מטא נתונים של PDF לפני פרסום: מה להגדיר ולנקות
קל להתעלם מהמאפיינים של PDF עד שכרטיסיית הצופה קוראת את כותרת ברירת המחדל של כלי כתיבה או ששדה המחבר קורא למישהו שעזב את הצוות. הם גם שדות מנוע חיפוש ואינדקס מנהל מסמכים.
למה זה עולה
קבצים מיוצאים בדרך כלל מכלי עריכה שממלא את המאפיינים באופן אוטומטי, וברירות המחדל הללו עוברות עם הקובץ. פרסום, ארכיון או שליחת מסמך מחוץ לארגון הם המקום שבו ברירות המחדל מפסיקות להיות לא מזיקות.
בדוק לפני שאתה מפעיל אותו
- הגדר את הכותרת כפי שהקורא צריך לראות אותה, לא כפי שהקובץ נקרא. The title field appears in the viewer tab, in search results and in many document lists. A filename like report_final_v4.pdf is not a title.
- החליטו אם פרטי היצירה והמפיק צריכים לנסוע. שדות היוצר והמפיק מתעדים את התוכנה שיצרה את הקובץ, והתאריכים מתעדים מתי. רוקן תיבה כדי לנקות את המאפיין הזה, או בחר הסר את כל המטא נתונים כדי להסיר את כל הסט כולל שדות מותאמים אישית.
- השתמש בשדות מותאמים אישית עבור ההפניה שבה משתמש הארגון. שם אחד = זוג ערכים לכל שורה מוסיף שדה כגון Department = Accounts או Document ID = 4711. אותם שמות על פני קבוצה הופכים את הקבצים לניתנים למיין במערכת מסמכים.
מתי להגיע אליו
- דיווח עולה לאתר ציבורי. כותרת ברורה, נושא ורשימת מילות מפתח קצרה הם מה שתוצאת חיפוש או כרטיס תצוגה מקדימה יציגו.
- קובץ יוצא מהארגון עם פרטים פנימיים מצורפים. נקה את המחבר, היוצר והשדות המותאמים אישית, או הסר את כל המטא נתונים, כאשר המאפיינים חושפים יותר ממה שהמסמך חושף.
שאלה אחת אנחנו מקבלים
אילו שדות אני יכול לשנות?
כותרת, מחבר, נושא, מילות מפתח, יוצר, מפיק ותאריכי יצירה/שינוי - בתוספת שדות מותאמים אישית משלך. צופים, מנועי חיפוש ומנהלי מסמכים כולם מציגים את המידע הזה.
איפה זה מתאים
הכלים שאנשים פותחים בדרך כלל ליד ערוך מטא נתונים:
- צור סימניות - בנה או נקה את מתאר ה-PDF כדי שהקוראים יוכלו לדלג בין פרקים.
- חלץ תמונות - שמור כל תמונה בתוך קובץ PDF כקובץ תמונה נפרד.
- גווני אפור - המר דפי צבע לאפורים נקיים, ולחלופין כווץ את התמונות בו-זמנית.
כל כלי עובד על עותק, כך שלעולם לא נוגעים בקובץ המקורי. העלאות מאוחסנות תחת מזהה שלא ניתן לנחש ונמחקות אוטומטית שעתיים לאחר פתיחתן בפעם האחרונה; שום דבר אינו רשום, משותף או אינדקס. עוד על דף אבטחה.