Hur man lösenordsskyddar en PDF - och vad den skyddar
"Skydda min PDF" kan betyda två helt olika jobb, och verktygen som sammanför dem skyddar i slutändan fel sak. Här är den mentala modellen värd att ha innan du krypterar något.
Lås ett: det öppna lösenordet
Filen kan inte öppnas alls utan lösenordet – den kommer som en krypterad blob. Det här är låset du vill ha för en skattedeklaration, en journal eller annat du inte skulle lägga upp offentligt. Välj AES-256 för det; äldre scheman (RC4, till och med AES-128) finns endast för kompatibilitet med gamla läsare.
Lås två: behörigheter (ägarlösenordet)
Filen öppnas för alla, men regelboken säger vad de kan göra med den: kopiera text, skriva ut, redigera - var och en kan nekas. Detta är en kooperativ lås: vanliga läsare respekterar reglerna och en bestämd person med rätt programvara kan ignorera dem. Det är inte en anledning att hoppa över det - juridiska och företags arbetsflöden beror verkligen på signalen - men blanda inte ihop det med sekretess.
Vad inget lösenord skyddar dig från
Personen du skickade filen till. Om lösenordet hamnar i samma meddelande, chatt eller e-posttråd som PDF-filen har du låst dörren och tejpat nyckeln på den. Skicka lösenordet via en annan kanal - ett samtal, en andra app - och låset börjar tjäna sitt behåll.
Gör det här, på trettio sekunder
- Öppna Skydda PDF och släpp in filen.
- Ställ in det öppna lösenordet (vilken mottagare skriver) och, om du vill ha regler, växlar ägarlösenordet och behörigheten - utskrift, kopiering, redigering.
- Välj AES-256 – det är standard här – och spara.
Resultatet krypteras på plats och kan laddas ner direkt; originalet är orört, och båda kopiorna rensas från vår sida efter två timmar.
Glömt lösenordet?
Om du vet ett lösenord men filen behåller sina behörighetslås, Lås upp PDF tar bort dem rent. Om du verkligen har tappat bort det öppna lösenordet finns det ingen legitim genväg - och alla verktyg som påstår sig "knäcka" filer som du inte kan öppna är en historia med ett dåligt slut.
Öppna lösenord kontra behörigheter
Ett öppet lösenord krypterar dokumentet; utan den kan PDF:en inte läsas. Behörigheter avgör vad en läsare får skriva ut, kopiera eller redigera efter öppning. Den första är ett lås; den andra är en instruktion till väluppfostrad programvara. Lita inte på enbart behörigheter för konfidentiellt innehåll – använd ett starkt lösenord och kontrollera vem som tar emot filen.
Dela lösenordet separat
Skicka PDF-filen via en kanal och lösenordet via en annan: en lösenordshanterardelning, ett telefonsamtal eller ett krypterat meddelande. Om båda reser i samma mejl är låset dekorativt. För ett team, lagra lösenordet i lagvalvet och registrera vilken dokumentversion det tillhör; lösenord går förlorade när de bara lever i en chattråd.
Vad skydd inte kan göra
Det kan inte hindra en läsare från att fotografera skärmen, och det kan inte återställa ett glömt lösenord. Förvara en okrypterad master på en säker plats, speciellt för ett undertecknat kontrakt. Om kravet är ett bevis på vem som undertecknat snarare än konfidentialitet, använd E-signerare arbetsflöde, som lägger till identitetskontroller och en revisionsspår. För permanent borttagning av känsligt innehåll istället för åtkomstkontroll, använd Redigera PDF först.
Prova det: skydda en PDF här — gratis, ingen vattenstämpel, och arbetskopian rensas automatiskt efter två timmar.