Μεταδεδομένα PDF πριν από τη δημοσίευση: Τι να ορίσετε και να διαγράψετε

Οι ιδιότητες ενός PDF είναι εύκολο να αγνοηθούν έως ότου η καρτέλα προβολής διαβάσει τον προεπιλεγμένο τίτλο ενός εργαλείου συγγραφής ή το πεδίο συντάκτη ονομάσει κάποιον που αποχώρησε από την ομάδα. Είναι επίσης τα πεδία μιας μηχανής αναζήτησης και ενός ευρετηρίου διαχείρισης εγγράφων.

Γιατί προκύπτει αυτό

Τα αρχεία εξάγονται συνήθως από ένα εργαλείο σύνταξης που γεμίζει τις ιδιότητες αυτόματα και αυτές οι προεπιλογές ταξιδεύουν μαζί με το αρχείο. Η δημοσίευση, η αρχειοθέτηση ή η αποστολή ενός εγγράφου εκτός του οργανισμού είναι εκεί όπου οι προεπιλογές παύουν να είναι αβλαβείς.

Ελέγξτε πριν το εκτελέσετε

• Ορίστε τον τίτλο όπως πρέπει να τον βλέπει ο αναγνώστης, όχι όπως ονομάζεται το αρχείο. The title field appears in the viewer tab, in search results and in many document lists. A filename like report_final_v4.pdf is not a title.
• Αποφασίστε εάν τα στοιχεία δημιουργίας και παραγωγού πρέπει να ταξιδεύουν. Τα πεδία δημιουργού και παραγωγού καταγράφουν το λογισμικό που δημιούργησε το αρχείο και οι ημερομηνίες καταγράφουν πότε. Αδειάστε ένα πλαίσιο για να διαγράψετε αυτήν την ιδιότητα ή επιλέξτε Κατάργηση όλων των μεταδεδομένων για να αφαιρέσετε ολόκληρο το σύνολο συμπεριλαμβανομένων των προσαρμοσμένων πεδίων.
• Χρησιμοποιήστε προσαρμοσμένα πεδία για την αναφορά που χρησιμοποιεί ο οργανισμός. Ένα όνομα = ζεύγος τιμών ανά γραμμή προσθέτει ένα πεδίο όπως Τμήμα = Λογαριασμοί ή Αναγνωριστικό Εγγράφου = 4711. Τα ίδια ονόματα σε ένα σύνολο καθιστούν τα αρχεία με δυνατότητα ταξινόμησης σε ένα σύστημα εγγράφων.

Πότε να το προσεγγίσετε

• Μια αναφορά πηγαίνει σε δημόσιο ιστότοπο. Ένας σαφής τίτλος, ένα θέμα και μια σύντομη λίστα λέξεων-κλειδιών είναι αυτά που θα εμφανίσει ένα αποτέλεσμα αναζήτησης ή μια κάρτα προεπισκόπησης.
• Ένα αρχείο φεύγει από τον οργανισμό με συνημμένα εσωτερικά στοιχεία. Διαγράψτε τα πεδία του συγγραφέα, του δημιουργού και των προσαρμοσμένων πεδίων ή καταργήστε όλα τα μεταδεδομένα, όταν οι ιδιότητες αποκαλύπτουν περισσότερα από το έγγραφο.

Μια ερώτηση έχουμε

Ποια πεδία μπορώ να αλλάξω;

Τίτλος, συγγραφέας, θέμα, λέξεις-κλειδιά, δημιουργός, παραγωγός και οι ημερομηνίες δημιουργίας/τροποποίησης — συν τα δικά σας προσαρμοσμένα πεδία. Οι θεατές, οι μηχανές αναζήτησης και οι διαχειριστές εγγράφων εμφανίζουν όλες αυτές τις πληροφορίες.

Εκεί που ταιριάζει

Τα εργαλεία που συνήθως ανοίγουν οι άνθρωποι δίπλα στην Επεξεργασία μεταδεδομένων:

• Δημιουργία σελιδοδεικτών — Δημιουργήστε ή καθαρίστε το περίγραμμα PDF, ώστε οι αναγνώστες να μπορούν να μεταπηδούν μεταξύ των κεφαλαίων.
• Εξαγωγή εικόνων — Αποθηκεύστε κάθε εικόνα μέσα σε ένα PDF ως ξεχωριστό αρχείο εικόνας.
• Κλίμακα του γκρι — Μετατρέψτε τις έγχρωμες σελίδες σε καθαρά γκρι και προαιρετικά συρρικνώστε τις εικόνες ταυτόχρονα.

Κάθε εργαλείο λειτουργεί σε ένα αντίγραφο, επομένως το αρχικό αρχείο δεν αγγίζεται ποτέ. Οι μεταφορτώσεις αποθηκεύονται σε ένα απροσδόκητο αναγνωριστικό και διαγράφονται αυτόματα δύο ώρες μετά το τελευταίο άνοιγμα τους. τίποτα δεν είναι καταχωρημένο, κοινόχρηστο ή ευρετήριο. Περισσότερα για το σελίδα ασφαλείας.