Metadata PDF před publikováním: Co nastavit a vymazat
Vlastnosti PDF lze snadno ignorovat, dokud se na kartě Prohlížeč nezobrazí výchozí název nástroje pro tvorbu nebo dokud pole autora neuvede někoho, kdo opustil tým. Jsou to také pole vyhledávač a index správce dokumentů.
Proč se to objevuje
Soubory jsou obvykle exportovány z vývojového nástroje, který automaticky naplňuje vlastnosti, a tyto výchozí hodnoty putují se souborem. Publikování, archivace nebo odeslání dokumentu mimo organizaci je místo, kde výchozí nastavení přestává být neškodné.
Před spuštěním zkontrolujte
- Nastavte název tak, jak by jej měl vidět čtenář, nikoli tak, jak se soubor jmenuje. The title field appears in the viewer tab, in search results and in many document lists. A filename like report_final_v4.pdf is not a title.
- Rozhodněte se, zda by měly cestovat detaily tvorby a producenta. Pole tvůrce a producent zaznamenávají software, který soubor vytvořil, a data zaznamenávají, kdy. Chcete-li tuto vlastnost vymazat, vyprázdněte pole nebo zvolte Odebrat všechna metadata, chcete-li odstranit celou sadu včetně vlastních polí.
- Použijte vlastní pole pro referenci, kterou organizace používá. Jeden název = pár hodnot na řádek přidá pole jako Oddělení = Účty nebo ID dokumentu = 4711. Stejné názvy v sadě umožňují seřadit soubory v systému dokumentů.
Kdy po něm sáhnout
- Zpráva přichází na veřejný web. Výsledek vyhledávání nebo karta náhledu zobrazí jasný název, předmět a krátký seznam klíčových slov.
- Z organizace odejde soubor s připojenými interními podrobnostmi. Vymažte pole autora, tvůrce a vlastní pole nebo odstraňte všechna metadata, pokud vlastnosti odhalí více než dokument.
Dostáváme jednu otázku
Která pole mohu změnit?
Název, autor, předmět, klíčová slova, tvůrce, producent a data vytvoření/upravení — plus vlastní pole. Tyto informace zobrazují prohlížeče, vyhledávače a správci dokumentů.
Kam se to hodí
Nástroje, které lidé obvykle otevírají vedle položky Upravit metadata:
- Vytvářejte záložky — Vytvořte nebo vyčistěte obrys PDF, aby čtenáři mohli přeskakovat mezi kapitolami.
- Extrahovat obrázky — Uložte každý obrázek do PDF jako samostatný soubor obrázku.
- Stupně šedi — Převádějte barevné stránky na čisté šedé a volitelně současně zmenšujte obrázky.
Každý nástroj funguje na kopii, takže se nikdy nedotknete původního souboru. Nahrané soubory jsou uloženy pod neuhodnutelným ID a automaticky vymazány dvě hodiny po jejich posledním otevření; nic není uvedeno, sdíleno ani indexováno. Více na bezpečnostní stránku.