PDF-metatiedot ennen julkaisua: mitä määritetään ja tyhjennetään
PDF-tiedoston ominaisuudet on helppo jättää huomiotta, kunnes katseluohjelma-välilehti lukee luontityökalun oletusotsikon tai kirjoittajakenttä nimeää jonkun, joka jätti tiimin. Ne ovat myös kenttiä hakukone ja asiakirjanhallintahakemisto.
Miksi tämä tulee esille
Tiedostot viedään yleensä kirjoitustyökalusta, joka täyttää ominaisuudet automaattisesti, ja nämä oletusarvot kulkevat tiedoston mukana. Dokumentin julkaiseminen, arkistointi tai lähettäminen organisaation ulkopuolelle on silloin, kun oletusarvot eivät enää ole vaarattomia.
Tarkista ennen kuin suoritat sen
- Aseta otsikko sellaiseksi kuin lukijan pitäisi nähdä se, ei tiedoston nimeksi. The title field appears in the viewer tab, in search results and in many document lists. A filename like report_final_v4.pdf is not a title.
- Päätä, pitäisikö luomis- ja tuottajatietojen matkustaa. Tekijä- ja tuottajakentät kirjaavat tiedoston tehneen ohjelmiston ja päivämäärät, milloin. Tyhjennä ruutu tyhjentääksesi ominaisuuden tai valitse Poista kaikki metatiedot poistaaksesi koko joukon mukautetut kentät mukaan lukien.
- Käytä mukautettuja kenttiä viitteenä, jota organisaatio käyttää. Yksi nimi = arvo -pari riviä kohden lisää kentän, kuten Osasto = Tilit tai Tositetunnus = 4711. Sarjassa olevat samat nimet tekevät tiedostoista lajiteltavia dokumenttijärjestelmässä.
Milloin tavoitella sitä
- Raportti on tulossa julkiselle verkkosivustolle. Selkeä otsikko, aihe ja lyhyt avainsanaluettelo ovat mitä hakutulos tai esikatselukortti näyttää.
- Organisaatiosta lähtee tiedosto, johon on liitetty sisäiset tiedot. Tyhjennä tekijän, luojan ja mukautetut kentät tai poista kaikki metatiedot, kun ominaisuudet paljastavat enemmän kuin asiakirja.
Saamme yhden kysymyksen
Mitä kenttiä voin vaihtaa?
Otsikko, kirjoittaja, aihe, avainsanat, luoja, tuottaja ja luonti-/muokkauspäivämäärät – sekä omat mukautetut kentäsi. Katsojat, hakukoneet ja asiakirjanhallintaohjelmat näyttävät kaikki nämä tiedot.
Mihin se sopii
Työkaluja, jotka ihmiset yleensä avaavat Muokkaa metatietoja -kohdan vieressä:
- Luo kirjanmerkkejä — Rakenna tai puhdista PDF-ääriviivat, jotta lukijat voivat siirtyä lukujen välillä.
- Pura kuvat — Tallenna jokainen PDF-tiedoston sisällä oleva kuva erillisenä kuvatiedostona.
- Harmaasävy — Muunna värisivut puhtaiksi harmaiksi ja valinnaisesti pienennä kuvia samanaikaisesti.
Jokainen työkalu toimii kopiolla, joten alkuperäiseen tiedostoon ei koskaan kosketa. Lataukset tallennetaan arvaamattoman tunnuksen alle ja poistetaan automaattisesti kahden tunnin kuluttua niiden viimeisestä avaamisesta. mitään ei ole listattu, jaettu tai indeksoitu. Lisää aiheesta turvallisuussivu.