαρτί σφραγίδας ευθεία προς τα κάτω, σε ομοιόμορφο φως, με ορατές και τις τέσσερις άκρες. Αποφύγετε το φλας και τις σκιές. μια ελαφριά κλίση μπορεί να ισιωθεί, αλλά μια θολή σφραγίδα ή μια κομμένη γωνία δεν μπορεί να ανακατασκευαστεί. Εάν το χαρτί είναι ήδη αγορασμένο PDF με ηλεκτρονική σφραγίδα, ανοίξτε το αντί να το εκτυπώσετε και να το φωτογραφίσετε.

Γραφή που μένει μέσα στο χαρτί

Ρυθμίστε την περιοχή γραφής πριν τη σύνθεση. Διατηρήστε τη συμφωνία εντός του ορίου που δείχνει το εργαλείο, αφήστε τις περιοχές σφραγίδας και υπογραφής καθαρές και χρησιμοποιήστε μια σταθερή απόσταση μεταξύ των γραμμών. Διαβάστε την πρώτη σελίδα στο 100% πριν προσθέσετε τις υπόλοιπες: το πλαίσιο γραφής είναι μια ζωντανή προεπισκόπηση, αλλά το τυπωμένο φύλλο είναι ο τελικός έλεγχος. Για μια μακρά συμφωνία, προσθέστε σελίδες με το ίδιο εικονικό μέγεθος και χρώμα, ώστε το σύνολο να εκτυπωθεί ως ένα έγγραφο.

Εκτύπωση και εξαγωγή

Εκτυπώστε ένα αντίγραφο σε απλό χαρτί πριν χρησιμοποιήσετε το πραγματικό φύλλο σφραγίδας. Ελέγξτε τα περιθώρια, τη σειρά σελίδων και ότι δεν υπάρχει κείμενο κάτω από τη σφραγίδα. Το εξαγόμενο PDF είναι η έκδοση προς αρχειοθέτηση. κρατήστε την αρχική σάρωση χωριστά. Εάν το έγγραφο χρειάζεται υπογραφή από το άλλο μέρος, το Legal Workflow χειρίζεται τη σύνταξη και το E-Signer χειρίζεται τη ροή εργασιών υπογραφής — πρόκειται για σκόπιμα ξεχωριστές εργασίες.

Δοκιμάστε το στο χαρτί που έχετε ήδη

Άνοιγμα νομικής ροής εργασίας: δείτε τα σχέδια και την ξενάγηση — 10 $/μήνα μόνο του ή 15 $/μήνα στον συνδυασμό E-Sign + Legal Workflow, που προσθέτει το γραφείο υπογραφής για το άλλο μέρος.