Metadati PDF prima della pubblicazione: cosa impostare e cancellare

Le proprietà di un PDF sono facili da ignorare finché la scheda del visualizzatore non legge il titolo predefinito di uno strumento di creazione o finché il campo dell'autore non nomina qualcuno che ha lasciato il team. Sono anche i campi un motore di ricerca e un indice del gestore documenti.

Perché succede questo

I file vengono generalmente esportati da uno strumento di creazione che riempie automaticamente le proprietà e tali impostazioni predefinite viaggiano con il file. Pubblicare, archiviare o inviare un documento all'esterno dell'organizzazione è il momento in cui le impostazioni predefinite smettono di essere innocue.

Controlla prima di eseguirlo

• Imposta il titolo come dovrebbe vederlo il lettore, non come viene nominato il file. The title field appears in the viewer tab, in search results and in many document lists. A filename like report_final_v4.pdf is not a title.
• Decidi se i dettagli della creazione e del produttore devono viaggiare. I campi creatore e produttore registrano il software che ha creato il file e le date registrano quando. Svuota una casella per cancellare quella proprietà oppure scegli Rimuovi tutti i metadati per eliminare l'intero set, compresi i campi personalizzati.
• Utilizza i campi personalizzati come riferimento utilizzato dall'organizzazione. Una coppia Nome = valore per riga aggiunge un campo come Dipartimento = Conti o ID documento = 4711. Gli stessi nomi in un set rendono i file ordinabili in un sistema di documenti.

Quando raggiungerlo

• Un rapporto sta per essere pubblicato su un sito web pubblico. Un titolo chiaro, un argomento e un breve elenco di parole chiave sono ciò che mostrerà un risultato di ricerca o una scheda di anteprima.
• Un file lascia l'organizzazione con dettagli interni allegati. Cancella l'autore, il creatore e i campi personalizzati o rimuovi tutti i metadati, quando le proprietà rivelano più del documento.

Una domanda che riceviamo

Quali campi posso modificare?

Titolo, autore, oggetto, parole chiave, creatore, produttore e date di creazione/modifica, oltre ai tuoi campi personalizzati. Visualizzatori, motori di ricerca e gestori di documenti mostrano tutti queste informazioni.

Dove si adatta

Gli strumenti che le persone di solito aprono accanto a Modifica metadati:

• Crea segnalibri — Costruisci o ripulisci la struttura del PDF in modo che i lettori possano passare da un capitolo all'altro.
• Estrai immagini — Salva ogni immagine all'interno di un PDF come file immagine separato.
• Scala di grigi — Converti le pagine a colori in grigi puliti e, facoltativamente, riduci le immagini allo stesso tempo.

Ogni strumento funziona su una copia, quindi il file originale non viene mai toccato. I caricamenti vengono archiviati con un ID non riconoscibile e cancellati automaticamente due ore dopo l'ultima apertura; nulla è elencato, condiviso o indicizzato. Maggiori informazioni su pagina di sicurezza.