Metadane PDF przed publikacją: co ustawić i wyczyścić
Właściwości pliku PDF można łatwo zignorować, dopóki na karcie przeglądarki nie zostanie wyświetlony domyślny tytuł narzędzia do tworzenia treści lub w polu autora nie zostanie wymieniona osoba, która opuściła zespół. Są to jednocześnie pola wyszukiwarki i indeksu menedżera dokumentów.
Dlaczego to się pojawia
Pliki są zwykle eksportowane z narzędzia do tworzenia treści, które automatycznie wypełnia właściwości, a te ustawienia domyślne są przesyłane wraz z plikiem. Publikowanie, archiwizowanie lub wysyłanie dokumentu poza organizację to moment, w którym wartości domyślne przestają być nieszkodliwe.
Sprawdź zanim uruchomisz
- Ustaw tytuł tak, jak powinien go zobaczyć czytelnik, a nie jak nazywa się plik. The title field appears in the viewer tab, in search results and in many document lists. A filename like report_final_v4.pdf is not a title.
- Zdecyduj, czy szczegóły kreacji i producenta powinny zostać przesłane. Pola twórcy i producenta rejestrują oprogramowanie, które utworzyło plik, a daty określają, kiedy. Opróżnij pole, aby wyczyścić tę właściwość, lub wybierz opcję Usuń wszystkie metadane, aby usunąć cały zestaw, łącznie z polami niestandardowymi.
- Użyj niestandardowych pól jako odniesienia używanego przez organizację. Jedna para Nazwa = wartość w wierszu dodaje pole, takie jak Dział = Konta lub Identyfikator dokumentu = 4711. Te same nazwy w zestawie umożliwiają sortowanie plików w systemie dokumentów.
Kiedy po nią sięgnąć
- Raport trafia na publiczną stronę internetową. Wynik wyszukiwania lub karta podglądu pokażą przejrzysty tytuł, temat i krótką listę słów kluczowych.
- Plik opuszcza organizację z dołączonymi szczegółami wewnętrznymi. Wyczyść pola autora, twórcy i niestandardowe lub usuń wszystkie metadane, gdy właściwości ujawniają więcej niż dokument.
Dostajemy jedno pytanie
Które pola mogę zmienić?
Tytuł, autor, temat, słowa kluczowe, twórca, producent i daty utworzenia/modyfikacji — plus własne niestandardowe pola. Przeglądarki, wyszukiwarki i menedżery dokumentów pokazują te informacje.
Gdzie to pasuje
Narzędzia, które ludzie zwykle otwierają obok opcji Edytuj metadane:
- Utwórz zakładki — Utwórz lub uporządkuj konspekt pliku PDF, aby czytelnicy mogli przeskakiwać między rozdziałami.
- Wyodrębnij obrazy — Zapisz każde zdjęcie w pliku PDF jako oddzielny plik obrazu.
- Skala szarości — Konwertuj strony kolorowe na czyste odcienie szarości i opcjonalnie jednocześnie zmniejszaj obrazy.
Każde narzędzie działa na kopii, więc oryginalny plik nigdy nie jest ingerowany. Przesłane pliki są przechowywane pod niemożliwym do odgadnięcia identyfikatorem i usuwane automatycznie po dwóch godzinach od ich ostatniego otwarcia; nic nie jest wymieniane, udostępniane ani indeksowane. Więcej na strona bezpieczeństwa.