Метаданные PDF перед публикацией: что установить и очистить
Свойства PDF-файла легко игнорировать до тех пор, пока на вкладке просмотра не появится заголовок инструмента разработки по умолчанию или пока в поле автора не будет указано имя человека, покинувшего команду. Это также поля поисковой системы и индекса менеджера документов.
Почему это происходит
Файлы обычно экспортируются из инструмента разработки, который автоматически заполняет свойства, и эти значения по умолчанию передаются вместе с файлом. Публикация, архивирование или отправка документа за пределы организации — это тот случай, когда настройки по умолчанию перестают быть безобидными.
Проверьте, прежде чем запускать
- Установите заголовок так, как его должен видеть читатель, а не как имя файла. The title field appears in the viewer tab, in search results and in many document lists. A filename like report_final_v4.pdf is not a title.
- Решите, следует ли перемещать сведения о создании и производителе. В полях «Создатель» и «Производитель» указывается программное обеспечение, создавшее файл, а также указываются даты. Очистите поле, чтобы очистить это свойство, или выберите «Удалить все метаданные», чтобы удалить весь набор, включая настраиваемые поля.
- Используйте настраиваемые поля для справки, которую использует организация. Одна пара Имя = значение в каждой строке добавляет поле, например Отдел = Счета или Идентификатор документа = 4711. Одни и те же имена в наборе позволяют сортировать файлы в системе документов.
Когда к этому обратиться
- Отчет будет размещен на общедоступном сайте. Четкое название, тема и краткий список ключевых слов — это то, что будет отображаться в результатах поиска или на карточке предварительного просмотра.
- Файл покидает организацию с прикрепленными внутренними данными. Очистите поля автора, создателя и настраиваемые поля или удалите все метаданные, если свойства раскрывают больше, чем документ.
Один вопрос, который мы получаем
Какие поля я могу изменить?
Название, автор, тема, ключевые слова, создатель, производитель и даты создания/изменения — плюс ваши собственные настраиваемые поля. Программы просмотра, поисковые системы и менеджеры документов — все отображают эту информацию.
Где это подходит
Инструменты, которые люди обычно открывают рядом с пунктом «Редактировать метаданные»:
- Создать закладки — Создайте или очистите структуру PDF-файла, чтобы читатели могли переключаться между главами.
- Извлечь изображения — Сохраняйте каждое изображение в PDF-файле как отдельный файл изображения.
- Оттенки серого — Преобразуйте цветные страницы в чистые серые и при необходимости одновременно сжимайте изображения.
Каждый инструмент работает с копией, поэтому исходный файл никогда не затрагивается. Загрузки сохраняются под неугаданным идентификатором и автоматически удаляются через два часа после того, как вы в последний раз открывали их; ничего не указано, не опубликовано и не проиндексировано. Подробнее о страница безопасности.