PDF-metaadatok közzététel előtt: mit kell beállítani és törölni
A PDF tulajdonságait könnyű figyelmen kívül hagyni, amíg a megjelenítő lap el nem olvassa a szerzői eszköz alapértelmezett címét, vagy amíg a szerző mező meg nem nevez valakit, aki elhagyta a csapatot. Ezek a mezők egy keresőmotor és egy dokumentumkezelő index is.
Miért jön ez elő
A fájlokat általában egy szerzői eszközből exportálják, amely automatikusan kitölti a tulajdonságokat, és ezek az alapértelmezett értékek a fájllal együtt utaznak. Dokumentumok közzététele, archiválása vagy szervezeten kívüli küldése az, ahol az alapértelmezések már nem ártalmatlanok.
Ellenőrizze, mielőtt elindítja
- A címet úgy állítsa be, ahogyan az olvasónak látnia kell, nem pedig a fájl elnevezése szerint. The title field appears in the viewer tab, in search results and in many document lists. A filename like report_final_v4.pdf is not a title.
- Döntse el, hogy az alkotás és a producer adatai utazzanak-e. A készítő és előállító mezők rögzítik a fájlt készítő szoftvert, és a dátumok rögzítik, hogy mikor. Ürítsen egy mezőt a tulajdonság törléséhez, vagy válassza az Összes metaadat eltávolítása lehetőséget a teljes készlet eltávolításához, beleértve az egyéni mezőket is.
- Használjon egyéni mezőket a szervezet által használt hivatkozáshoz. Soronként egy név = érték pár hozzáad egy mezőt, például Részleg = Számlák vagy Dokumentumazonosító = 4711. A készletben szereplő azonos nevek teszik a fájlokat rendezhetővé a dokumentumrendszerben.
Mikor kell érte nyúlni
- Egy jelentés felkerül egy nyilvános weboldalra. A keresési eredmény vagy az előnézeti kártya egyértelmű címet, tárgyat és rövid kulcsszólistát jelenít meg.
- Egy fájl elhagyja a szervezetet belső részletekkel. Törölje a szerző, a készítő és az egyéni mezőket, vagy távolítsa el az összes metaadatot, ha a tulajdonságok többet árulnak el, mint a dokumentum.
Egy kérdést kapunk
Mely mezőket módosíthatom?
Cím, szerző, tárgy, kulcsszavak, alkotó, producer és a létrehozási/módosítási dátumok – plusz a saját egyéni mezők. A nézők, a keresőmotorok és a dokumentumkezelők mind megjelenítik ezeket az információkat.
Ahova illik
A Metaadatok szerkesztése mellett általában megnyitott eszközök:
- Könyvjelzők létrehozása — A PDF-vázlat összeállítása vagy tisztítása, hogy az olvasók ugorhassanak a fejezetek között.
- Képek kibontása — Mentse el a PDF-ben található összes képet külön képfájlként.
- Szürkeárnyalatos — Konvertálja a színes oldalakat tiszta szürkékké, és opcionálisan kicsinyítse a képeket egyidejűleg.
Minden eszköz egy másolaton működik, így az eredeti fájlhoz soha nem kell hozzányúlni. A feltöltések egy kitalálhatatlan azonosító alatt tárolódnak, és az utolsó megnyitásuk után két órával automatikusan törlődnek; semmi sincs felsorolva, megosztva vagy indexelve. Bővebben a biztonsági oldal.