Metadatos PDF antes de publicar: qué configurar y borrar
Las propiedades de un PDF son fáciles de ignorar hasta que la pestaña del visor lee el título predeterminado de una herramienta de creación o el campo de autor nombra a alguien que dejó el equipo. También son los campos de índice de un buscador y de un gestor documental.
¿Por qué surge esto?
Los archivos generalmente se exportan desde una herramienta de creación que completa las propiedades automáticamente y esos valores predeterminados viajan con el archivo. Publicar, archivar o enviar un documento fuera de la organización es donde los valores predeterminados dejan de ser inofensivos.
Compruébalo antes de ejecutarlo
- Establezca el título como debería verlo el lector, no como el nombre del archivo. The title field appears in the viewer tab, in search results and in many document lists. A filename like report_final_v4.pdf is not a title.
- Decide si los detalles de creación y productor deben viajar. Los campos de creador y productor registran el software que creó el archivo y las fechas registran cuándo. Vacíe un cuadro para borrar esa propiedad o elija Eliminar todos los metadatos para eliminar todo el conjunto, incluidos los campos personalizados.
- Utilice campos personalizados para la referencia que utiliza la organización. Un par Nombre = valor por línea agrega un campo como Departamento = Cuentas o ID de documento = 4711. Los mismos nombres en un conjunto hacen que los archivos se puedan ordenar en un sistema de documentos.
Cuando alcanzarlo
- Se va a publicar un informe en un sitio web público. Un título claro, un tema y una breve lista de palabras clave es lo que mostrará un resultado de búsqueda o una tarjeta de vista previa.
- Sale de la organización un expediente con datos internos adjuntos. Borre los campos de autor, creador y personalizados, o elimine todos los metadatos, cuando las propiedades revelen más que el documento.
Una pregunta que tenemos
¿Qué campos puedo cambiar?
Título, autor, tema, palabras clave, creador, productor y fechas de creación/modificación, además de sus propios campos personalizados. Los visualizadores, los motores de búsqueda y los administradores de documentos muestran esta información.
donde cabe
Las herramientas que la gente suele abrir junto a Editar metadatos:
- Crear marcadores — Cree o limpie el esquema del PDF para que los lectores puedan saltar entre capítulos.
- Extraer imágenes — Guarde cada imagen dentro de un PDF como un archivo de imagen independiente.
- Escala de grises — Convierta páginas en color a grises limpios y, opcionalmente, reduzca las imágenes al mismo tiempo.
Cada herramienta funciona con una copia, por lo que nunca se toca el archivo original. Las cargas se almacenan con una identificación indescifrable y se eliminan automáticamente dos horas después de que las abres por última vez; nada está listado, compartido o indexado. Más sobre el pagina de seguridad.