PDF-metadata före publicering: Vad du ska ställa in och rensa
En PDFs egenskaper är lätta att ignorera tills visningsfliken läser ett författarverktygs standardtitel eller författarfältet namnger någon som lämnat teamet. De är också fälten en sökmotor och ett dokumenthanterarindex.
Varför detta kommer upp
Filer exporteras vanligtvis från ett författarverktyg som fyller egenskaperna automatiskt, och dessa standardinställningar följer med filen. Att publicera, arkivera eller skicka ett dokument utanför organisationen är där standardinställningarna slutar vara ofarliga.
Kontrollera innan du kör den
- Ställ in titeln som en läsare ska se den, inte som filen heter. The title field appears in the viewer tab, in search results and in many document lists. A filename like report_final_v4.pdf is not a title.
- Bestäm om skapande och producentuppgifter ska resa. Skapar- och producentfälten registrerar programvaran som skapade filen, och datumen registrerar när. Töm en ruta för att rensa den egenskapen, eller välj Ta bort all metadata för att ta bort hela uppsättningen inklusive anpassade fält.
- Använd anpassade fält för referensen som organisationen använder. Ett Namn = värdepar per rad lägger till ett fält som Avdelning = Konton eller Dokument ID = 4711. Samma namn över en uppsättning gör filerna sorterbara i ett dokumentsystem.
När man ska nå det
- En rapport kommer ut på en offentlig webbplats. En tydlig titel, ett ämne och en kort sökordslista är vad ett sökresultat eller ett förhandsgranskningskort kommer att visa.
- En fil lämnar organisationen med interna detaljer bifogade. Rensa författare, skapare och anpassade fält, eller ta bort all metadata, när egenskaperna visar mer än dokumentet gör.
En fråga får vi
Vilka fält kan jag ändra?
Titel, författare, ämne, nyckelord, skapare, producent och skapade/ändrade datum – plus egna anpassade fält. Tittare, sökmotorer och dokumenthanterare visar alla denna information.
Där det passar
De verktyg som folk vanligtvis öppnar bredvid Redigera metadata:
- Skapa bokmärken — Bygg eller rensa upp PDF-konturen så att läsarna kan hoppa mellan kapitlen.
- Extrahera bilder — Spara varje bild i en PDF som en separat bildfil.
- Gråskala — Konvertera färgsidor till rena gråtoner, och eventuellt krympa bilderna samtidigt.
Varje verktyg fungerar på en kopia, så originalfilen berörs aldrig. Uppladdningar lagras under ett otänkbart id och raderas automatiskt två timmar efter att du senast öppnade dem; ingenting listas, delas eller indexeras. Mer om säkerhetssida.