PDF-metadata før publisering: Hva skal angis og slettes
En PDFs egenskaper er enkle å ignorere inntil visningsfanen leser et forfatterverktøys standardtittel eller forfatterfeltet navngir noen som forlot teamet. De er også feltene en søkemotor og en dokumentbehandlingsindeks.
Hvorfor dette kommer opp
Filer eksporteres vanligvis fra et forfatterverktøy som fyller egenskapene automatisk, og disse standardene følger med filen. Publisering, arkivering eller sending av et dokument utenfor organisasjonen er der standardinnstillingene slutter å være ufarlige.
Sjekk før du kjører den
- Angi tittelen slik en leser skal se den, ikke slik filen heter. The title field appears in the viewer tab, in search results and in many document lists. A filename like report_final_v4.pdf is not a title.
- Bestem om kreasjons- og produsentdetaljer skal reise. Skaper- og produsentfeltene registrerer programvaren som laget filen, og datoene registrerer når. Tøm en boks for å fjerne den egenskapen, eller velg Fjern alle metadata for å fjerne hele settet, inkludert egendefinerte felt.
- Bruk egendefinerte felt for referansen organisasjonen bruker. Ett navn = verdipar per linje legger til et felt som Department = Accounts eller Document ID = 4711. De samme navnene på tvers av et sett gjør filene sorterbare i et dokumentsystem.
Når du skal strekke deg etter det
- En rapport går ut på en offentlig nettside. En tydelig tittel, et emne og en kort søkeordliste er hva et søkeresultat eller et forhåndsvisningskort vil vise.
- En fil forlater organisasjonen med interne detaljer vedlagt. Tøm forfatter-, skaper- og egendefinerte felt, eller fjern alle metadata, når egenskapene viser mer enn dokumentet gjør.
Ett spørsmål vi får
Hvilke felt kan jeg endre?
Tittel, forfatter, emne, nøkkelord, skaper, produsent og opprettede/endrede datoene – pluss egne tilpassede felt. Seere, søkemotorer og dokumentbehandlere viser alle denne informasjonen.
Hvor det passer
Verktøyene folk vanligvis åpner ved siden av Rediger metadata:
- Lag bokmerker — Bygg eller ryd opp i PDF-omrisset slik at leserne kan hoppe mellom kapitlene.
- Trekk ut bilder — Lagre hvert bilde i en PDF som en separat bildefil.
- Gråtoner — Konverter fargesider til rene gråtoner, og krymp eventuelt bildene samtidig.
Hvert verktøy fungerer på en kopi, så originalfilen blir aldri rørt. Opplastinger lagres under en ufattelig id og slettes automatisk to timer etter at du sist åpnet dem; ingenting er oppført, delt eller indeksert. Mer om sikkerhetssiden.