Юридический рабочий процесс: писать на гербовой бумаге, не перепечатывая ее

Если вы когда-либо составляли договор на гербовой бумаге, вы знаете цикл: купите бумагу, распечатайте на ней шаблон, заполните пробелы вручную, сфотографируйте его, потому что что-то криво, и надейтесь, что копия будет выглядеть как оригинал. Legal Workflow существует для того, чтобы разорвать этот цикл: один и тот же лист, набранный в редакторе, распечатывается один раз.

Что на самом деле представляет собой гербовая бумага

Гербовая бумага — это доходная бумага: государство ее продает, на листе печатается стоимость, на этом листе оформляется договор. Многие юрисдикции также выдают электронная марка — квитанция и сертификат в формате PDF, которые вы распечатываете или сохраняете в цифровом виде. Важной частью инструмента является то, что бумага имеет собственный макет, границы и разметку, поэтому все, что вы добавляете, должно соответствовать им, а не заменять их.

Правила различаются в зависимости от штата и типа документа, и они меняются. Относитесь к этой статье как к руководству по рабочему процессу, а не как к юридической консультации — подтвердите стоимость марки и формулировку у профессионала, где это имеет значение.

Почему сканирование — сложная часть

Фотография почтового листа на телефоне редко бывает прямой. Бумага тонкая, освещение неравномерное, а напечатанная рамка удобна для того, чтобы фотоаппарат ошибся. Полезный инструмент должен выполнить три задачи, прежде чем вы наберете одно слово:

• Найдите лист на фотографии и выпрямите ее, чтобы страница, которую вы редактируете, была страницей, которую вы печатаете.
• Очистите освещение — сгладить серый градиент, который оставляет вспышка телефона, не обесцвечивая сам штамп.
• Сохраняйте собственные отметки бумаги нетронутый: номинал марки, серийный номер и напечатанная рамка не являются украшением.

Три пути внутрь

Юридический рабочий процесс начинается с вопроса, откуда взялся документ, поскольку для каждого источника требуется свой первый шаг:

• Отсканируйте распечатанный лист. Сфотографируйте уже купленную марочную бумагу; инструмент обрабатывает углы, обрезает и очищает, а затем открывает лист в редакторе.
• Откройте PDF-файл с электронной маркой. Если портал предоставил вам PDF-файл, полностью пропустите принтер — страница открывается напрямую, и вы печатаете на ней.
• Начните с шаблона. Еще нет бумаги? Создайте лист гербовой бумаги для печати, выберите размер и цвет макета для всех добавляемых страниц и распечатайте готовый документ, когда соглашение будет готово.

Пишу на листе

Поле для письма намеренно не является текстовым полем, которое вы перетаскиваете. Это поток в стиле документа: вы устанавливаете начальную точку на странице, и текст перемещается по листу с правильными межстрочными интервалами, полями и разрывами страниц. Это важно, поскольку соглашения длинные — заголовок, пронумерованные пункты, блок для подписи и вспомогательная строка — и расположение каждой строки вручную приводит к тому, что в документах в конечном итоге пункт оказывается плавающим над печатью.

Что дает вам коробка:

• Шрифты и размеры которые остаются читабельными при разрешении печати, с жирным шрифтом и курсивом для заголовков.
• Нумерованные и маркированные статьи которые сохраняют отступ через разрыв страницы.
• Сохраненные шаблоны для соглашений, которые вы пишете часто, сохраните формулировку один раз и повторно используйте ее на следующем листе.
• Руководство по печати поэтому лист выходит из принтера правильного размера, а не масштабируется по размеру.

Распечатать или экспортировать

Когда соглашение будет завершено, распечатайте лист или сохраните готовый PDF-файл. Поскольку текст представляет собой настоящий текст, а не изображение текста, результат остается четким при любом масштабе, и его можно будет искать или копировать позже — а это именно то, что вам нужно, когда документ подается или отправляется юристу.

Что происходит с вашим файлом

Маркировочный лист — это рабочий файл, как и любой другой загружаемый файл: он хранится под неугаданным идентификатором и автоматически удаляется, как только он больше не используется. Сохраненные шаблоны хранятся в локальном хранилище вашего браузера, а не в серверной библиотеке документов — очистка данных браузера этого сайта приведет к их удалению. Страница безопасности имеет полную картину.

Скан, о котором стоит написать

Ящик для письма хорош настолько, насколько хороша бумага под ним. Сфотографируйте гербовую бумагу прямо вниз, при равномерном освещении, чтобы были видны все четыре края. Избегайте вспышек и теней; небольшой наклон можно выправить, но размытый штамп или срезанный угол восстановить невозможно. Если бумага уже является купленным PDF-файлом с электронной маркой, откройте его вместо того, чтобы распечатывать и фотографировать.

Письмо, которое остается внутри бумаги

Прежде чем писать, установите область письма. Держите соглашение внутри границ, отображаемых инструментом, оставляйте области печати и подписи незакрашенными и используйте постоянный межстрочный интервал. Прочтите первую страницу на 100%, прежде чем добавлять остальные: поле ввода — это предварительный просмотр в реальном времени, а распечатанный лист — это последняя проверка. Для долгосрочного соглашения добавьте страницы одинакового размера и цвета, чтобы весь комплект печатался как один документ.

Распечатать и экспортировать

Прежде чем использовать сам штамп, распечатайте одну копию на обычной бумаге. Проверьте поля, порядок страниц и отсутствие текста под штампом. Экспортированный PDF-файл — это версия для архивирования; сохраните исходный скан отдельно. Если для документа требуется подпись другой стороны, Legal Workflow занимается написанием документа, а E-Signer — процессом подписания — это намеренно отдельные задачи.

Попробуйте это на бумаге, которая у вас уже есть.

Открытый юридический рабочий процесс: посмотреть планы и обзорный тур — 10 долларов США в месяц отдельно или 15 долларов США в месяц в сочетании с электронной подписью и юридическим рабочим процессом, который добавляет пункт подписания для другой стороны.