Métadonnées PDF avant la publication : ce qu'il faut définir et effacer
Les propriétés d'un PDF sont faciles à ignorer jusqu'à ce que l'onglet de visualisation lise le titre par défaut d'un outil de création ou que le champ de l'auteur nomme quelqu'un qui a quitté l'équipe. Ce sont également les champs d'un moteur de recherche et d'un index de gestionnaire de documents.
Pourquoi cela arrive
Les fichiers sont généralement exportés à partir d'un outil de création qui remplit automatiquement les propriétés, et ces valeurs par défaut accompagnent le fichier. La publication, l'archivage ou l'envoi d'un document en dehors de l'organisation sont des domaines où les valeurs par défaut cessent d'être inoffensives.
Vérifiez avant de l'exécuter
- Définissez le titre tel que le lecteur devrait le voir, et non tel que le nom du fichier. The title field appears in the viewer tab, in search results and in many document lists. A filename like report_final_v4.pdf is not a title.
- Décidez si les détails de la création et du producteur doivent voyager. Les champs Créateur et Producteur enregistrent le logiciel qui a créé le fichier et les dates enregistrent quand. Videz une case pour effacer cette propriété ou choisissez Supprimer toutes les métadonnées pour supprimer l'ensemble, y compris les champs personnalisés.
- Utilisez des champs personnalisés pour la référence utilisée par l'organisation. Une paire Nom = valeur par ligne ajoute un champ tel que Département = Comptes ou ID de document = 4711. Les mêmes noms dans un ensemble rendent les fichiers triables dans un système de documents.
Quand l'atteindre
- Un rapport est en cours de publication sur un site Web public. Un titre clair, un sujet et une courte liste de mots clés sont ce qu'affichera un résultat de recherche ou une carte d'aperçu.
- Un fichier quitte l’organisation avec des détails internes en pièce jointe. Effacez les champs auteur, créateur et personnalisé, ou supprimez toutes les métadonnées, lorsque les propriétés en révèlent plus que le document.
Une question que nous recevons
Quels champs puis-je modifier ?
Titre, auteur, sujet, mots-clés, créateur, producteur et dates de création/modification, ainsi que vos propres champs personnalisés. Les visualiseurs, les moteurs de recherche et les gestionnaires de documents affichent tous ces informations.
Où ça correspond
Les outils que les gens ouvrent habituellement à côté de Modifier les métadonnées :
- Créer des signets — Créez ou nettoyez le plan PDF afin que les lecteurs puissent passer d'un chapitre à l'autre.
- Extraire des images — Enregistrez chaque image d'un PDF en tant que fichier image distinct.
- Niveaux de gris — Convertissez les pages couleur en gris clairs et réduisez éventuellement les images en même temps.
Chaque outil fonctionne sur une copie, le fichier original n'est donc jamais touché. Les téléchargements sont stockés sous un identifiant indevinable et supprimés automatiquement deux heures après leur dernière ouverture ; rien n'est répertorié, partagé ou indexé. Plus sur le page de sécurité.