PDF-Metadaten vor der Veröffentlichung: Was Sie festlegen und löschen müssen

Die Eigenschaften einer PDF-Datei können leicht ignoriert werden, bis auf der Registerkarte „Viewer“ der Standardtitel eines Autorentools angezeigt wird oder im Feld „Autor“ jemand genannt wird, der das Team verlassen hat. Sie sind auch die Felder einer Suchmaschine und eines Dokumentenmanager-Index.

Warum das auftaucht

Dateien werden normalerweise aus einem Authoring-Tool exportiert, das die Eigenschaften automatisch ausfüllt, und diese Standardwerte werden mit der Datei übertragen. Beim Veröffentlichen, Archivieren oder Versenden eines Dokuments außerhalb der Organisation sind die Standardeinstellungen nicht mehr harmlos.

Überprüfen Sie dies, bevor Sie es ausführen

• Legen Sie den Titel so fest, wie er vom Leser gesehen werden soll, und nicht so, wie die Datei benannt ist. The title field appears in the viewer tab, in search results and in many document lists. A filename like report_final_v4.pdf is not a title.
• Entscheiden Sie, ob Kreations- und Produzentendetails übertragen werden sollen. In den Feldern „Ersteller“ und „Produzent“ wird die Software erfasst, die die Datei erstellt hat, und in den Daten wird angegeben, wann. Leeren Sie ein Feld, um diese Eigenschaft zu löschen, oder wählen Sie „Alle Metadaten entfernen“, um den gesamten Satz einschließlich benutzerdefinierter Felder zu entfernen.
• Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder für die Referenz, die die Organisation verwendet. Ein Name = Wertepaar pro Zeile fügt ein Feld wie „Abteilung = Konten“ oder „Dokument-ID = 4711“ hinzu. Die gleichen Namen in einem Satz machen die Dateien in einem Dokumentensystem sortierbar.

Wann man danach greifen sollte

• Ein Bericht wird auf einer öffentlichen Website veröffentlicht. Ein eindeutiger Titel, ein Betreff und eine kurze Stichwortliste werden in einem Suchergebnis oder einer Vorschaukarte angezeigt.
• Eine Datei verlässt die Organisation mit angehängten internen Details. Löschen Sie die Felder „Autor“, „Ersteller“ und „Benutzerdefiniert“ oder entfernen Sie alle Metadaten, wenn die Eigenschaften mehr preisgeben als das Dokument.

Eine Frage bekommen wir

Welche Felder kann ich ändern?

Titel, Autor, Betreff, Schlüsselwörter, Ersteller, Produzent und Erstellungs-/Änderungsdaten – plus eigene benutzerdefinierte Felder. Betrachter, Suchmaschinen und Dokumentenmanager zeigen diese Informationen alle an.

Wo es passt

Die Tools, die normalerweise neben „Metadaten bearbeiten“ geöffnet werden:

• Lesezeichen erstellen — Erstellen oder bereinigen Sie die PDF-Gliederung, damit die Leser zwischen den Kapiteln wechseln können.
• Bilder extrahieren — Speichern Sie jedes Bild in einer PDF-Datei als separate Bilddatei.
• Graustufen — Konvertieren Sie Farbseiten in saubere Grautöne und verkleinern Sie optional gleichzeitig die Bilder.

Jedes Tool arbeitet mit einer Kopie, sodass die Originaldatei niemals berührt wird. Uploads werden unter einer nicht errätbaren ID gespeichert und zwei Stunden nach dem letzten Öffnen automatisch gelöscht; Nichts wird aufgelistet, geteilt oder indiziert. Mehr dazu Sicherheitsseite.